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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Du analysierst Prozesse, entwickelst Qualitätsstandards und optimierst Abläufe im Team.
- Arbeitgeber: uni-assist e. V. unterstützt internationale Studierende bei Bewerbungen an deutschen Hochschulen.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten, attraktive Vergütung und Entwicklungsmöglichkeiten warten auf dich.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines engagierten Teams und gestalte die Zukunft der internationalen Studienbewerbungen mit.
- Gewünschte Qualifikationen: Ein abgeschlossenes Studium und Erfahrung im Prozessmanagement sind erforderlich.
- Andere Informationen: Wir schätzen Vielfalt und freuen uns über Bewerbungen von allen Hintergründen.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 42000 - 60000 € pro Jahr.
uni-assist e. V., die Arbeits- und Servicestelle für internationale Studienbewerbungen, ist ein von 158 deutschen Hochschulen und dem Deutschen Akademischen Austauschdienst (DAAD) getragener Verein zur Vorprüfung internationaler Studienbewerbungen. Wir bearbeiten mehr als die Hälfte des gesamten internationalen Bewerbungsaufkommens an deutschen Hochschulen - pro Jahr mehr als 350.000 Bewerbungen aus rund 190 Ländern. uni-assist prüft die formalen Voraussetzungen von ausländischen Bewerber*innen für den Zugang zu deutschen Hochschulen und ist so aktiv daran beteiligt, dass ausländische Studierende Wissen und Fähigkeiten generieren, um dies später mit ihrer Expertise in die Gestaltung der Zukunft auf nationaler bzw. internationaler Ebene einzubringen.
Das sind die Aufgaben:
- Eigenständige Durchführung von Ist-Analysen der bestehenden Arbeitsabläufe und Identifikation von Verbesserungspotenzialen in der Abteilung
- Weiterentwicklung von Qualitätsstandards für den Service
- Veranlassung von Prozessoptimierung im Zusammenwirken mit anderen Bereichen bzw. Abteilungen
- Vertretung der Abteilung in abteilungsübergreifenden Arbeitsgruppen zur Verbesserung von Servicequalität, Prozessoptimierung und Weiterentwicklung der uni-assist Software
- Identifizierung von Verbesserungspotentialen in Prozessen der Abteilung und an Schnittstellen
- Implementierung und Verantwortung neuer Prozesse unter Berücksichtigung abteilungsspezifischer Ziele
- Entwicklung von standardisierten Prozessen in den Arbeitsaufgaben zur Verbesserung der Servicequalität
- Erstellung, Verwalten und stetige Aktualisierung und Weiterentwicklung von detaillierten Prozessdokumentationen
- Entwicklung von Kennzahlen zur Messung der Verbesserungen in den Arbeitsprozessen und der Qualität
- Durchführung regelmäßiger Evaluationen und Monitoring von Prozessen
- Verantwortlichkeit für das Wissensmanagement der Abteilung
- Qualitätsprüfung der Inhalte und Arbeitsabläufe in den Wissensmedien
- Beratung der Abteilungsleitung in Bezug auf Prozessverbesserungspotential und strategischen Prozessentscheidungen
- Initiierung und Moderation von Workshops zur Prozessverbesserung
- Kontinuierliche Weiterentwicklung des Beschwerdemanagements für Studieninteressierte, Studienbewerber*innen und Hochschulen
Was wir erwarten:
- Ein abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor) z. B. Wirtschaftswissenschaften, VWL, BWL, Prozessmanagement oder vergleichbare Fachkenntnisse und Erfahrungen
- Mindestens einjährige Berufserfahrung im Umgang mit gängigen Prozessmanagement-Tools sowie im Wissens- und Qualitätsmanagement
- Fundierte Kenntnisse und praktische Erfahrung in Methoden zur Optimierung, Verbesserung und ggf. Automatisierung von Verwaltungsprozessen sowie in der Festlegung von Qualitätszielen, der Entwicklung und Umsetzung von Qualitätssicherungsmaßnahmen und der Messung und Überwachung der Qualität
- Tiefgreifende Kenntnisse der gängigen IT-Anwendungen, idealerweise mit Erfahrung im Umgang mit Datenbanken
- Souveränes Auftreten gepaart mit der Fähigkeit zur adressatengerechten Kommunikation in deutscher und wünschenswert auch in englischer Sprache
- Eine schnelle Auffassungsgabe, eine ausgeprägte Dienstleistungsorientierung, eine strukturierte Arbeitsweise, Organisationstalent sowie Lösungsorientierung und ein gutes Selbst- und Zeitmanagement
- Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und Teamfähigkeit
- Freude an der Arbeit mit motivierten Kolleg*innen, gleichwohl Du auch ebenso selbständig und eigenverantwortlich arbeitest
Was wir bieten:
- Eine unbefristete Stelle mit flexiblen Arbeitszeiten
- Eine leistungsgerechte Vergütung nach TV-L (EG 11)
- Eine Jahressonderzahlung nach den Vorgaben des TV-L sowie eine zusätzliche attraktive Altersvorsorge über die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL)
- Möglichkeit des mobilen Arbeitens an 1 bis 2 Tagen in der Woche
- Eine eigenverantwortliche Tätigkeit in einem offenen und wertschätzenden Team
- Freiräume für kreatives Arbeiten
- Möglichkeiten der fachlichen und persönlichen Entwicklung
- Arbeitszeitkonto mit Zeiterfassung
- Einen zentralen und modernen Arbeitsplatz direkt am Bahnhof Südkreuz
- Vergünstigtes Jobticket auf Basis des Deutschlandtickets
- Sportangebot von EGYM Wellpass
- Bildschirmbrille
Haben wir Dein Interesse geweckt? Dann reiche bitte eine vollständige schriftliche Bewerbung (Lebenslauf, Anschreiben und relevante Zeugnisse) unter Angabe des frühestmöglichen Eintrittstermins bis zum 04.08.2025 ausschließlich über unser Bewerbungsportal ein. Mehr Informationen über uns und unsere Arbeit erhalten Sie auf uni-assist.de. Für Rückfragen steht Frau Carmen Kratochwil unter +49 (0)30 2016 46 022 oder per E-Mail zur Verfügung. Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen! Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Behinderung sowie sexueller Orientierung. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt.
