Finance and Budget Officer - P3

Mit delegierter Autorität des Exekutivdirektors und unter der Aufsicht des Leiters der Finanz- und Haushaltsabteilung ist der Stelleninhaber für die folgenden Aufgaben verantwortlich:

• Haushaltsmanagement
  • Vorbereitung und Pflege des Haushaltswerkzeugs für die Erstellung der ursprünglichen und überarbeiteten Biennialhaushalte.
  • Unterstützung des Abteilungsleiters bei der rechtzeitigen Vorbereitung, Konsolidierung und Einreichung des Biennialhaushalts des Instituts.
  • Überprüfung von Haushaltsvorschlägen und Bereitstellung von Empfehlungen zur Haushaltsfinalisierung, einschließlich der Analyse von Abweichungen zwischen genehmigten Haushalten und tatsächlichen Ausgaben.
  • Verwaltung und Überwachung der Mittel des Allgemeinen Fonds, Kostenpläne und Kostenrückgewinnungsmechanismen unter Gewährleistung der Einhaltung der Richtlinien zur vollständigen Kostenrückgewinnung, der Finanzvorschriften und -regeln der Vereinten Nationen sowie der festgelegten Richtlinien und Verfahren.
  • Bereitstellung von Informationen zu Haushaltsständen, Verpflichtungen, Ausgaben und nicht liquidierten Verpflichtungen zur Unterstützung eines effektiven Finanzmanagements und der Entscheidungsfindung.
  • Erstellung regelmäßiger Managementberichte und Abweichungsanalysen für den Abteilungsleiter zur Unterstützung der finanziellen Planung, Überwachung und Entscheidungen zur Mittelverwendung.
  • Fortlaufende Beratung und Anleitung des Programmteams zu Haushaltsverfügbarkeiten, zukünftigen Verpflichtungen, Ausgabenmanagement und den finanziellen Auswirkungen operativer Entscheidungen.
• Einnahmen- und Ausgabenmanagement
  • Entwicklung und Pflege von Prognosemechanismen zur Unterstützung von Ausgabenprognosen und Cash-Planung für das Institut.
  • Überwachung der tatsächlichen Ausgaben im Vergleich zum Haushalt des Allgemeinen Fonds, um sicherzustellen, dass die Ausgaben innerhalb der genehmigten Grenzen bleiben und Abweichungen für geeignete Korrekturmaßnahmen gemeldet werden.
  • Überwachung von Zuschussvereinbarungen, um die genaue Erfassung von Einnahmen gemäß den Vereinbarungsbedingungen sicherzustellen, sowie Überprüfung und Genehmigung verwandter Forderungstransaktionen.
  • Überwachung von Bargeldbeständen, Haushaltsnutzung und Zuweisungsbeständen sowie Beratung der Manager über Korrekturmaßnahmen, wo dies erforderlich ist, um ein solides Finanzmanagement sicherzustellen.
  • Unterstützung des Abteilungsleiters bei der Überprüfung von Zuschussvereinbarungen, um die Einhaltung der finanziellen Richtlinien, Vorschriften und Berichterstattungsanforderungen sicherzustellen.
• Kontoanalyse und -überwachung
  • Überprüfung und Abstimmung von Konten in regelmäßigen Abständen, um die Genauigkeit, Vollständigkeit und Integrität der in den verschiedenen Finanzmodulen des ERP-Systems erfassten Transaktionen sicherzustellen.
  • Unterstützung des Abteilungsleiters bei der Erstellung von Managementkonten und finanziellen Analysen zur Unterstützung der Leistungsüberwachung und Bereitstellung finanzieller Beratung für Programme und das obere Management.
  • Unterstützung des Abteilungsleiters bei der Überprüfung finanzieller Berichte aus verschiedenen Quellen, Identifizierung von Unregelmäßigkeiten, Diskrepanzen und problematischen Transaktionen sowie Sicherstellung deren zeitnaher Lösung.
  • Unterstützung des Abteilungsleiters bei der Sicherstellung, dass Buchhaltungs-, Berichts- und interne Kontrollsysteme effektiv arbeiten und dass alle relevanten Finanzunterlagen genau geführt werden.
  • Bereitstellung von Unterstützung für den Abteilungsleiter durch Beantwortung von Anfragen, Problemlösung und Empfehlung geeigneter Lösungen für finanzielle und buchhalterische Probleme.
  • Recherche und Analyse finanzieller und betrieblicher Informationen, die erforderlich sind, um auf Anfragen des Managements, Programmrequests, Spenderanfragen und Prüfungsbeobachtungen und -empfehlungen zu reagieren.
• Finanzberichterstattung
  • Vorbereitung und Überprüfung finanzieller Berichte für Spender über die Verwendung von Mitteln, um Genauigkeit und Einhaltung der Anforderungen und Vereinbarungen der Spender sicherzustellen.
  • Teilnahme am monatlichen und jährlichen Abschluss der Konten, einschließlich Beiträgen zur Erstellung der IPSAS-konformen Unternehmensfinanzberichte von UNITAR.
