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Mitarbeiter/-in (w/m/d) im Institutsoffice - Assistenz (w/m/d) der Institutsleitung
Das Institut für Medizinische Informatik (Leitung: Prof. Dr. Rainer Röhrig und Prof. Dr.-Ing. Myriam Lipprandt) forscht und lehrt an der Schnittstelle von Medizin, Informatik und Regulatorik. Für die Organisation unseres Institutsoffice suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die als zentrale Anlaufstelle die Institutsleitung entlastet und die administrativen Prozesse des Instituts eigenständig steuert.
Arbeitszeit: 100 % der vollen tariflich vereinbarten Arbeitszeit (zzt. 38,5 Std./Woche), mit Möglichkeit zur Teilzeitbeschäftigung
Befristung: zunächst gemäß Teilzeit- und Befristungsgesetz §14 Satz 1 Abs. S.7. für 2 Jahre, eine Entfristung wird angestrebt
Einstieg: zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Vergütung: EG 8 (TV-L)
Ihre Aufgaben
- Sie steuern die Instituts- und Drittmittelkonten, überwachen Budgets und stimmen sich mit den zuständigen internen und externen Stellen ab
- Sie unterstützen die Institutsleitung organisatorisch und administrativ, einschließlich Termin-, Dienstreise- und Veranstaltungsmanagement
- Sie wirken bei Personal- und Finanzkalkulationen mit, verwalten Personalstellen und überwachen Vertrags-, Projekt- und Restlaufzeiten
- Sie begleiten Einstellungsverfahren und führen Personal-, Projekt- und Studienakten datenschutzkonform
- Sie koordinieren Beschaffungen und bearbeiten SAP-gestützte Bestellprozesse
- Sie übernehmen eigenständig die interne und externe Kommunikation sowie Korrespondenz
Ihr Profil
Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene mindestens dreijährige kaufmännische oder verwaltungsbezogene Berufsausbildung (z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/-r, Bankkauffrau/Bankkaufmann) oder eine vergleichbare Qualifikation.
Darüber hinaus bringen Sie folgende Kompetenzen mit:
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere Excel
- Idealerweise Erfahrung im Umgang mit SAP, vorzugsweise in den Modulen Finanzwesen und Beschaffung
- Sicherer Umgang mit digitalen Kollaborations- und Dokumentationswerkzeugen (z. B. Microsoft Teams, Zoom, Wiki-Systeme oder Dokumentenmanagementsysteme)
- Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Idealerweise Erfahrung in der administrativen Betreuung von Drittmittelprojekten sowie in der Budgetüberwachung
- Eine selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise sowie ausgeprägtes Organisationsgeschick und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
- Ein hohes Maß an Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Personal- und Finanzdaten
- Ausgeprägte Serviceorientierung, Kommunikationsstärke sowie Freude an der Zusammenarbeit im Team
Wir bieten...
- 30 Tage Urlaub/Jahr
- Mitarbeitende werben Mitarbeitende für verschiedene Berufsgruppen / Prämie von 3.000 Euro
- Überdurchschnittliche betriebliche Altersversorgung durch die VBL - wir peppen Ihre Rente auf!
- Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten - planen Sie mit uns Ihre Karriere - wir bieten Ihnen über 300 Möglichkeiten dazu an
- Entspannter Arbeitsweg - vergünstigtes ÖPNV-Ticket oder Parkplatz
- Familienfreundliche Unternehmenskultur:
- Betriebskindergarten, Kinderland
- flexible Arbeitszeitmodelle sowie
- vielfältige Beratungs- und Unterstützungsangebote zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch die Personalbetreuung
- Fit & Gesund - von Gesundheitsförderung bis Hochschulsport – wir haben alles für Sie
- Mit Corporate Benefits gibt's attraktive Rabatte beim Shoppen
- Eine Onboarding-App für neue Mitarbeitende
- Verlängerte Öffnungszeiten unseres Personalrestaurants
Unser stressfreier Bewerbungsprozess:
Schritt 1: Schnell und einfach bewerben - mit oder ohne Lebenslauf.
Schritt 2: Wir nehmen Kontakt auf und besprechen, ob wir noch weitere Unterlagen benötigen.
Schritt 3: Im persönlichen Gespräch lernen wir uns gegenseitig kennen.
Schritt 4: Wir haben ein Match - dann kommt das Vertragsangebot!
Schritt 5: Nach der Unterschrift starten wir mit dem Onboarding und organisieren alles für den ersten Arbeitstag.
Es gibt noch offene Fragen? Gerne trotzdem bewerben!
Wir beantworten alle Fragen in einem persönlichen Gespräch.
Wir freuen uns!
Mitarbeiter/-in (w/m/d) im Institutsoffice - Assistenz (w/m/d) der Institutsleitung in Aachen Arbeitgeber: Uniklinik RWTH Aachen
Das Universitätsklinikum RWTH Aachen ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine familienfreundliche Unternehmenskultur mit flexiblen Arbeitszeitmodellen und umfangreichen Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten bietet. Mit 30 Tagen Urlaub pro Jahr, einer überdurchschnittlichen betrieblichen Altersversorgung und einem engagierten Team von Mentoren, das neue Mitarbeitende unterstützt, schaffen wir ein Umfeld, in dem Sie Ihre Karriere aktiv gestalten können. Zudem profitieren Sie von attraktiven Rabatten und einem entspannten Arbeitsweg durch vergünstigte ÖPNV-Tickets oder Parkplätze.
