Administration Coordinator RPO & BusinessSupport

Die unisite ag ist ein spezialisierter Dienstleister im Bereich Employer Branding und Talent Management. Wir unterstützen Unternehmen aus der Chemie-, Pharma-, Biotech-, Medical Device- und Life-Sciences-Industrie entlang des gesamten Rekrutierungsprozesses.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine zuverlässige, organisationsstarke und dienstleistungsorientierte Persönlichkeit. In dieser vielseitigen Funktion unterstützt du unsere RPO-Consultants und sorgst gleichzeitig dafür, dass die allgemeinen administrativen Abläufe innerhalb der unisite ag professionell und effizient funktionieren.

Administrative Unterstützung der RPO-Consultants und des operativen Tagesgeschäfts | 40–50 % | Region Basel

Als Administration Coordinator bildest du die organisatorische Drehscheibe zwischen unseren RPO-Consultants, Kandidatinnen und Kandidaten, Kunden sowie internen Ansprechpartnern. Du koordinierst Termine und Unterlagen, pflegst relevante Daten und übernimmst allgemeine administrative Aufgaben. Damit schaffst du die Grundlage für reibungslose Recruiting-Prozesse und einen gut organisierten Geschäftsalltag.

Deine Aufgaben:

• Du entlastest unsere Consultants bei organisatorischen und administrativen Aufgaben und unterstützt die zuverlässige Abwicklung laufender Kundenmandate.
• Du organisierst Interviews, Briefings, Kundenmeetings und interne Termine und stellst sicher, dass alle Beteiligten rechtzeitig über die notwendigen Informationen verfügen.
• Du erfasst und aktualisierst Kandidatendaten, Bewerbungsunterlagen und Prozessstatus im Bewerbermanagementsystem und achtest auf eine vollständige Dokumentation.
• Du unterstützt bei der Erstellung und Überarbeitung von Stellenprofilen, Inseraten, Kandidatendossiers, Präsentationen und weiteren Recruiting-Unterlagen.
• Du bist für organisatorische Anliegen eine freundliche und verbindliche Ansprechperson und übernimmst schriftliche sowie telefonische Korrespondenz.
• Du kümmerst dich um Ablage, Stammdaten, Bestellungen, Post, allgemeine Büroorganisation und weitere administrative Aufgaben im Tagesgeschäft.
• Du führst Pendenzen- und Statusübersichten, bereitest einfache Auswertungen vor und stellst eine hohe Daten- und Dokumentationsqualität sicher.
• Je nach Bedarf hilfst du bei internen Projekten, Präsentationen, dem Online-Auftritt oder weiteren organisatorischen Aufgaben mit.

Das bringst du mit:

• Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung in Administration, Assistenz, HR oder Recruiting ist von Vorteil, aber keine zwingende Voraussetzung.
• Du arbeitest strukturiert, exakt und zuverlässig, setzt Prioritäten richtig und behältst auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick.
• Du trittst freundlich, professionell und dienstleistungsorientiert auf und kommunizierst sicher mit unterschiedlichen Ansprechpartnern.
• Diskretion, Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und eine pragmatische Hands-on-Mentalität zeichnen dich aus.
• Du verfügst über sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse sowie einen sicheren Umgang mit MS Office; Französisch ist ein Plus.

Das erwartet dich bei uns:

• Eine abwechslungsreiche Supportfunktion mit Einblick in unterschiedliche RPO-Projekte, Recruitingprozesse und interne Abläufe.
• Direkte Zusammenarbeit mit erfahrenen Consultants und kurze, unkomplizierte Kommunikations- und Entscheidungswege.
• Ein klarer Verantwortungsbereich mit Raum für eigene Ideen und die aktive Mitgestaltung administrativer Prozesse.
• Die Möglichkeit, Deine Kompetenzen in Recruiting Administration, Projektkoordination und Business Support kontinuierlich auszubauen.

Nutze diese Möglichkeit, Einblick in spannende Projekte im Life-Sciences-Umfeld zu erhalten und aktiv im Recruiting mitzuwirken – wir freuen uns auf deine Bewerbung!