Travel Associate (2 openings) [Open to internal and external applicants who are nationals of th[...]

Diese Stelle ist offen für UNDP / UNCDF / UNV-Mitarbeiter mit unbefristeten (PA) und befristeten (FTA) Verträgen aller Nationalitäten. Andere Bewerber müssen Staatsangehörige eines EU-Mitgliedstaates, Islands, Liechtenstein, Norwegen oder der Schweiz sein.

Hintergrund

UNDP arbeitet in etwa 170 Ländern und Gebieten, um Armut zu beseitigen, Ungleichheiten und Ausgrenzung zu verringern und Resilienz aufzubauen, damit die Länder Fortschritte nachhaltig sichern können. Als Entwicklungsagentur der UN spielt UNDP eine entscheidende Rolle dabei, Ländern zu helfen, die Ziele für nachhaltige Entwicklung zu erreichen. Unsere Mitarbeiter sind durch einen gemeinsamen Aufruf zum Handeln vereint: eine gerechtere und inklusivere Welt für Bedürftige durch nachhaltige Entwicklung aufzubauen.

Der Travel Associate ist entscheidend für die Unterstützung von reisebezogenen Dienstleistungen, um qualitativ hochwertige und effektive Abläufe sicherzustellen, indem er eng mit verschiedenen Teams und Partnern zusammenarbeitet, um reibungslose Reiseverwaltungsprozesse zu garantieren. Der Travel Associate unterstützt die Reisekostenverwaltung, um die Einhaltung der UNDP-Richtlinien und -Vorgaben sicherzustellen und Lösungen für komplexe reisebezogene Probleme anzubieten. Diese Rolle umfasst die Überwachung der Reisekosten, die Sicherstellung einer zeitgerechten Abrechnung und die Förderung einer kundenorientierten Reiseverwaltung.

UNDP verfolgt einen Portfolioansatz, um sich an sich ändernde Geschäftsbedürfnisse anzupassen und Verbindungen zwischen Interventionen zu nutzen, um seine strategischen Ziele zu erreichen. Daher wird von UNDP-Personal erwartet, dass sie über Themen, Einheiten, Funktionen, Teams und Projekte hinweg in multidisziplinären Teams arbeiten, um die horizontale Zusammenarbeit zu verbessern und zu ermöglichen. Die Position erfordert eine Anwesenheit vor Ort von mindestens 4 Tagen pro Woche.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten

• Unterstützung bei der Umsetzung von operativen Strategien
• Vollständige Einhaltung der administrativen und Reiseverwaltung, um sicherzustellen, dass die Dienstleistungen gemäß den Regeln, Vorschriften, Richtlinien und Strategien der UN/UNDP erbracht werden.
• Umsetzung von Kostensenkungsmaßnahmen durch Verhandlungen mit Reiseanbietern.
• Unterstützung bei der Erstellung technischer Dokumentationen, einschließlich Leitfäden und Schulungsangeboten für Endbenutzer und interne Benutzer.
• Übernahme anderer Aufgaben, die vom Leiter der Einheit bereitgestellt werden können.
• Sicherstellung der Umsetzung und fortlaufenden Erfüllung effektiver Reiseverwaltungsprozesse.
• Unterstützung des Travel Analyst und Travel Manager bei der Einrichtung von Reiseverwaltungsverfahren.
• Bereitstellung von Informationen für das Personal zu Reisen, einschließlich Ansprüchen und Reiserouten.
• Überprüfung und Bearbeitung von reisebezogenen Anfragen.
• Unterstützung des Geschäftsprozesses der Reise durch technische Hilfe und Unterstützung für Benutzer mit der Reiseanwendung und anderen reisebezogenen Lösungen und Systemen.
• Zusammenarbeit mit ITM zur konsistenten Anwendung des Geschäftsprozesses und relevanter Richtlinien.
• Unterstützung bei der rechtzeitigen Lieferung des Vertrags über die Reiseverwaltungsdienste und dessen Ergebnisse.
• Engagement mit reisebezogenen Anbietern zur Überprüfung der Leistung und zur Verbesserung der Kapazität.
• Koordination mit den UN-Partneragenturen und anderen Vertragsparteien.
• Unterstützung des Managers bei der Überwachung reisebezogener Verträge.
• Erstellung von Managementinformationsberichten.
• Einreichung, Überprüfung und Bearbeitung von Reiseanträgen und Reisekostenabrechnungen.
• Förderung des Wissensaustauschs und der Wissensbildung für die administrativen Abläufe der Reise.
• Unterstützung bei konsularischen Visaanträgen mit einer Anwesenheit von mindestens vier Tagen pro Woche.
• Unterstützung von Reisevorbereitungen für den Administrator, den stellvertretenden Administrator und andere hochrangige Beamte.
• Durchführung anderer administrativer Aufgaben, die vom Travel Manager zugewiesen werden.
• Schulung der Antragsteller in den grundlegenden Kenntnissen der Reisevorschriften und -richtlinien.
• Bereitstellung von Beratung/Hilfe zu Anfragen zu Reisevorschriften und -verfahren.

