Auf einen Blick
- Aufgaben: Eigenverantwortliche Beschaffung und Koordination von Dienstleistungen am UKJ.
- Unternehmen: Universitätsklinikum Jena – ein stabiler öffentlicher Arbeitgeber.
- Vorteile: Gesundheitsmanagement, Team-Events und langfristige Perspektiven.
- Weitere Informationen: Offene Unternehmenskultur mit Raum für persönliche Weiterentwicklung.
- Warum dieser Job: Gestalte moderne Verwaltungsprozesse und arbeite in einem vielfältigen Team.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung im Einkauf wünschenswert.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 35000 - 45000 € pro Jahr.
Das sind Ihre Aufgaben im Überblick:
- Eigenverantwortliche Beschaffung und Koordination unterschiedlichster Dienstleistungen am UKJ — unter anderem für Forschung, Veranstaltungen, Entsorgung, Druck- und Postservices, Werkverträge oder Dolmetscherleistungen
- Beratung interner Bedarfsträger zu Beschaffungsprozessen sowie zu gesetzlichen und organisatorischen Rahmenbedingungen
- Selbstständige Bestellabwicklung im SAP-System unter Berücksichtigung des Thüringer Vergabegesetzes sowie verschiedener Bestellarten
- Steuerung und Nachverfolgung von Bestellprozessen — von der Auslösung bis zur vollständigen Leistungserbringung
- Eigenständige Kommunikation und Abstimmung mit Lieferanten, Dienstleistern und internen Fachbereichen
- Prüfung, Bearbeitung und Nachverfolgung eingehender Rechnungen in Zusammenarbeit mit Fachbereichen, Kostenstellenverantwortlichen und Drittmittelbereichen
- Verantwortung für strukturierte Rechnungs- und Dokumentationsprozesse im digitalen SAP-Umfeld
- Prüfung, Ablage und Monitoring von Verträgen inklusive Überwachung relevanter Vertragslaufzeiten
- Eigenverantwortliche Pflege, Verwaltung und Optimierung von Stammdaten, insbesondere Businesspartner- und Materialstammdaten
- Unterstützung bei Datenmigrationen, Qualitätssicherungen sowie SAP-bezogenen Testszenarien
- Erstellung und Weiterentwicklung von Prozessdokumentationen, Anwenderhandbüchern und Testberichten
- Mitarbeit an Projekten zur Weiterentwicklung administrativer Prozesse — insbesondere im Rahmen der SAP S/4HANA-Transformation
- Aktive Mitgestaltung effizienter, transparenter und zukunftsfähiger Verwaltungs- und Beschaffungsprozesse
Idealerweise verfügen Sie über diese fachliche Expertise:
- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung im Einkauf, in Verwaltungs-, Service- oder organisationsnahen Bereichen wünschenswert
- Sehr gute Anwenderkenntnisse in MS Office sowie SAP
- Kaufmännisch-wirtschaftliche und buchhalterische Fachkenntnisse
- Idealerweise Kenntnisse im Bestell-, Rechnungs- und Mahnwesen sowie in der Materialwirtschaft
- Verständnis für gesetzliche, organisatorische und vergaberechtliche Rahmenbedingungen im Beschaffungsumfeld
- Strukturierte, eigenverantwortliche und vorausschauende Arbeitsweise
- Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und Organisationsvermögen
- Souveräne Kommunikationsfähigkeit und professionelles Auftreten im Austausch mit internen und externen Ansprechpartner:innen
- Schnelle Auffassungsgabe sowie Fähigkeit, komplexe Prozesse sicher zu koordinieren
- Offenheit für digitale Veränderungen sowie Interesse an modernen SAP- und Prozesslandschaften
- Bereitschaft zur kontinuierlichen fachlichen Weiterbildung — insbesondere im Bereich Vergaberecht, Richtlinien und administrative Prozesse
- Interesse daran, moderne Verwaltungs- und Prozessstrukturen aktiv weiterzuentwickeln
Wir bieten noch mehr:
- Teamvielfalt mit gemeinsamer Haltung: Zusammenarbeit mit unterschiedlichsten Berufsgruppen und Charakteren – vereint durch Verantwortungsbewusstsein, Pragmatismus und ein großes Herz für den öffentlichen Auftrag des UKJ.
