Client Documentation Specialist

Mission

• Als Teil des Client Documentation-Teams ist der Client Documentation Specialist ein Schlüsselelement, um einen reibungslosen Dokumentenprozess zwischen den verschiedenen Abteilungen der Bank sicherzustellen, insbesondere bei Änderungen der Umstände.
• Die Qualität, Kohärenz und Genauigkeit der Kundendaten in den Systemen der Bank.
• Die Relevanz der Kundenanweisungen durch die Durchführung von Kontrollunterschriften.
• Eine effiziente Unterstützung der anderen Abteilungen der Bank und der Filialen.

Hauptverantwortlichkeiten

• Tägliches Geschäft: Überprüfung der von den Kunden erhaltenen Dokumentation bei Änderungen der Umstände eines bestehenden Kontos oder bei der Schließung eines Kontos und Überprüfung, ob diese den lokalen und internationalen Vorschriften (z.B. CDB20, Common Reporting Standards (CRS) und FATCA/QI-Regeln) sowie den Richtlinien und Verfahren der Bank entsprechen.
• Überprüfung, dass die Informationen, die von Wealth Management in die Systeme der Bank eingegeben werden, gemäß der unterzeichneten Dokumentation vollständig sind.
• Durchführung von 4-Augen-Kontrollen und regelmäßigen internen Kontrollen zur Sicherstellung der Einhaltung der Verfahren.
• Sicherstellung einer guten Servicequalität durch Bereitstellung von präzisem Feedback an Wealth Management zu Fehlern, fehlenden Dokumenten und zeitgerechter Beantwortung von Anfragen im Zusammenhang mit seinen/ihren Aufgaben.

Koordination und zentrale Kontaktstelle

• Brücke bauen und Synergien innerhalb des Client Documentation-Teams und anderer wichtiger Akteure (Recht, Compliance, IT…) schaffen/aufrechterhalten, um einen effizienten Informationsfluss zu gewährleisten.
• Als Geschäftspartner fungieren, indem er/sie seine/ihre Expertise und relevante Unterstützung den anderen Abteilungen der Bank (Wealth Management, Compliance, Recht…) zur Verfügung stellt, wenn erforderlich.
• Koordination der Bemühungen zur Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs in den Prozessen und ständige Suche nach Verbesserungen.
• Problemlösung und Zusammenarbeit erleichtern.
• Ein Umfeld schaffen, das auf Vertrauen, offener Kommunikation und kohäsivem Teamgeist basiert.

Projekte und Änderungsmanagement

• Über aktuelle Änderungen der Vorschriften informiert sein, die Bewertung interner Änderungen durchführen, mit den relevanten beteiligten Abteilungen und dem Team kommunizieren, diese umsetzen oder Projekte und Anfragen an die IT nach Bedarf starten.
• An Projekten teilnehmen, die das Team betreffen, sei es aufgrund neuer Vorschriften oder Initiativen der Bank, und an Workshops und Besprechungen teilnehmen, die von der Geschäftsleitung delegiert werden.
• Die anderen Teammitglieder nach Bedarf einbeziehen.
• Am Änderungsmanagement innerhalb des Teams teilnehmen, indem proaktiv über die verschiedenen Projekte kommuniziert wird und das Team bei der Veränderung begleitet wird.
• Sicherstellen, dass die Verfahren und Prozesse entsprechend aktualisiert und allen Beteiligten, einschließlich der Client Documentation-Teams in den verschiedenen Filialen, kommuniziert werden.

Ihr Profil

• Ausbildung: Bachelor-Abschluss.
• Erfahrung: Technische Fähigkeiten: Sicher im Umgang mit Microsoft-Tools, insbesondere Excel.
• Sprachen: Englisch ist erforderlich, Deutsch/Italienisch oder eine andere Sprache ist von Vorteil.
• Persönliche Fähigkeiten: Kundenorientierung, Neugier und gute zwischenmenschliche Fähigkeiten.
• Schweizer Wohnsitz erforderlich.

Kernkompetenzen

• Offenheit und Teamorientierung: Offen für die Ideen anderer sein. / Persönliche und Teaminteressen ausbalancieren. / Meinung und Kritik konstruktiv äußern.
• Innovation und Entwicklung: Gelegenheiten zur Verbesserung des Bestehenden suchen. / Kontinuierlicher Lernender sein. / Veränderungen mit einer positiven Einstellung annehmen.
• Professionelle Geschäftskultur: In 'Problem-Aktion-Ergebnisse'-Begriffen denken. / Den zusätzlichen Schritt gehen. / Proaktiv und motiviert sein. / Starke Kundenservice-Ethische zeigen. / Dauerhafte Kundenbeziehungen aufbauen.
• Qualität, interne & externe Vorschriften: Konsistent die internen & externen Vorschriften einhalten. / Gelegenheiten zur Verbesserung der Qualität in allen Aspekten des Arbeitsumfelds suchen.
• Analytische Fähigkeit: Fähigkeit, Verfahren zu assimilieren und umzusetzen. / Fähigkeit, Probleme zu identifizieren und strukturiert anzusprechen. / Fähigkeit, Prozessverbesserungen vorzunehmen. / Aufmerksamkeit für Details.
• Solide Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten: Fähigkeit, Aufgaben effizient basierend auf Prioritäten zu organisieren und unvorhergesehene Ereignisse antizipierend zu reagieren und Entscheidungen zu treffen.
• Kommunikation: Fähigkeit, Probleme über den richtigen Kanal und konstruktiv anzusprechen. / Fähigkeit, Einschränkungen und Chancen darzustellen. / Meinungen und Kritik konstruktiv äußern.
• Anpassungsfähigkeit: Fähigkeit, sich zu ändern, flexibel zu sein. / Qualitätsstandards trotz Zeitdruck aufrechterhalten.
• Teamgeist: Fähigkeit, proaktiv anderen zu helfen. / Fähigkeit, das gemeinsame Ziel zu erreichen.