Der Stelleninhaber führt andere Aufgaben aus, die Teil dieser Rolle sind und ausdrücklich offen sind, wie es für das effiziente Funktionieren des Büros und der Organisation als notwendig erachtet wird.

Kompetenzen

Kerntalente

• Ergebnisse erzielen: PLANEN und ÜBERWACHEN der eigenen Arbeit, auf Details achten, qualitativ hochwertige Arbeit fristgerecht liefern.
• Kreativ denken: Offen für kreative Ideen/bekannte Risiken, pragmatischer Problemlöser, Verbesserungen vornehmen.
• Kontinuierlich lernen: Offen und neugierig, Wissen teilen, aus Fehlern lernen, um Feedback bitten.
• Agil anpassen: Sich an Veränderungen anpassen, konstruktiv mit Unklarheiten umgehen, flexibel sein.
• Entschlossen handeln: Antrieb und Motivation zeigen, ruhig in schwierigen Situationen agieren, selbstbewusst sein.
• Engagieren und Partnerschaften bilden: Mitgefühl/Verständnis gegenüber anderen zeigen, positive Beziehungen aufbauen.
• Diversität und Inklusion ermöglichen: Unterschiede schätzen/respektieren, sich der unbewussten Voreingenommenheit bewusst sein, Diskriminierung konfrontieren.

Ausbildung

Erforderliche Fähigkeiten und Erfahrungen

• Sekundarschulbildung ist erforderlich.
• Ein Hochschulabschluss (Bachelor-Abschluss) in Handel, Wirtschaft oder öffentlicher Verwaltung oder anderen relevanten Bereichen wird berücksichtigt, ist jedoch keine Voraussetzung.
• Spezialisierte Zertifizierung oder Schulung im Global Distribution System (z.B. Sabre) ist erforderlich.

Erfahrung

• Mindestens 7 Jahre (mit Abitur) oder 4 Jahre (mit Bachelor-Abschluss) relevante administrative Erfahrung in der Bereitstellung von Reisedienstleistungen in einem NGO- oder Geschäftsumfeld, einschließlich zwei Jahren oder mehr internationaler Erfahrung mit dem Global Distribution System, ist erforderlich.
• Erfahrung in der Nutzung von Computern und Bürosoftwarepaketen (MS Word, PowerPoint, Excel usw.) und Kenntnisse automatisierter Beschaffungssysteme sind erforderlich.
• Erfahrung mit Reiseanwendungen zur Verarbeitung von Geschäftsreisen ist wünschenswert.
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit UN-Agenturen oder NGOs in einer Reisefunktion ist wünschenswert.
• Nachgewiesene Erfahrung in der Analyse reisebezogener Berichte ist wünschenswert.
• Berufszertifizierung im Reisemanagement ist wünschenswert.

Sprache

Fließende Englischkenntnisse sind erforderlich. Kenntnisse einer weiteren UN-Sprache (Spanisch oder Französisch) sind wünschenswert.

Chancengleichheit

Als Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet, schätzt UNDP Vielfalt als Ausdruck der Vielzahl von Nationen und Kulturen, in denen wir tätig sind, und ermutigt qualifizierte Bewerber aus allen Hintergründen, sich für Rollen in der Organisation zu bewerben. Unsere Einstellungsentscheidungen basieren auf Verdiensten und Eignung für die Rolle, ohne Diskriminierung.

UNDP verpflichtet sich auch, einen integrativen Arbeitsplatz zu schaffen, an dem alle Mitarbeiter befähigt werden, zu unserer Mission beizutragen, geschätzt werden, gedeihen können und von Karrieremöglichkeiten profitieren, die für alle offen sind.

Sexuelle Belästigung, Ausbeutung und Machtmissbrauch

UNDP toleriert keine Belästigung, sexuelle Belästigung, Ausbeutung, Diskriminierung und Machtmissbrauch. Alle ausgewählten Kandidaten unterliegen daher relevanten Prüfungen und müssen die entsprechenden Standards und Prinzipien einhalten.

Probezeit

Für alle neuen UNDP-Befristungen (FTA), einschließlich für Mitarbeiter, die im Rahmen des Inter-Organisationsabkommens über die Übertragung, Abordnung oder Ausleihe von Mitarbeitern zu UNDP wechseln, ist die Fortsetzung der Anstellung über die ersten 12 Monate hinaus von der erfolgreichen Absolvierung einer Probezeit abhängig.

Recht zur Auswahl mehrerer Kandidaten

UNDP behält sich das Recht vor, einen oder mehrere Kandidaten aus dieser Stellenausschreibung auszuwählen. Wir können auch Bewerbungen aufbewahren und Kandidaten, die sich für diese Stelle bewerben, für andere ähnliche Positionen bei UNDP auf demselben Erfahrungsgrad und mit ähnlicher Stellenbeschreibung, Erfahrung und Ausbildung berücksichtigen.

Verwendung von KI durch Kandidaten

Bewerber werden eingeladen, die Richtlinien von UNDP für Kandidaten zur verantwortungsvollen Nutzung von KI bei der Rekrutierung und Auswahl zu lesen.

Scam-Warnung

UNDP erhebt zu keinem Zeitpunkt Gebühren im Rahmen seines Rekrutierungsprozesses. Für weitere Informationen siehe.