Premises Associate-[Open to internal and external applicants]

Position open to UNDP/UNCDF/UNV staff with permanent (PA) or fixed‑term (FTA) appointments of all nationalities. Other applicants must be nationals of an EU Member State, Island, Liechtenstein, Norwegen oder der Schweiz.

Die United Nations Development Programme (UNDP) arbeitet in etwa 170 Ländern und Gebieten, um Armut zu beseitigen, Ungleichheiten und Ausgrenzung zu reduzieren und Resilienz aufzubauen, damit Länder Fortschritte nachhaltig sichern können. Als Entwicklungsagentur der UN spielt das UNDP eine entscheidende Rolle dabei, Ländern zu helfen, die Ziele für nachhaltige Entwicklung zu erreichen. Unsere Mitarbeiter sind durch einen gemeinsamen Aufruf zum Handeln vereint: eine gerechtere und inklusivere Welt für Bedürftige durch nachhaltige Entwicklung aufzubauen.

Unter der allgemeinen Anleitung und der direkten Aufsicht des Operations Analyst arbeitet der Premises Associate eng mit dem OGO Global Premises Team zusammen, um Geschäftsfälle und mit den Räumlichkeiten verbundene rechtliche Vereinbarungen zu überprüfen, die von COs eingereicht werden. Das Personal zeigt einen kundenorientierten Ansatz, analytische Fähigkeiten, Aufmerksamkeit für Details und die Fähigkeit, mit Menschen aus verschiedenen kulturellen Hintergründen zu arbeiten. Die Rolle trägt zur Unternehmensaufsicht über das globale Immobilienportfolio des UNDP und die systemweiten gemeinsamen Immobilienvereinbarungen bei.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten

• Unterstützung der effizienten Umsetzung des Immobilienmanagements.
• Überprüfung, Bearbeitung und Verfolgung von mit den Räumlichkeiten verbundenen Fällen, die von COs eingereicht werden, um die Übereinstimmung mit den Standards von UNDP in Bezug auf Raum, Sicherheit, Recht, Finanzen und Betrieb sicherzustellen.
• Überprüfung von Entwurfsvereinbarungen (Mietverträge, MoUs, MoAs, Änderungen), Identifizierung von Diskrepanzen oder Risiken und Bereitstellung klarer, umsetzbarer Rückmeldungen.
• Unterstützung des Verhandlungsprozesses durch Bereitstellung von Eingaben für das Team zu wichtigen Risiken und Standards.
• Pflege der UNDP-Datenbank für Räumlichkeiten und fungieren als alternativer Ansprechpartner für die Datenbank.
• Sicherstellung der vollständigen Einhaltung der mit den Räumlichkeiten verbundenen Aktivitäten gemäß den Regeln, Vorschriften, Richtlinien und Strategien des UNDP.
• Kommunikation mit UNDP COs, RHs, RBx, BMS-Einheiten und anderen UN-Agenturen nach Bedarf.
• Qualitätskontrolle der von COs eingereichten Dokumentation zu den Räumlichkeiten (CBAs, Mietentwürfe, MoUs, Sicherheitsfreigaben, Finanzierungsbestätigungen).
• Als erste Überprüfungsstelle für die Einreichungen zu den Räumlichkeiten fungieren, bevor diese an die Rechtsabteilung (OLS), OFM oder leitende GPT-Mitarbeiter weitergeleitet werden.
• Verfolgung von Mietverträgen, um sicherzustellen, dass COs Fristen für Erneuerungen, Änderungen und Kündigungsfristen einhalten.
• Überwachung der Einhaltung der Standards für Räumlichkeiten, einschließlich der Mindestanforderungen an den Raum, der Kostenbeteiligungsmethodik und der Governance-Strukturen.
• Unterstützung einer effektiven administrativen und finanziellen Kontrolle innerhalb des Teams.
• Recherche von Hintergrundmaterialien und Organisation von Briefingmaterialien für das Task Team zu gemeinsamen Räumlichkeiten und Dienstleistungen (TTCP+FS) auf Anfrage des Vorgesetzten.
• Vorbereitung von Präsentationen, Dashboards und Portfolioanalysen für BMS/OGO.
• Pflege von Kalendern und Verfolgen von Aktivitäten im Zusammenhang mit der globalen Pipeline für Räumlichkeiten, einschließlich aktiver Fälle, Erneuerungen, gemeinsamer Projekte und Bauinitiativen.
• Überprüfung und Analyse der Daten der UNDP-Datenbank für Räumlichkeiten und Erstellung von Berichten über CO-Räumlichkeiten, organisatorische gemeinsame Räumlichkeiten und von OGO verwaltete Fälle.
• Förderung des Wissensaustauschs und der Schulung zu Richtlinien, Materialien und Werkzeugen für Räumlichkeiten.
• Unterstützung der Durchführung von Schulungen und Kapazitätsaufbausitzungen zu Werkzeugen, Standards und Prozessen für Räumlichkeiten.
• Entwurf von Richtlinien und Standardarbeitsanweisungen sowie Bereitstellung von Eingaben zur Geschäftsprozessmodellierung und zur Ausarbeitung interner SOPs.
• Unterstützung der Organisation durch Beitrag zu Schulungen zu Verfahren für den Erwerb, die Erneuerung und die Beendigung von Räumlichkeiten.