- Begegnung & Austausch im Alltag: Mehrere Cafeterien als soziale Treffpunkte für kurze Pausen, Austausch über Berufsgrenzen hinweg und kleine Auszeiten im Arbeitsalltag.
- Stabilität mit Sinn: Öffentlicher Arbeitgeber mit langfristiger Perspektive, klaren Strukturen und dem guten Gefühl, Teil von etwas gesellschaftlich Relevantem zu sein.
- Gesundheit & Wohlbefinden: Betriebliches Gesundheitsmanagement, Präventions- und Sportangebote sowie regelmäßige Team Events.
Die Eingruppierung erfolgt nach TV‑L in der Entgeltgruppe E8, bei Erfüllung der persönlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen.
Unabhängig von Herkunft, Alter, Geschlecht oder Behinderung – bei uns am Universitätsklinikum Jena sind Sie willkommen.
Sachbearbeiter - Service und Logistik (m/w/d) Arbeitgeber: Uniklinikum Jena
Das Universitätsklinikum Jena ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine vielfältige und inklusive Teamkultur fördert. Mit einem klaren Fokus auf die persönliche und berufliche Weiterentwicklung bietet das UKJ nicht nur stabile Arbeitsbedingungen im öffentlichen Dienst, sondern auch zahlreiche Gesundheits- und Sportangebote sowie regelmäßige Teamevents, die das Wohlbefinden der Mitarbeiter unterstützen. Hier haben Sie die Möglichkeit, aktiv an der Gestaltung zukunftsfähiger Verwaltungs- und Beschaffungsprozesse mitzuwirken und Teil eines bedeutenden gesellschaftlichen Auftrags zu sein.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Sachbearbeiter - Service und Logistik (m/w/d) erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Sachbearbeiter im Service und Logistik interessierst, zögere nicht, direkt mit dem Team in Kontakt zu treten. Frag nach, wie der Bewerbungsprozess aussieht und zeig dein Interesse!
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die bereits im UKJ arbeiten oder dort gearbeitet haben. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar eine Empfehlung aussprechen.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die aktuellen Projekte und Herausforderungen im Bereich Beschaffung und Logistik. Zeige, dass du die Prozesse verstehst und bereit bist, aktiv mitzugestalten.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert an die richtige Stelle gelangt. Wir freuen uns darauf, von dir zu hören!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Sachbearbeiter - Service und Logistik (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Verwende eine authentische Sprache und lass deine Persönlichkeit durchscheinen. Das macht deine Bewerbung einzigartig.
Pass auf die Details auf!:Achte darauf, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Rechtschreibfehler oder unklare Formulierungen können einen schlechten Eindruck hinterlassen. Lass jemanden drüberlesen, bevor du sie abschickst!
Beziehe dich auf die Stellenbeschreibung!:Schau dir die Anforderungen genau an und passe deine Bewerbung entsprechend an. Zeige, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zu den Aufgaben passen, die wir suchen. Das zeigt uns, dass du dich mit der Stelle auseinandergesetzt hast.
Bewirb dich über unsere Website!:Der einfachste Weg, um Teil unseres Teams zu werden, ist die Bewerbung über unsere Website. So stellst du sicher, dass deine Unterlagen direkt bei uns landen und wir sie schnell bearbeiten können.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Uniklinikum Jena vorbereitet
✨Verstehe die Anforderungen
Mach dich mit den spezifischen Aufgaben und Anforderungen des Sachbearbeiters im Service und Logistik vertraut. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten zu den genannten Punkten passen und bereite konkrete Beispiele vor.
✨SAP-Kenntnisse auffrischen
Da SAP ein zentraler Bestandteil der Stelle ist, solltest du deine Kenntnisse in diesem System auffrischen. Schau dir Tutorials an oder übe mit einer Testversion, um sicherzustellen, dass du während des Interviews kompetent über deine Erfahrungen sprechen kannst.
✨Kommunikationsfähigkeiten betonen
Bereite dich darauf vor, deine Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit erfolgreich mit internen und externen Partnern kommuniziert hast und sei bereit, diese Beispiele im Interview zu teilen.
✨Fragen zur Unternehmenskultur stellen
Zeige Interesse an der Unternehmenskultur des UKJ, indem du Fragen stellst. Informiere dich über die Teamvielfalt und die Werte des Unternehmens, um zu zeigen, dass du gut ins Team passt und die gemeinsame Haltung schätzt.
