Auf einen Blick
- Aufgaben: Sei die erste Anlaufstelle für Studierende und bearbeite ihre Anliegen.
- Unternehmen: Die Universität Mannheim ist eine der besten Hochschulen in Deutschland.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, 30 Tage Urlaub und ein familienfreundlicher Arbeitsplatz.
- Weitere Informationen: Dynamisches Umfeld mit vielen Weiterbildungsmöglichkeiten und einem tollen Team.
- Warum dieser Job: Gestalte das Studium von über 12.000 Studierenden aktiv mit und arbeite im Team.
- Qualifikationen: Ausbildung im Verwaltungsbereich und gute EDV-Kenntnisse sind von Vorteil.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 35000 - 45000 € pro Jahr.
Am Dezernat für Studienangelegenheiten der Universität Mannheim ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Teilzeitstelle beim ExpressService zu besetzen. Die Universität Mannheim ist eine der führenden Hochschulen in Deutschland mit derzeit rund 12.000 Studierenden an fünf Fakultäten. Das Studienbüro-Sekretariat mit StudierendenService gilt als zentrale Anlaufstelle aller Studierenden der Universität Mannheim zu allen Belangen des Studiums.
Eckdaten:
- Start: zum nächstmöglichen Zeitpunkt
- Befristung: bis voraussichtlich 31.01.2029
- Eingruppierung: E 6 TV-L BW
- Stunden/Woche: 29,63 Stunden
- Arbeitsort: Mannheim, Innenstadt L1,1
- Bewerbungsfrist: 09.08.2026
- Referenznummer: VP-477
Für unseren zentralen Studierenden-Service als Erstanlaufstelle der Universität Mannheim suchen wir eine engagierte und aufgeschlossene Persönlichkeit im Bereich Sekretariat und Sachbearbeitung (Express-Service). Wenn Sie gerne service- und kundenorientiert arbeiten, Freude am Umgang mit Studierenden sowie an der Unterstützung unserer Studierenden und Lehrenden im Verwaltungsalltag haben und gerne in einem motivierten Team mitwirken möchten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Die Stelle ist grundsätzlich teilbar und befristet bis zum 31.01.2029.
Ihre Aufgaben:
- Erstanlaufstelle aller Studierender der Universität Mannheim bei der Suche nach Ansprechpersonen für studienrelevante Anliegen
- Bearbeitung von studentischen Anliegen bzw. Anträgen (z. B. Rückmeldungen, Exmatrikulationen, Urlaubsanträgen, Notenauszüge) sowie Aushändigung und Entgegennahme von Dokumenten (vor Ort) während der Öffnungszeiten sowie per E-Mail/Video-Telefonie
- Mitarbeit bei der Pflege der Webseiten sowie der Erstellung von SocialMedia-Content
- Sekretariatsaufgaben (z. B. Bearbeitung der Post, Unterstützung der Sachbearbeitung in den Studienbüros)
Ihr Profil:
- Ausbildung zum/r Verwaltungsfachangestellten oder eine vergleichbare Ausbildung im mittleren nicht-technischen Verwaltungsdienst.
- Erfahrungen und Kenntnisse im Bereich der Hochschulverwaltung von Vorteil.
- Sehr gute Anwendungskenntnisse im EDV-Bereich (insbesondere mit Windows und Microsoft Office, Typo3).
- Affinität zu gängigen Social-Media-Plattformen insbesondere Instagram (kreative Fähigkeiten, visuelles Gespür, Kommunikationsgeschick insbesondere für Studierendenkommunikation).
- Serviceorientierung und Freundlichkeit insbesondere im Kontakt mit Studierenden und persönliche Belastbarkeit sowie Flexibilität im Umgang mit jungen Menschen.
- Bereitschaft zur Anwesenheit in der Dienststelle vor Ort (Telearbeit aufgrund der Frontoffice-Aufgaben nur nach Einarbeitung in geringem Umfang möglich).
- Sehr gute Deutschkenntnisse und mindestens gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
Unser Angebot:
- eine vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit;
- eine angenehme Arbeitsatmosphäre in einem engagierten Team;
- ein innovatives und attraktives universitäres Arbeitsumfeld;
- flexible Arbeitszeitmodelle (Gleitzeit) und 30 Tage Jahresurlaub;
- familienfreundlicher Arbeitsplatz in Innenstadtlage mit optimaler ÖPNV-Anbindung;
- vielfältige Angebote des Hochschulsports, der Fort- und Weiterbildung sowie des Gesundheitsmanagements;
- betriebliche Altersvorsorge für den öffentlichen Dienst.
Bewerbungen von Schwerbehinderten werden bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt. Die Universität Mannheim strebt in Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, die Erhöhung des Frauenanteils an und fordert daher entsprechend qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung über das Bewerbungsportal der Universität Mannheim bis zum 09.08.2026.
Für fachliche Fragen steht Ihnen Paula Anton unter paula.anton@uni-mannheim.de gerne zur Verfügung.
Die Informationen zur Erhebung von personenbezogenen Daten bei der betroffenen Person nach Artikel 13 DSGVO können der Homepage der Universität entnommen werden: www.uni-mannheim.de/datenschutz-beibewerbungen.
Die Rücksendung der eingereichten Unterlagen erfolgt nur bei gleichzeitiger Übersendung eines ausreichend frankierten Rückumschlags. Andernfalls werden sie nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens nach den Vorgaben des Datenschutzrechts vernichtet. Elektronische Bewerbungen werden entsprechend gelöscht. Bitte beachten Sie, dass eine Gefährdung der Vertraulichkeit und der unbefugte Zugriff Dritter bei einer Kommunikation per unverschlüsselter E-Mail nicht ausgeschlossen werden können.
