UN Women: Travel Specialist, Bonn, Germany, P3 FTA

Hintergrund: UN Women, verankert in der Vision der Gleichheit, die in der Charta der Vereinten Nationen festgeschrieben ist, setzt sich für die Beseitigung von Diskriminierung gegen Frauen und Mädchen ein; für die Stärkung von Frauen; und für die Erreichung von Gleichheit zwischen Frauen und Männern als Partner und Begünstigte von Entwicklung, Menschenrechten, humanitärer Hilfe sowie Frieden und Sicherheit.

Die Abteilung für Finanzen und Verwaltung (DFA) ist verantwortlich für die Planung, Zuteilung und Verwaltung von finanziellen, personellen und administrativen Ressourcen, einschließlich Informations- und Kommunikationstechnologie, der effektiven und effizienten Bereitstellung wesentlicher Betriebsdienstleistungen in UN Women, kontinuierliche Entwicklung und Verbesserung der Abläufe, Richtlinien und Methoden, um den sich entwickelnden Geschäftsbedürfnissen von UN Women und den Stakeholdern gerecht zu werden, sowie Beratungsunterstützung für die Exekutivdirektorin bei der Formulierung und Umsetzung der übergeordneten Mission, Strategie und Aktionspläne von UN Women.

Unter der Aufsicht und täglichen Leitung des Leiters der Beschaffungs- und Reisestelle erleichtert der Reisesspezialist die Umsetzung und kontinuierliche Verbesserung von Reisesystemen, Prozessen, Compliance-Rahmenbedingungen und Kapazitätsaufbau des Personals, während er effiziente, kosteneffektive, sichere und verantwortungsvolle Reisearrangements ermöglicht. Der Stelleninhaber bietet autoritative Anleitung für die Hauptquartierabteilungen, Regionalbüros und Länderbüros und sorgt für eine konsistente Auslegung und Anwendung der Dienstreisebestimmungen und reisebezogenen Verfahren oder administrativen Anweisungen.

Die Position trägt strategisch zur Modernisierung und Optimierung der Reisedienste bei, indem sie Automatisierung, innovative Technologie, KI-Agenten, Datenanalysen und benutzerzentriertes Prozessdesign nutzt.

Der Reisesspezialist arbeitet eng mit internen Stakeholdern innerhalb von UN Women und dem breiteren UN-System, externen Reiseverwaltungsunternehmen und Dienstleistern, Prüfern, Geldgebern und anderen relevanten Parteien zusammen, wie zutreffend. Die Rolle ist zentral für das Engagement von UN Women für Effizienz, Verantwortlichkeit und verbesserte Servicebereitstellung, unterstützt die Fähigkeit der Organisation, schnell auf betriebliche Bedürfnisse zu reagieren, während ein robustes Compliance- und Risikomanagementrahmen aufrechterhalten wird.

• Sicherstellen der vollständigen Einhaltung aller Dienstreiseaktivitäten mit den Dienstreisebestimmungen, Finanzvorschriften und -regeln von UN Women, administrativen Anweisungen und relevanten systemweiten Leitlinien der UN.
• Autoritative, fallbezogene politische Auslegung für Hauptquartier, Regionalbüros, Länderbüros bereitstellen, einschließlich komplexer, mehrdeutiger oder präzedenzschaffender Reisefälle.
• Leitfäden, erläuternde Materialien, SOPs, FAQs und Beratungsschreiben entwerfen und verbreiten, um eine konsistente Auslegung und Umsetzung der Reisebestimmungen an allen Dienstorten sicherzustellen.
• Die Geschäftsführung über politische Implikationen, Compliance-Risiken, systemische Probleme und vorgeschlagene Minderungsmaßnahmen, die aus Reiseoperationen entstehen, beraten.
• Die Integration von politischen Anforderungen direkt in digitale Arbeitsabläufe fördern.
• Zur Modernisierung der Reiseleitlinien durch die Einführung von KI-gestützten Wissensabrufsystemen beitragen.
• Sicherstellen, dass Hochrisikoreisen, Reisen in gefährliche Gebiete und Reisen mit medizinischen oder administrativen Ausnahmen gemäß den Anforderungen von UNDSS und internen Risikorahmen behandelt werden.
• Als organisatorische Autorität für Reiseausnahmen und -abweichungen fungieren.
• Proaktiv politische Lücken identifizieren, die sich aus neuen Reisegegebenheiten ergeben.

Die weiteren Aufgaben umfassen die Überwachung und effektive Verwaltung globaler Reiseoperationen, die Unterstützung der digitalen Transformation der Reiseoperationen, die Stärkung der Koordination mit Sicherheitsdiensten und die Bereitstellung von Schulungen und Kapazitätsaufbau für Mitarbeiter auf allen Ebenen.

UN Women verpflichtet sich, eine vielfältige und integrative Umgebung des gegenseitigen Respekts zu schaffen. UN Women rekrutiert, beschäftigt, schult, entschädigt und fördert unabhängig von Rasse, Religion, Farbe, Geschlecht, Geschlechtsidentität, sexueller Orientierung, Alter, Fähigkeit, nationaler Herkunft oder einer anderen Grundlage, die durch das geltende Recht abgedeckt ist.