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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Führungsteam mit administrativen Aufgaben und koordiniere wichtige Geschäftsoperationen.
- Arbeitgeber: Unframe ist ein schnell wachsendes KI-Unternehmen, das Unternehmenssysteme revolutioniert.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, spannende Projekte und die Möglichkeit, remote zu arbeiten.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und gestalte die Zukunft der KI mit.
- Gewünschte Qualifikationen: 3-7 Jahre Erfahrung als Executive Assistant oder in der Betriebsführung, fließend in Englisch und Deutsch.
- Andere Informationen: Ideal für organisierte, proaktive Talente, die in einem schnelllebigen Umfeld glänzen.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Unframe ist ein schnell wachsendes KI-Unternehmen, das Unternehmenssysteme mit modernsten KI-Lösungen transformiert. Wir suchen einen Executive Assistant, um unser Führungsteam hochrangig zu unterstützen, kritische Geschäftsabläufe zu verwalten und eine nahtlose Koordination zwischen internen und externen Stakeholdern sicherzustellen.
Über die Rolle
Als Executive Assistant bei Unframe spielen Sie eine Schlüsselrolle bei der Unterstützung der Unternehmensführung und der Gewährleistung reibungsloser Geschäftsabläufe. Sie sind verantwortlich für:
- Executive Support: Hochrangige administrative Unterstützung des Führungsteams, einschließlich Kalenderverwaltung, Reiseorganisation und Vorbereitung von Meetings.
- Business Documentation: Vorbereitung und Verwaltung von Unternehmensdokumentationen für Investoren, Geschäftspartner und Behörden.
- Cross-Functional Enablement: Unterstützung und Ermöglichung der Vertriebs-, Finanz- und Rechtsteams mit optimierten Prozessen und Dokumentationen.
- Vendor & Partner Management: Verwaltung von Beziehungen zu rechtlichen, finanziellen und externen Geschäftspartnern.
- Contract & Documentation Management: Entwurf, Überprüfung und Nachverfolgung von Verträgen, Vereinbarungen, NDAs und anderen geschäftskritischen Dokumenten.
- Project & Process Management: Unterstützung bei operativen Initiativen, Prozessverbesserungen und unternehmensweiten Projekten.
- Communication & Coordination: Als Verbindungsglied zwischen Führungskräften, internen Teams und externen Stakeholdern agieren, um reibungslose Arbeitsabläufe und Nachverfolgungen sicherzustellen.
- Event & Meeting Coordination: Organisation von Vorstandssitzungen, internen Führungstreffen, unternehmensweiten Veranstaltungen und Off-Sites.
- Operational Support: Unterstützung bei der Büroverwaltung, Budgetierung und allgemeinen administrativen Aufgaben nach Bedarf.
Wer Sie sind
- 3-7 Jahre Erfahrung in einer Rolle als Executive Assistant, Operations oder Business Administration.
- Fließend in Englisch und Deutsch (gesprochen und geschrieben) – Englisch für die interne Kommunikation, Deutsch für Interaktionen mit Behörden.
- Hochgradig organisiert, detailorientiert und in der Lage, mehrere Prioritäten genau zu verwalten.
- Starke Kommunikationsfähigkeiten mit der Fähigkeit, mit Führungskräften und wichtigen Stakeholdern zu interagieren.
- Flexibel und anpassungsfähig, komfortabel im Arbeiten über Zeitzonen hinweg (insbesondere USA).
- Proaktive, problemlösende Denkweise mit einer positiven Einstellung.
Wenn sich das nach Ihnen anhört, lassen Sie uns gemeinsam etwas Großartiges aufbauen!
Executive Assistant Berlin, Berlin, Germany Arbeitgeber: Unframe Inc.
Kontaktperson:
Unframe Inc. HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Executive Assistant Berlin, Berlin, Germany
✨Tip Nummer 1
Netzwerke sind entscheidend! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um dich mit aktuellen und ehemaligen Mitarbeitern von Unframe zu vernetzen. Stelle Fragen über die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Rolle des Executive Assistant.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich auf mögliche Interviews vor, indem du dir spezifische Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung überlegst, die deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Flexibilität in einem dynamischen Umfeld zeigen. Denke daran, wie du Herausforderungen gemeistert hast.
✨Tip Nummer 3
Informiere dich über die neuesten Trends im Bereich KI und deren Einfluss auf Unternehmensabläufe. Zeige in Gesprächen dein Interesse und Verständnis für die Branche, um zu demonstrieren, dass du proaktiv und gut informiert bist.
✨Tip Nummer 4
Sei bereit, deine Kommunikationsfähigkeiten unter Beweis zu stellen. Übe, wie du komplexe Informationen klar und präzise vermitteln kannst, sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch, da dies eine Schlüsselkompetenz für die Rolle ist.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Executive Assistant Berlin, Berlin, Germany
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Verstehe die Rolle: Lies die Stellenbeschreibung sorgfältig durch und achte auf die spezifischen Anforderungen und Verantwortlichkeiten. Stelle sicher, dass du die Schlüsselqualifikationen und -fähigkeiten, die für die Position des Executive Assistant bei Unframe erforderlich sind, verstehst.
Individualisiere deinen Lebenslauf: Passe deinen Lebenslauf an die Anforderungen der Stelle an. Betone relevante Erfahrungen in der Unterstützung von Führungskräften, im Projektmanagement und in der Dokumentation. Verwende klare und prägnante Sprache, um deine Erfolge hervorzuheben.
Motivationsschreiben verfassen: Schreibe ein überzeugendes Motivationsschreiben, das deine Begeisterung für die Rolle und das Unternehmen zeigt. Erkläre, warum du die ideale Person für die Position bist und wie deine Fähigkeiten zur Unterstützung des Führungsteams beitragen können.
Prüfe deine Unterlagen: Bevor du deine Bewerbung einreichst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Achte darauf, dass dein Lebenslauf und dein Motivationsschreiben fehlerfrei sind und alle geforderten Informationen enthalten.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Unframe Inc. vorbereitest
✨Bereite dich auf die Fragen vor
Informiere dich über die häufigsten Fragen, die in einem Vorstellungsgespräch für eine Position als Executive Assistant gestellt werden. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten und Erfolge verdeutlichen.
✨Zeige deine Organisationsfähigkeiten
Da die Rolle viel Organisation erfordert, solltest du während des Interviews konkrete Methoden oder Tools erwähnen, die du zur Verwaltung von Zeit und Aufgaben verwendest. Dies zeigt, dass du proaktiv und strukturiert arbeitest.
✨Kommunikation ist der Schlüssel
Betone deine Kommunikationsfähigkeiten, insbesondere in Bezug auf die Zusammenarbeit mit Führungskräften und externen Partnern. Bereite Beispiele vor, wie du erfolgreich Informationen zwischen verschiedenen Stakeholdern vermittelt hast.
✨Sei flexibel und anpassungsfähig
In einem schnelllebigen Umfeld ist Flexibilität entscheidend. Teile im Interview Beispiele, wie du dich an Veränderungen angepasst hast oder wie du in stressigen Situationen ruhig geblieben bist. Das zeigt deine Fähigkeit, auch unter Druck effektiv zu arbeiten.
