Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere das Büro und unterstütze Professor*innen in einem internationalen Umfeld.
- Unternehmen: Universität Bielefeld mit interdisziplinärem Studienangebot.
- Vorteile: Unbefristete Vollzeitstelle, 30 Tage Urlaub und flexible Arbeitszeiten.
- Weitere Informationen: Kollegiale Atmosphäre und zahlreiche Fortbildungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Linguistik und Literaturwissenschaft aktiv mit.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich und gute Spanischkenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 37800 - 46200 € pro Jahr.
In der Fakultät für Linguistik und Literaturwissenschaft ist die folgende Position zu besetzen:
Teamassistent*in / Office Manager*in (m/w/d) im Fremdsprachensekretariat
- Start: nächstmöglich
- Vollzeit
- Vergütung nach E7 TV-L
- unbefristet
Die Fakultät für Linguistik und Literaturwissenschaft bietet das größte, interdisziplinär geprägte Studien- und Forschungsangebot unter den Fakultäten der Universität Bielefeld. Zur Verstärkung unseres Teams ist in der Fakultät für Linguistik und Literaturwissenschaft eine Stelle als Teamassistent*in / Office Manager*in (m/w/d) im Fremdsprachensekretariat zu besetzen. Als Stelleninhaber*in sind Sie für bis zu vier Professor*innen und für deren zentralen Belange zuständig, die durch hohe Internationalität, Interkulturalität und Austausch geprägt sind. Informationen zur Fakultät, unseren Studiengängen u. a. finden Sie unter: https://www.uni-bielefeld.de/fakultaeten/linguistik-literaturwissenschaft/index.xml
Allgemeine Sekretariatsaufgaben (ca. 90 %), insbesondere:
- selbständige und verantwortungsvolle Büroorganisation des Sekretariats
- Unterstützung bei der Lehrveranstaltungsvorbereitung, u. a. Eintragungen ins eKVV
- Planung und Unterstützung bei der Durchführung der schriftlichen Prüfungen
- Erledigung von Korrespondenz sowie Auskunftserteilung auf telefonischen, postalischen oder elektronischen Kommunikationswegen
- Terminmanagement, Wiedervorlage, Postein- und -ausgang sowie Aktenführung
- diverse Schreibtätigkeiten (neben der allgemeinen Korrespondenz auch Aktenvermerke, Berichte, Protokolle, Synopsen etc.)
- Betreuung der Internetauftritte sowie Forschungs- und Publikationsdatenbanken der Arbeitsbereiche
- Unterstützung bei der Organisation von wissenschaftlichen Tagungen, Workshops, Kolloquien und
- Exkursionen sowie Betreuung der Gastwissenschaftler*innen
Mitarbeit in Finanzangelegenheiten und Drittmittelprojekten der Arbeitsbereiche (ca. 10 %), insbesondere:
- Ermittlung von Finanzbedarfen
- Überwachung des Mittelabflusses und der verfügbaren Mittel mittels SAP
- Erstellung einfacher Ausgabeübersichten
- Unterstützung in Beschaffungsangelegenheiten
Unser Angebot
- Vergütung nach E7 TV-L
- unbefristet
- Vollzeit
- interne und externe Fortbildungsmöglichkeiten
- Vielzahl von Gesundheits-, Beratungs- und Präventionsangeboten
- Vereinbarkeit von Familie und Beruf
- sicherer Arbeitsplatz
- fester Dienstort (Bielefeld) ohne Reisetätigkeit
- flexible Arbeitszeiten
- 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche und zusätzlich arbeitsfrei am 24.12. und 31.12.
- FlexWork: grundsätzliche Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Umfang abhängig vom konkreten Aufgabenfeld)
- Mitgliedschaft bei „FairNetzt“ -Sekretariatsnetzwerk der Universität Bielefeld für kollegialen Austausch und gemeinsame Aktivitäten
- gute Verkehrsanbindung
- betriebliche Zusatzversorgung (VBL)
- kollegiale Zusammenarbeit
- offene und angenehme Arbeitsatmosphäre
- spannende und abwechslungsreiche Tätigkeiten
- modernes Arbeitsumfeld mit digitalen Prozessen
- vielfältige Angebote (Mensa, Cafeteria, Restaurants, Uni-Shop, Geldautomatenetc.)
Das erwarten wir
- abgeschlossene Berufsausbildung in einem geeigneten verwaltungsbezogenen oder kaufmännischen Beruf (z. B. als Verwaltungsfachangestellte*r bzw. Angestelltenlehrgang I, Kauffrau*mann für Büromanagement)
- alternativ: sonstige abgeschlossene Ausbildung oder Qualifikation mit mehrjähriger geeigneter Berufserfahrung
- nachgewiesene Kenntnisse der spanischenSprache auf B2-Niveau des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens für Sprachen (z. B. Ausbildung zum*zur Fremdsprachenassistent*in oder zum*zur Fremdsprachensekretär*in, IHK-Zeugnis o. ä.)