Mitarbeiter (m/w/d) für die Abteilung Service als Koordinator*in für Prozessbegleitung und Qualitätsmanagement Arbeitgeber: uni-assist e.V.
Kontaktperson:
uni-assist e.V. HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Mitarbeiter (m/w/d) für die Abteilung Service als Koordinator*in für Prozessbegleitung und Qualitätsmanagement
✨Tip Nummer 1
Informiere dich gründlich über die aktuellen Herausforderungen im Prozessmanagement und Qualitätsmanagement. Zeige in deinem Gespräch, dass du die Trends und Entwicklungen in diesem Bereich verstehst und wie du diese Kenntnisse bei uni-assist einbringen kannst.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele für deine Erfahrungen mit Prozessoptimierung und Qualitätsmanagement zu nennen. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit Probleme identifiziert und Lösungen implementiert hast, um die Servicequalität zu verbessern.
✨Tip Nummer 3
Nutze dein Netzwerk, um Informationen über uni-assist und deren Arbeitsweise zu sammeln. Vielleicht kennst du jemanden, der dort arbeitet oder gearbeitet hat. Solche Einblicke können dir helfen, dich besser auf das Gespräch vorzubereiten.
✨Tip Nummer 4
Sei bereit, Fragen zur Teamarbeit und Kommunikation zu beantworten. Da die Stelle eine enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen erfordert, ist es wichtig, dass du deine Fähigkeit zur interdisziplinären Kommunikation und Zusammenarbeit unter Beweis stellst.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Mitarbeiter (m/w/d) für die Abteilung Service als Koordinator*in für Prozessbegleitung und Qualitätsmanagement
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Informiere dich über uni-assist: Bevor du deine Bewerbung schreibst, solltest du dich gründlich über uni-assist und die spezifischen Anforderungen der Stelle informieren. Besuche die offizielle Website, um mehr über die Organisation und ihre Ziele zu erfahren.
Anschreiben gestalten: Dein Anschreiben sollte klar und präzise sein. Betone deine relevanten Erfahrungen im Prozessmanagement und Qualitätsmanagement. Zeige auf, wie du zur Verbesserung der Servicequalität beitragen kannst und warum du gut ins Team passt.
Lebenslauf anpassen: Stelle sicher, dass dein Lebenslauf alle relevanten Erfahrungen und Qualifikationen hervorhebt, die für die Position wichtig sind. Achte darauf, dass du deine Kenntnisse in Prozessmanagement-Tools und deine Kommunikationsfähigkeiten deutlich machst.
Vollständige Unterlagen einreichen: Achte darauf, dass du alle geforderten Dokumente (Lebenslauf, Anschreiben und relevante Zeugnisse) vollständig und fristgerecht über das Bewerbungsportal einreichst. Überprüfe alles auf Vollständigkeit und Richtigkeit, bevor du die Bewerbung absendest.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei uni-assist e.V. vorbereitest
✨Verstehe die Anforderungen der Stelle
Mach dich mit den spezifischen Aufgaben und Anforderungen der Position vertraut. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten zu den geforderten Qualifikationen passen.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Beispiele aus deiner Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten im Prozessmanagement und Qualitätsmanagement demonstrieren. Diese Beispiele helfen dir, deine Kompetenzen während des Interviews klar zu kommunizieren.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Position eine adressatengerechte Kommunikation erfordert, übe, wie du komplexe Informationen einfach und verständlich erklären kannst. Achte darauf, sowohl auf Deutsch als auch, wenn möglich, auf Englisch zu kommunizieren.
✨Frage nach der Unternehmenskultur
Bereite Fragen vor, die dir helfen, mehr über die Unternehmenskultur und das Team zu erfahren. Dies zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, herauszufinden, ob die Werte von uni-assist mit deinen eigenen übereinstimmen.