Sekretariat & Sachbearbeitung (m/w/d) Arbeitgeber: Uni
Die Universität Mannheim bietet als eine der führenden Hochschulen in Deutschland ein inspirierendes Arbeitsumfeld, das auf akademische Exzellenz und kontinuierliche Verbesserung der Studien- und Forschungsmöglichkeiten ausgerichtet ist. Mit flexiblen Arbeitszeitmodellen, einer unbefristeten Anstellung im öffentlichen Dienst und einem engagierten Team von Fachleuten fördert die Fakultät für Sozialwissenschaften nicht nur die persönliche und berufliche Entwicklung ihrer Mitarbeiter, sondern auch eine inklusive und unterstützende Kultur, die Vielfalt schätzt und Frauen gezielt zur Bewerbung ermutigt.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Sekretariat & Sachbearbeitung (m/w/d) erhalten könntest
✨Zeige dein Engagement für den öffentlichen Dienst
Um im öffentlichen Dienst sichtbar zu werden, kannst du dich aktiv in lokalen politischen oder sozialen Organisationen engagieren. Das zeigt nicht nur dein Interesse, sondern auch deine Bereitschaft, etwas für die Gemeinschaft zu tun.
✨Netzwerke auf Fachveranstaltungen
Schau dir Veranstaltungen und Messen an, die speziell für den öffentlichen Dienst organisiert werden. Hier kannst du direkt mit Arbeitgebern und anderen Fachleuten ins Gespräch kommen – das kann dir einen entscheidenden Vorteil bei deiner Bewerbung verschaffen.
✨Nutze lokale Jobportale für Teilzeitstellen
Viele öffentliche Einrichtungen veröffentlichen Teilzeitstellen nicht nur auf großen Jobportalen, sondern auch auf regionalen Websites oder in lokalen Zeitungen. Halte also Ausschau nach spezifischen Plattformen in deiner Stadt oder deinem Bundesland.
✨Bewerbestrategie über unsere Website
Wenn du eine interessante Teilzeitstelle gefunden hast, empfehlen wir dir, dich direkt über unsere Website zu bewerben. Das erhöht deine Chancen und du erhältst möglicherweise schneller eine Rückmeldung von Uni.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Sekretariat & Sachbearbeitung (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeige dein Engagement für den öffentlichen Dienst:In deinem Anschreiben solltest du unbedingt hervorheben, warum dir der öffentliche Dienst am Herzen liegt. Das zeigt nicht nur deine Motivation, sondern auch, dass du die Werte und Missionen von Uni teilst. Denk darüber nach, welche relevanten Erfahrungen du bereits hast, und ziehe Parallelen zwischen deinen Fähigkeiten und den Zielen der Institution.
Hebe relevante Qualifikationen hervor:Stell sicher, dass du alle relevanten Zertifikate und Qualifikationen in deinem Lebenslauf aufführst. Im öffentlichen Dienst können spezifische Schulungen oder Fortbildungen entscheidend sein. Gehe durch deinen Werdegang und hake ab, was für die Position Sekretariat & Sachbearbeitung (m/w/d) bei Uni besonders wichtig sein könnte.
Flexibilität in der Teilzeit deutlich machen:Da es sich um eine Teilzeitstelle handelt, ist es wichtig, deine Verfügbarkeit klar zu kommunizieren. In deinem Lebenslauf oder Anschreiben kannst du angeben, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten du verfügbar bist. Das kann den Auswahlprozess erleichtern und zeigt, dass du flexibel und anpassungsfähig bist.
Nutze unsere Website für eine unkomplizierte Bewerbung:Vergiss nicht, dass die Bewerbung über unsere Website am einfachsten ist! Dort kannst du sicherstellen, dass alle Dokumente richtig formatiert und die benötigten Informationen vollständig sind. So steht deinem Weg zu Sekretariat & Sachbearbeitung (m/w/d) bei Uni nichts im Weg!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Uni vorbereitet
✨Vorbereitung auf strukturelle Fragen
Im öffentlichen Dienst sind Fragen zum Umgang mit gesetzlichen Vorgaben und öffentlichen Werten sehr wichtig. Bereite dich darauf vor, deine Ansichten zu Themen wie Transparenz und Integrität klar darzustellen und Beispiele aus deinem Werdegang, die diese Werte widerspiegeln, parat zu haben.
✨Vertraut mit der Organisation
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben und Leistungen von Uni. Warum bewirbst du dich speziell für diese Teilzeitstelle? Zeige dein Interesse an den spezifischen Projekten oder Initiativen, an denen das Unternehmen arbeitet und bring deine Ideen ein.
✨Flexibilität und Einsatzbereitschaft
Eine Teilzeitstelle im öffentlichen Dienst erfordert oft ein hohes Maß an Flexibilität. Sei bereit, über deine Verfügbarkeit zu sprechen und wie du in unterschiedlichen Situationen effektive Ergebnisse liefern kannst. Zeige, dass du bereit bist, dich den Bedürfnissen der Organisation anzupassen.
✨Beteilige dich aktiv im Gespräch
Im öffentlichen Dienst ist Teamarbeit entscheidend. Stelle während des Interviews Fragen, die zeigen, dass du an einer Zusammenarbeit interessiert bist, wie zum Beispiel: "Welchen Teamgeist schätzen Sie bei Uni?". So signalisierst du, dass du nicht nur Teil des Teams werden, sondern auch aktiv mitarbeiten möchtest.
