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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Führungsteam mit administrativen Aufgaben und koordiniere wichtige Geschäftsoperationen.
- Arbeitgeber: Unframe ist ein schnell wachsendes KI-Unternehmen, das Unternehmenssysteme revolutioniert.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Remote-Optionen und spannende Unternehmensveranstaltungen warten auf dich.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und gestalte die Zukunft der KI mit uns!
- Gewünschte Qualifikationen: 3-7 Jahre Erfahrung als Executive Assistant oder in der Betriebsführung erforderlich.
- Andere Informationen: Fließende Englisch- und Deutschkenntnisse sind ein Muss für diese Rolle.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Über Unframe
Unframe ist ein schnell wachsendes KI-Unternehmen, das Unternehmenssysteme mit modernsten KI-Lösungen transformiert. Unterstützt von führenden Investoren und schnell wachsend, suchen wir einen Executive Assistant, der unser Führungsteam hochrangig unterstützt, kritische Geschäftsabläufe verwaltet und eine nahtlose Koordination zwischen internen und externen Stakeholdern gewährleistet.
Über die Rolle
Als Executive Assistant bei Unframe spielen Sie eine Schlüsselrolle bei der Unterstützung der Unternehmensführung und der Gewährleistung reibungsloser Geschäftsabläufe. Sie sind verantwortlich für:
- Executive Support: Hochrangige administrative Unterstützung des Führungsteams, einschließlich Kalenderverwaltung, Reiseorganisation und Vorbereitung von Meetings.
- Business Documentation: Vorbereitung und Verwaltung von Unternehmensdokumentationen für Investoren, Geschäftspartner und Behörden.
- Cross-Functional Enablement: Unterstützung und Ermöglichung der Vertriebs-, Finanz- und Rechtsteams mit optimierten Prozessen und Dokumentationen.
- Vendor & Partner Management: Verwaltung der Beziehungen zu rechtlichen, finanziellen und externen Geschäftspartnern.
- Contract & Documentation Management: Entwurf, Überprüfung und Nachverfolgung von Verträgen, Vereinbarungen, NDAs und anderen geschäftskritischen Dokumenten.
- Project & Process Management: Unterstützung bei operativen Initiativen, Prozessverbesserungen und unternehmensweiten Projekten.
- Communication & Coordination: Als Bindeglied zwischen Führungskräften, internen Teams und externen Stakeholdern agieren, um reibungslose Arbeitsabläufe und Nachverfolgungen sicherzustellen.
- Event & Meeting Coordination: Organisation von Vorstandssitzungen, internen Führungstreffen, unternehmensweiten Veranstaltungen und Off-Sites.
- Operational Support: Unterstützung bei der Büroverwaltung, Budgetierung und allgemeinen administrativen Aufgaben nach Bedarf.
Wer Sie sind
- 3-7 Jahre Erfahrung in einer Rolle als Executive Assistant, Operations oder Business Administration.
- Fließend in Englisch und Deutsch (gesprochen und geschrieben) – Englisch für die interne Kommunikation, Deutsch für Interaktionen mit Behörden.
- Hochgradig organisiert, detailorientiert und in der Lage, mehrere Prioritäten genau zu verwalten.
- Starke Kommunikationsfähigkeiten mit der Fähigkeit, mit Führungskräften und wichtigen Stakeholdern zu interagieren.
- Flexibel und anpassungsfähig, komfortabel im Arbeiten über Zeitzonen hinweg (insbesondere USA).
- Proaktive, problemlösende Denkweise mit einer positiven Einstellung.
Wenn sich das nach Ihnen anhört, lassen Sie uns gemeinsam etwas Großartiges aufbauen!
Executive Assistant Arbeitgeber: Unframe AI
Kontaktperson:
Unframe AI HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Executive Assistant
✨Tip Nummer 1
Netzwerken ist entscheidend! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um mit aktuellen und ehemaligen Mitarbeitern von Unframe in Kontakt zu treten. Stelle Fragen über die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Rolle des Executive Assistant.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf mögliche Interviews vor, indem du dir spezifische Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung überlegst, die deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Flexibilität unter Beweis stellen. Denke daran, wie du in der Vergangenheit Herausforderungen gemeistert hast.
✨Tip Nummer 3
Informiere dich über die neuesten Trends im Bereich KI und deren Einfluss auf Unternehmensabläufe. Zeige dein Interesse und dein Wissen über die Branche während des Gesprächs, um zu zeigen, dass du proaktiv und gut informiert bist.
✨Tip Nummer 4
Sei bereit, deine Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis zu stellen. Da die Rolle viel Interaktion mit internen und externen Stakeholdern erfordert, solltest du Beispiele für erfolgreiche Kommunikation und Koordination in deinem beruflichen Werdegang parat haben.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Executive Assistant
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Beginne mit einer gründlichen Recherche über Unframe. Informiere dich über die Unternehmenswerte, die angebotenen Dienstleistungen und die Unternehmenskultur, um deine Bewerbung gezielt zu gestalten.
Anpassung des Lebenslaufs: Stelle sicher, dass dein Lebenslauf auf die spezifischen Anforderungen der Position als Executive Assistant zugeschnitten ist. Betone relevante Erfahrungen in der administrativen Unterstützung, Projektmanagement und Kommunikation.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du die ideale Person für diese Rolle bist. Hebe deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Erfahrung im Umgang mit Führungskräften hervor.
Prüfung der Unterlagen: Überprüfe alle Dokumente sorgfältig, bevor du sie einreichst. Achte darauf, dass keine Rechtschreibfehler vorhanden sind und dass alle Informationen korrekt und vollständig sind.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Unframe AI vorbereitest
✨Bereite dich auf die Fragen vor
Überlege dir im Voraus, welche Fragen dir zu deiner Erfahrung als Executive Assistant gestellt werden könnten. Sei bereit, konkrete Beispiele für deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit Führungskräften zu geben.
✨Kenntnis über das Unternehmen
Informiere dich gründlich über Unframe und deren Produkte. Zeige während des Interviews, dass du die Mission und Vision des Unternehmens verstehst und wie du zur Erreichung dieser Ziele beitragen kannst.
✨Kommunikationsfähigkeiten demonstrieren
Da die Rolle viel Kommunikation erfordert, solltest du während des Interviews klar und präzise sprechen. Übe, deine Gedanken strukturiert zu präsentieren, um deine Kommunikationsstärke zu zeigen.
✨Flexibilität und Anpassungsfähigkeit betonen
Hebe hervor, wie du in der Vergangenheit in schnelllebigen Umgebungen gearbeitet hast. Gib Beispiele dafür, wie du dich an Veränderungen angepasst und mehrere Prioritäten erfolgreich gemanagt hast.