  • Unterstützung des Abteilungsleiters bei der Analyse finanzieller Daten und Bereitstellung von Kontoinformationen, die für die Erstellung von Finanzberichten und Managementberichten erforderlich sind.
  • Koordination mit Programmmanagern zur Mittelverwendung und Projektbilanzen sowie Erstellung finanzieller Berichte für Spender gemäß den vereinbarten Berichterstattungsanforderungen.
• Transaktionsunterstützung und Prozessverbesserung
  • Sicherstellung der Genauigkeit und Integrität der finanziellen Transaktionen, die gemäß den Finanzvorschriften und -regeln der Vereinten Nationen verarbeitet werden, und Pflege genauer Aufzeichnungen über finanzielle Buchungen und unterstützende Dokumentation.
  • Enge Zusammenarbeit mit Teammitgliedern und anderen Kollegen innerhalb der Abteilung, um die genaue und zeitnahe Bearbeitung von Zahlungen effizient und gemäß den festgelegten Verfahren sicherzustellen.
  • Servieren als Kontaktstelle für Mitarbeiter von UNITAR, UN-Agenturen und externen Partnern, indem Beratung und Anleitung zur Erleichterung der Verarbeitung finanzieller Transaktionen bereitgestellt werden.
  • Empfehlung und Implementierung von Verbesserungen der finanziellen Transaktionsprozesse zur Steigerung der Standardisierung, Effizienz und Effektivität.
  • Management von Prozessverbesserungs- und digitalen Entwicklungsinitiativen gemäß dem Arbeitsplan der Finanz- und Haushaltsabteilung.
• Allgemein
  • Übernahme anderer Aufgaben, die vom Abteilungsleiter und der Art der Stelle zugewiesen werden.
• Professionalität
  • Demonstration professioneller Kompetenz und Beherrschung der Prinzipien von Finanzen, Buchhaltung, Haushaltsplanung und Finanzmanagement, einschließlich der Anwendung von IPSAS, den Finanzvorschriften und -regeln der Vereinten Nationen sowie verwandten Richtlinien und Verfahren.
  • Stolz auf die Arbeit und die Erfolge; zeigt professionelle Kompetenz und Beherrschung des Fachgebiets; ist gewissenhaft und effizient bei der Erfüllung von Verpflichtungen, der Einhaltung von Fristen und dem Erreichen von Ergebnissen; wird von beruflichen und nicht persönlichen Anliegen motiviert; zeigt Ausdauer bei schwierigen Problemen oder Herausforderungen; bleibt in stressigen Situationen ruhig.
  • Übernahme von Verantwortung für die Berücksichtigung von Geschlechterperspektiven und die Gewährleistung der gleichberechtigten Teilnahme von Frauen und Männern in allen Arbeitsbereichen.
• Planung
  • Identifizierung von Prioritätsaktivitäten und -aufgaben mit minimaler Aufsicht; Anpassung der Prioritäten nach Bedarf; Zuweisung angemessener Zeit- und Ressourcenmengen zur Erledigung der Arbeit; Vorwegnahme von Risiken und Berücksichtigung von Eventualitäten bei der Planung; Überwachung und Anpassung von Plänen und Maßnahmen nach Bedarf; effiziente Nutzung der Zeit.
• Teamarbeit
  • Zusammenarbeit mit Kollegen zur Erreichung der organisatorischen Ziele. Stellt die Teamagenda über die persönliche Agenda.
  • Wertschätzung der Ideen und Expertise anderer; Bereitschaft, von anderen zu lernen.
  • Unterstützung und Handeln gemäß der endgültigen Gruppenentscheidung, auch wenn diese Entscheidungen möglicherweise nicht vollständig die eigene Position widerspiegeln.
  • Teilen von Anerkennung für die Teamleistungen und Akzeptanz gemeinsamer Verantwortung für die Schwächen des Teams.
• Kundenorientierung
  • Betrachtet alle, denen Dienstleistungen angeboten werden, als „Kunden“ und versucht, die Dinge aus der Sicht der Kunden zu sehen.
  • Aufbau und Pflege produktiver Partnerschaften mit Kunden durch Gewinnung ihres Vertrauens und Respekts.
  • Identifizierung der Bedürfnisse der Kunden und Zuordnung zu geeigneten Lösungen.
  • Überwachung laufender Entwicklungen innerhalb und außerhalb der Umgebung des Kunden, um informiert zu bleiben und Probleme vorherzusehen.
  • Hält die Kunden über Fortschritte oder Rückschläge bei Projekten informiert.
  • Einhalten von Fristen für die Lieferung von Produkten oder Dienstleistungen an den Kunden.
• Rechenschaftspflicht
  • Übernahme von Verantwortung für Aufgaben und konsequente Lieferung hochwertiger Ergebnisse innerhalb vorgegebener Fristen und Ressourcenbeschränkungen.