Kompetenzen

• Ergebnisse erzielen – Eigene Arbeit planen und überwachen, auf Details achten, qualitativ hochwertige Arbeit fristgerecht liefern.
• Kreativ denken – Offen für kreative Ideen, pragmatischer Problemlöser, Verbesserungen vornehmen.
• Kontinuierlich lernen – Offen, neugierig, teilt Wissen, lernt aus Fehlern, sucht Feedback.
• Agil anpassen – Sich an Veränderungen anpassen, mit Unklarheiten konstruktiv umgehen, flexibel sein.
• Mit Entschlossenheit handeln – Antrieb und Motivation zeigen, ruhig in schwierigen Situationen liefern.
• Engagieren und Partnerschaften eingehen – Mitgefühl für positive Beziehungen zeigen.

Berufsbezogene Kompetenzen

• Einrichtungsmanagement – Kenntnisse und Fähigkeiten zur Unterstützung von Renovierungen und Aufwertungen von Büros, Überprüfung komplexer Ingenieur-/Architekturzeichnungen, Verhandlung technischer Vereinbarungen, Gestaltung von Richtlinien und Verfahren für Räumlichkeiten und Einrichtungen, Verwaltung von Räumlichkeiten und Einrichtungen, Validierung von Finanzberichten zu Mietdaten.
• Unterstützung der Geschäftsentwicklung – Fähigkeit, Gruppen zu animieren, Aktivitäten zu gestalten und zu moderieren, Wissen und Werkzeuge zu teilen, aktive Teilnahme zu fördern.
• Kundenmanagement – Zeitgerechte und angemessene Reaktion, konsistente Lösungen liefern, Kundenbedürfnisse antizipieren und strategische Eingaben leisten, Mehrwert über unmittelbare Anfragen hinaus bieten.
• Geschäftssinn – Geschäftssituationen verstehen und damit umgehen, gute Urteile fällen und schnelle Entscheidungen treffen, operationale Rahmenbedingungen verstehen.

Erforderliche Ausbildung und Erfahrung

• Sekundarschulbildung erforderlich. Ein Hochschulabschluss (Bachelor) in Handel, Wirtschaft, öffentlicher Verwaltung oder anderen relevanten Bereichen wird berücksichtigt, ist jedoch keine Voraussetzung.
• Mindestens 6 Jahre relevante Erfahrung mit Sekundarschulbildung oder 3 Jahre mit einem Bachelor-Abschluss in den Bereichen Betrieb, Verwaltung, Immobilien-/Einrichtungsmanagement oder verwandten Unterstützungsfunktionen.
• Erfahrung mit Computer-Softwarepaketen (MS Word, Excel), Datenpaketen, webbasierten Managementsystemen wie ERP und SharePoint.
• Erfahrung in der Überprüfung und Verwaltung von Mietverträgen und anderen mit den Räumlichkeiten verbundenen Vereinbarungen ist wünschenswert.
• Erfahrung im UN-System ist wünschenswert.
• Erfahrung in der Unterstützung administrativer und finanzieller Kontrollprozesse ist von Vorteil.
• Erfahrung in der Durchführung von Schulungen und Kapazitätsaufbausitzungen zu Werkzeugen, Standards und Prozessen für Räumlichkeiten ist von Vorteil.
• Erfahrung in der Erstellung von Richtlinien und Standardarbeitsanweisungen ist von Vorteil.

Erforderliche Sprachen

• Fließende Englischkenntnisse erforderlich.
• Fließende Deutschkenntnisse erforderlich.
• Gute Kenntnisse in Französisch und/oder Spanisch sind wünschenswert.

Chancengleichheit

UNDP ermutigt qualifizierte Bewerber aus allen Hintergründen zur Bewerbung. Einstellungsentscheidungen basieren auf Verdiensten und Eignung für die Rolle, ohne Diskriminierung.

Sexuelle Belästigung, Ausbeutung und Machtmissbrauch

UNDP toleriert keine Belästigung, sexuelle Belästigung, Ausbeutung, Diskriminierung oder Machtmissbrauch. Alle ausgewählten Kandidaten unterliegen relevanten Prüfungen und werden erwartet, die Standards und Prinzipien einzuhalten.

Probezeit

Alle neuen befristeten Einstellungen unterliegen einer Probezeit von bis zu 12 Monaten. Die Fortsetzung darüber hinaus hängt vom erfolgreichen Abschluss der Probezeit ab.

Zusätzliche Informationen

UNDP behält sich das Recht vor, mehrere Kandidaten auszuwählen und Bewerber für ähnliche Positionen auf derselben Gehaltsstufe zu berücksichtigen.