Referent und Leitung Management-Support-Team (m/w/d)

uni-assist e. V., die Arbeits- und Servicestelle für internationale Studienbewerbungen, ist ein von 150 deutschen Hochschulen und dem Deutschen Akademischen Austauschdienst (DAAD) getragener Verein zur Vorprüfung internationaler Studienbewerbungen. Wir bearbeiten mehr als die Hälfte des gesamten internationalen Bewerbungsaufkommens an deutschen Hochschulen - pro Jahr mehr als 350.000 Bewerbungen aus rund 190 Ländern. uni-assist prüft die formalen Voraussetzungen von ausländischen Bewerber:innen für den Zugang zu deutschen Hochschulen und ist so aktiv daran beteiligt, dass ausländische Studierende Wissen und Fähigkeiten generieren, um dies später mit ihrer Expertise in die Gestaltung der Zukunft auf nationaler bzw. internationaler Ebene einzubringen.

Zur Verstärkung unserer Geschäftsstelle suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt:

• Vollzeit (39,4 Std./Woche)
• Die Möglichkeit zur Teilzeit ab 35 Std./Woche ist gegeben.
• Vergütung nach TV-L (EG 11) unbefristet.

Das sind Deine Aufgaben:

• Erstellung von Analysen, Reports, Präsentationen und Statistiken zur Unterstützung der Gremien- und Geschäftsführungsarbeit durch stetiges Monitoring, das Ableiten von Abhängigkeiten und Konsequenzen sowie die Aufbereitung der Ergebnisse als Grundlage für interne Abstimmungen.
• Erstellung der Berichte an den Vorstand, Einholung von Kennzahlen, Fakten, Maßnahmenständen und fachlichen Beiträgen aus den relevanten Fachabteilungen sowie Bündelung, Konsolidierung und thematische Verdichtung der Zuarbeiten mit Fokus auf gremienspezifische Fragestellungen und Rückfragen.
• Abstimmungen der Beschlussvorlagen (inklusive Beschlussgegenstand, Entscheidungsvorschlag, Begründung, Darstellung von Auswirkungen in Abstimmung mit internen Stakeholdern) zwischen Vorstand, Geschäftsführung, Mitgliedshochschulen sowie internen Fachabteilungen, Koordinieren der Zuarbeiten und verbindliches Nachhalten ausstehender Beiträge.
• Koordination interner (Leitungskreis der Geschäftsstelle) und externer Anfragen (Vorstand – Verein) an die Geschäftsführung sowie Aufbereitung der Themen (Sachstand, Handlungsoptionen, Abhängigkeiten) als Grundlage für die weitere Bearbeitung durch die Geschäftsführung sowie Erstellung von Rede- und Präsentationsentwürfen und Sprechzetteln für die Geschäftsführung für interne und externe Termine.
• Sicherstellung der organisatorischen Rahmenbedingungen von Vorstandssitzungen und Mitgliederversammlungen (z. B. Terminierungen, Einladungen, Teilnahmemanagement, Raum und Technik, Unterlagenlauf, Koordination des Rahmenprogramms und interner Informationen).
• Durchführung bzw. Koordination von Projekten im Auftrag der Geschäftsführung (Projektplanung, Meilenstein- und Terminsteuerung, Anforderungsmanagement, Moderation von Abstimmungen, Fortschrittsmonitoring, Dokumentation von Arbeitsständen und Ergebnissen, Nachkontrolle der Umsetzung).
• Wahrnehmung des Schnittstellenmanagements in Projekten zwischen beteiligten Bereichen (z. B. Fachabteilungen, interne Beteiligungsgremien) inklusive Klärung von Voraussetzungen, Prämissen und Restriktionen sowie Zusammenführung der Beiträge zu konsistenten Umsetzungsvorschlägen.
• Organisation und inhaltliche Vorbereitung regelmäßiger Mitarbeitendenversammlungen (Koordination und Zusammenführung der Beiträge aus den Abteilungen, Termin- und Ablaufplanung) zur Freigabe durch die Geschäftsführung.
• Abstimmung sowie Nachbereitung von geschäftsstellenspezifischen Ergebnissen (u. a. Protokollierung von Beschlüssen und Arbeitsständen, Aufgaben- und Fristenverfolgung, Sicherstellen der Umsetzungsschritte) zu laufenden und neuen Projekten und deren Umsetzungsgrad.

Was wir von Dir erwarten:

• Ein abgeschlossenes Bachelorstudium oder Masterstudium einer einschlägigen Fachrichtung (z. B. Betriebswirtschaft, Politikwissenschaften, Verwaltungswissenschaften) oder vergleichbare Fähigkeiten und Kenntnisse.
• Fundierte Grundlagen im Wirtschaftsrecht – insbesondere im Bereich des allgemeinen Verwaltungsrechts für die Steuerung von Verwaltungsprozessen sowie interdisziplinäres Denken aus rechtlicher, wirtschaftlicher und politischer Perspektive.
• Kommunikations- und Präsentationsstärke sowie Diskretion im Umgang mit verschiedenen Ziel- und Anspruchsgruppen (Vorstand, Mitgliedshochschulen, Beiratsmitglieder, Kooperationspartner etc.).
• Ein hohes Maß an analytischen Fähigkeiten für wirtschaftswissenschaftliche Zusammenhänge sowie Erfahrungen im Bereich Marktanalysen und Organisationsmanagement.
• IT-Affinität und sehr gute EDV-Kenntnisse im Bereich MS Office, insbesondere Excel.
• Hervorragende Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Was wir Dir bieten:

• Eine unbefristete Vollzeitstelle mit flexiblen Arbeitszeiten.
• Eine Vergütung nach TV-L (EG 11).
• Eine Jahressonderzahlung nach den Vorgaben des TV-L sowie eine zusätzliche attraktive Altersvorsorge über die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL).
• Eine eigenverantwortliche Tätigkeit in einem offenen und wertschätzenden Team.
• Flexible Arbeitszeiten im Rahmen unserer Betriebsvereinbarung zur Arbeitszeit.
• Die Möglichkeit des mobilen Arbeitens an ein bis zwei Tagen in der Woche.
• Arbeitszeitkonto mit Gleitzeitrahmen.
• Einen zentralen und modernen Arbeitsplatz.
• Bei Interesse das Sportangebot von EGYM Wellpass.
• Ein vergünstigtes Jobticket auf Basis des Deutschlandtickets.

Haben wir Dein Interesse geweckt? Dann reiche bitte Deine vollständige schriftliche Bewerbung (Lebenslauf, Motivationsschreiben und relevante Zeugnisse) unter Angabe des frühestmöglichen Eintrittstermins bis zum 24.04.2026 ausschließlich über unser Bewerbungsportal ein. Bewerbungen, die uns auf anderem Wege erreichen, können wir leider nicht akzeptieren. Mehr Informationen über uns und unsere Arbeit erhältst Du auf uni-assist.de.

Für Rückfragen steht Dir Frau Saskia Antczack unter 49 (0)30 2016 46 024 zur Verfügung. Wir freuen uns darauf, Dich kennenzulernen! Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Behinderung sowie sexueller Orientierung. Eine vertrauliche Behandlung der eingegangenen Bewerbungen sichern wir zu. Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.