  • Sicherstellung der Einhaltung finanzieller Vorschriften, Richtlinien und interner Kontrollen, während die höchsten Standards von Integrität und Rechenschaftspflicht gewahrt werden.
  • Bereitstellung einer effektiven Aufsicht über delegierte Aufgaben, Unterstützung des Personals bei der Erreichung der erwarteten Ergebnisse und Übernahme der Verantwortung für die Leistung der Arbeitseinheit.
  • Anerkennung von Fehlern, sofortige Korrekturmaßnahmen und Förderung einer Kultur der Transparenz, Verantwortung und kontinuierlichen Verbesserung.
• Technologisches Bewusstsein
  • Auf dem Laufenden bleiben über technologische Entwicklungen, die für Finanz-, Haushalts- und Verwaltungsfunktionen relevant sind.
  • Verständnis der Anwendbarkeit und Einschränkungen von Technologie und aktive Suche nach Möglichkeiten zur Verbesserung von Geschäftsprozessen durch Automatisierung, Datenanalyse und digitale Lösungen.
  • Offenheit für Innovation, schnelle Anpassung an neue Systeme und Werkzeuge sowie kontinuierliche Entwicklung von Fähigkeiten zur effektiven Nutzung neuer Technologien.
• Bildung
  • Ein fortgeschrittener Universitätsabschluss (Master-Abschluss oder gleichwertig) in Finanzen, Buchhaltung, Betriebswirtschaft, öffentlicher Verwaltung oder einem verwandten Bereich von einer anerkannten Institution ist erforderlich.
  • Berufliche Zertifizierung als Certified Public Accountant (CPA), Chartered Accountant (CA) oder gleichwertige berufliche Buchhaltungsqualifikation ist wünschenswert.
• Erfahrung
  • Mindestens fünf Jahre fortschreitende verantwortliche Erfahrung in Finanzen, Buchhaltung und Haushaltsmanagement sind erforderlich.
  • Nachgewiesenes Wissen über die Finanzvorschriften und -regeln der UN und Erfahrung in der Anwendung der International Public Sector Accounting Standards (IPSAS) sind erforderlich.
  • Erfahrung mit Enterprise Resource Planning (ERP)-Systemen wie Oracle, SAP oder ähnlichen Plattformen ist erforderlich.
  • Fortgeschrittene Kenntnisse in MS Office-Anwendungen, insbesondere Excel, und gute Computerkenntnisse sind erforderlich.
  • Erfahrung in der Datenanalyse ist wünschenswert.
• Sprache
  • Fließende Englischkenntnisse sind erforderlich; Kenntnisse in Französisch sind wünschenswert. Kenntnisse einer weiteren offiziellen UN-Sprache sind von Vorteil.
• Besondere Hinweise
  • UNITAR setzt sich für die Erreichung von Vielfalt in Bezug auf Geschlecht, Nationalität und Kultur in der Belegschaft ein. Qualifizierte Frauen, Personen aus Minderheitengruppen, indigenen Gruppen und Menschen mit Behinderungen werden ermutigt, sich zu bewerben. Alle Bewerbungen werden streng vertraulich behandelt.
• Zusätzliche Informationen
  • Englisch und Französisch sind die beiden Arbeitssprachen von UNITAR. Bewerber aus unterrepräsentierten Regionen bei UNITAR wird Vorrang eingeräumt. Es gibt eine Probezeit von 12 Monaten.
• Überlegungen
  • Gemäß Artikel 101, Absatz 3, der Charta der Vereinten Nationen ist das vorrangige Kriterium für die Beschäftigung des Personals die Notwendigkeit, die höchsten Standards an Effizienz, Kompetenz und Integrität zu sichern. Kandidaten werden nicht für eine Anstellung bei den Vereinten Nationen in Betracht gezogen, wenn sie Verstöße gegen das internationale Menschenrecht, Verstöße gegen das internationale humanitäre Recht, sexuelle Ausbeutung oder sexuellen Missbrauch oder andere Verbrechen als geringfügige Verkehrsdelikte begangen haben oder wenn es vernünftige Gründe gibt zu glauben, dass sie an der Begehung eines dieser Taten beteiligt waren.
• Das Begriff „sexuelle Ausbeutung“ bedeutet jeden tatsächlichen oder versuchten Missbrauch einer Position der Verwundbarkeit, unterschiedlicher Macht oder Vertrauen, zu sexuellen Zwecken, einschließlich, aber nicht beschränkt auf monetäre, soziale oder politische Profite aus der sexuellen Ausbeutung eines anderen.
• Der Begriff „sexueller Missbrauch“ bedeutet die tatsächliche oder bedrohte körperliche Einwirkung von sexueller Natur, sei es durch Gewalt oder unter ungleichen oder zwanghaften Bedingungen.
• Es wird auf die Wichtigkeit der Rekrutierung des Personals auf einer möglichst breiten geografischen Basis geachtet.
• UNITAR ist eine Nichtraucherumgebung.