- Aufgeschlossenheit gegenüber dem Wissenschaftsbetrieb
- Freude am Umgang mit unterschiedlichsten Personengruppen
- kooperativer und teamorientierter Arbeitsstil
- selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise
- sehr gute Kommunikationsfähigkeit
- Bereitschaft, sich in digitale Prozesse und Formate einzuarbeiten
Das wünschen wir uns
- gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Französischkenntnisse in Wort und Schrift
- Erfahrungen in der Führung eines Sekretariats
- Erfahrungen in der (Hochschul-)Verwaltung
- Kenntnisse in der Haushalts- und Drittmittelverwaltung
- SAP-Kenntnisse
Bewerbungsfrist: 22.10.2026
Kontakt
Melissa Schubert
melissa.schubert@uni-bielefeld.de
Anschrift
Universität Bielefeld
Melissa Schubert
Postfach 10 01 31
33501 Bielefeld
Die Universität Bielefeld ist für ihre Erfolge in der Gleichstellung mehrfach ausgezeichnet und als familienfreundliche Hochschule zertifiziert.Sie freut sich über Bewerbungen von Frauen. Dies gilt im besonderen Maße im wissenschaftlichen Bereich sowie in Technik, IT und Handwerk.Bewerbungen von geeigneten schwerbehinderten oder ihnen gleichgestellten behinderten Menschen sind ausdrücklich erwünscht.An der Universität Bielefeld werden Stellenbesetzungen auf Wunsch grundsätzlich auch mit reduzierter Arbeitszeitvorgenommen, soweit nicht im Einzelfall zwingende dienstliche Gründe entgegenstehen. als PDF öffnen
#J-18808-Ljbffr
Teamassistent*in / Office Manager*in (m/w/d) im Fremdsprachensekretariat in Bielefeld Arbeitgeber: Uni Bielefeld
Die Universität Bielefeld ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine offene und angenehme Arbeitsatmosphäre sowie flexible Arbeitszeiten bietet. Mit einem starken Fokus auf die Vereinbarkeit von Familie und Beruf, umfangreichen Fortbildungsmöglichkeiten und einer Vielzahl von Gesundheits- und Beratungsangeboten fördert die Fakultät für Linguistik und Literaturwissenschaft die persönliche und berufliche Entwicklung ihrer Mitarbeiter*innen. Zudem profitieren Sie von einem modernen Arbeitsumfeld und der Möglichkeit, in einem interdisziplinären Team zu arbeiten, das durch hohe Internationalität und Interkulturalität geprägt ist.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Teamassistent*in / Office Manager*in (m/w/d) im Fremdsprachensekretariat in Bielefeld erhalten könntest
✨Nutze die richtigen Plattformen
Für Jobs im öffentlichen Dienst sollten wir spezielle Jobportale wie Bund.de oder die Websites der Kommunen nutzen. Hier findest du oft die aktuellsten Stellenangebote, die nicht überall ausgeschrieben werden.
✨Sei bei Netzwerk-Events aktiv
Nimm an Karrieremessen und Informationsveranstaltungen teil, die speziell auf den öffentlichen Dienst ausgerichtet sind. Hier kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und direkt mit Entscheidern ins Gespräch kommen.
✨Verstehe den Auswahlprozess
Mach dich mit dem Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst vertraut! Oft gibt es mehrstufige Auswahlverfahren mit Assessment-Centern oder spezifischen Tests. Informiere dich im Voraus darüber, was dich erwartet.
✨Bewerbung direkt bei Uni Bielefeld
Wenn du auf der Website von Uni Bielefeld stöberst, findest du die besten Informationen zu aktuellen Ausschreibungen. Zögere nicht, dich direkt über unser Bewerbungsformular zu bewerben – das zeigt Initiative und Interesse!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Teamassistent*in / Office Manager*in (m/w/d) im Fremdsprachensekretariat in Bielefeld mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Setz auf strukturierte Lebensläufe!:Im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter Lebenslauf das A und O. Nutze die typischen Abschnitte wie Ausbildungsweg, Berufserfahrung und Weiterbildungen, um deinen Werdegang übersichtlich darzustellen. Das hilft den Entscheidern, sich schnell einen Überblick über deine Qualifikationen zu verschaffen.
Zeig deine Soft Skills!:Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills essenziell. Denke daran, in deinem Anschreiben Beispiele zu bringen, wie du Teamarbeit, Kommunikative Fähigkeiten oder Problemlösungsansätze in der Vergangenheit eingesetzt hast. Das hebt dich von anderen Bewerbungen ab!
Erläutere dein Motivation!:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du im öffentlichen Dienst arbeiten möchtest. Gib einen Einblick in deine Beweggründe und was du dir von der Vollzeitstelle bei Uni Bielefeld erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und dich mit der Stelle identifizieren kannst.
Achte auf die Formalitäten!:Der öffentliche Dienst legt großen Wert auf formale Anforderungen. Achte darauf, dass deine Bewerbung vollständig ist und alle geforderten Nachweise, wie Prüfungsergebnisse oder Zertifikate, beiliegen. Das gibt einen soliden Eindruck und signalisiert deine Sorgfalt.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Uni Bielefeld vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen des öffentlichen Dienstes
Mach dir bewusst, dass im öffentlichen Dienst oft spezifische Anforderungen an Fachwissen und gesetzliche Vorgaben gestellt werden. Informiere dich über aktuelle Gesetze oder Richtlinien, die für die Stelle relevant sind, damit du im Interview gezielt darauf eingehen kannst.
✨Bereite dich auf Fallstudien vor
In vielen Interviews im öffentlichen Dienst kommen gerne Fallstudien oder Situationsfragen zum Einsatz. Überleg dir Beispiele aus deiner Erfahrung, wo du Probleme gelöst hast, die mit den Herausforderungen im öffentlichen Sektor zu tun haben. Das zeigt deine praktische Denkweise!
✨Zeige deine Motivation für den öffentlichen Dienst
Im Vorstellungsgespräch ist es wichtig, deine Beweggründe für eine Tätigkeit im öffentlichen Dienst zu verdeutlichen. Sprich über deine Werte und wie diese mit den Zielen der öffentlichen Einrichtung übereinstimmen. Das wird dir helfen, eine emotionale Verbindung zu den Interviewern herzustellen.
✨Wende deine Soft Skills an
Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills besonders gefragt! Sei bereit, über deine Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Konfliktlösungsfähigkeiten zu sprechen. Beispiele aus früheren Erfahrungen, die diese Fähigkeiten belegen, können dir helfen, im Interview zu glänzen.
