Sachbearbeitung für Gästemanagement und Abrechnung (m/w/d) Teilzeit

Die UNESCO-Welterbestätte Schlösser Brühl ist eine Dienststelle des Landes Nordrhein-Westfalen im Geschäftsbereich des Ministeriums für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung (MHKBD). Seit 1984 ist sie als herausragende Schöpfung des Rokokos und exemplarisches Beispiel für das höfische Leben an einem großen Herrschaftshof im deutschen Staatsgebiet des 18. Jahrhunderts Teil des UNESCO-Welterbes. Zur Liegenschaft gehören zwei denkmalgeschützte Schlösser und eine insgesamt 100 ha große Garten- und Parkanlage aus Barockparterre und englischem Landschaftspark.

Ihr Aufgabenbereich umfasst:

• Gästemanagement, Vertrieb und Kommunikation
  • Operative Abwicklung aller Buchungsprozesse für Gruppen, Reiseveranstalter und VIP-Gäste
  • Strategische Beratung von Kooperationspartnern
  • Kontingentsteuerung und Pflege der Buchungskalender
  • Bearbeitung komplexer Korrespondenz und Beschwerdemanagement
• Finanzverwaltung & Rechnungswesen
  • Unterstützung bei der Rechnungsabwicklung
  • Eigenständige Erstellung, Prüfung und Korrektur von Rechnungen
  • Vorbereitung der Unterlagen für die Buchhaltung sowie Überwachung der Zahlungsvorgänge
  • Klärung von Differenzen bei Buchungen und Zahlungsanforderungen
• Personalorganisation & Dienstplanmanagement in Vertretung
  • Eigenverantwortliche Erstellung der monatlichen Personaleinsatzpläne für alle Aushilfskräfte bei Abwesenheit der stellvertretenden Fachbereichsleitung
  • Operative tägliche Dienstplansteuerung und kurzfristiges Ausfallmanagement bei Krankheit und Absagen
  • Durchführung und Auswertung von Verfügbarkeitsabfragen
  • Überwachung der Arbeitszeitgrenzen und Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
• Beschaffungswesen und Materialverwaltung
  • Unterstützung bei der Bedarfsermittlung an Materialien für den Museums- und Shopbetrieb
  • Marktrecherche und Einholen von Vergleichsangeboten
  • Vorbereitung und Durchführung von Bestellvorgängen unter Nutzung des Vergabemanagementsystems (VMS)
  • Rechnungsprüfung und Dokumentation der Beschaffungsvorgänge

Wir erwarten von Ihnen:

• Verhandlungssichere Englischkenntnisse
• Hohe Organisations-, Kommunikations- und Verhandlungskompetenz
• Dienstleistungsverständnis und Serviceorientierung
• Sicherer Umgang mit MS Office-Programmen

Wir wünschen uns von Ihnen:

• Kenntnisse im Umgang mit Kassensystemen

Wir bieten Ihnen:

• Eine unbefristete Festanstellung in Teilzeit im Umfang von 20 Wochenstunden
• Einen interessanten und sehr vielseitigen Arbeitsbereich in einem kollegialen Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien in einem engagierten und motivierten Team
• Mitarbeit an der Bewahrung und Vermittlung von Schlössern, Gebäuden und Gartenanlagen einer UNESCO-Welterbestätte aus dem 18. Jahrhundert mit starker Wahrnehmung durch die Öffentlichkeit
• Eine betriebliche Altersvorsorge (VBL)
• Vielfältige Angebote des Betrieblichen Gesundheitsmanagements
• Eine hervorragende Anbindung an den ÖPNV
• Kostenfreie Personalparkplätze
• Ein umfangreiches Fortbildungsangebot

Allgemeines: Uns liegen Vielfalt und Integration sehr am Herzen. Deshalb sind Bewerbungen aus allen Altersgruppen, unabhängig von geschlechtlicher Identität und sexueller Orientierung, kultureller und sozialer Herkunft, Behinderung, Religion und Weltanschauung ausdrücklich erwünscht. Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte Menschen werden bei sonst gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Genauso wichtig ist uns die berufliche Entwicklung von Frauen. In Bereichen, in denen Frauen noch unterrepräsentiert sind, werden sie daher bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bevorzugt berücksichtigt, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.

Für Fragen im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren steht Ihnen Frau Kolb (02232 / 94431-13) zur Verfügung. Bei Fragen zum Aufgabenzuschnitt wenden Sie sich bitte an Frau Fledder (02232 / 94431-18).

Ihre Bewerbung mit aussagefähigen Unterlagen (insbesondere tabellarischer Lebenslauf sowie Kopien von Zeugnissen/Beurteilungen zu Abschlüssen und bisherigen Tätigkeiten) senden Sie bitte bis zum 05.07.2026 an die Schlösserverwaltung Brühl, Personalstelle, Schlossstraße 6, 50321 Brühl oder auf elektronischem Weg in einer Datei im PDF-Format, die nicht größer als 10 MB sein darf, an mit dem Stichwort "Bewerbung Sachbearbeitung FB II" in der Betreffzeile.

Mit der Zusendung Ihrer Bewerbung erteilen Sie gleichzeitig das Einverständnis, dass die für das Auswahlverfahren erforderlichen personenbezogenen Daten vorübergehend gespeichert und verarbeitet werden. Die Daten werden nicht an Dritte weitergegeben. Nach Abschluss des Verfahrens werden die Daten und Bewerbungsunterlagen nach den gesetzlichen Bestimmungen gelöscht bzw. vernichtet. Dieses Einverständnis kann von Ihnen jederzeit widerrufen werden. Ihre Bewerbung kann in diesem Fall nicht mehr im laufenden Auswahl- und Einstellungsverfahren berücksichtigt werden.