Finance and Budget Officer - P3

Mit delegierter Autorität des Exekutivdirektors und unter der Aufsicht des Leiters der Finanz- und Haushaltsabteilung ist der Stelleninhaber verantwortlich für die folgenden Aufgaben:

• Haushaltsmanagement
  • Vorbereitung und Pflege des Haushaltswerkzeugs zur Erstellung der ursprünglichen und überarbeiteten Biennialhaushalte.
  • Unterstützung des Abteilungsleiters bei der rechtzeitigen Vorbereitung, Konsolidierung und Einreichung des Biennialhaushalts des Instituts.
  • Überprüfung von Haushaltsvorschlägen und Bereitstellung von Empfehlungen zur Haushaltsfinalisierung, einschließlich der Analyse von Abweichungen zwischen genehmigten Haushalten und tatsächlichen Ausgaben.
  • Verwaltung und Überwachung der Mittel des Allgemeinen Fonds, Kostenpläne und Kostenrückgewinnungsmechanismen unter Gewährleistung der Einhaltung der Richtlinien zur vollständigen Kostenrückgewinnung, der Finanzvorschriften und -regeln der Vereinten Nationen sowie der festgelegten Richtlinien und Verfahren.
  • Bereitstellung von Informationen zu Haushaltsständen, Verpflichtungen, Ausgaben und nicht liquidierten Verpflichtungen zur Unterstützung eines effektiven Finanzmanagements und der Entscheidungsfindung.
  • Erstellung regelmäßiger Managementberichte und Abweichungsanalysen für den Abteilungsleiter zur Unterstützung der finanziellen Planung, Überwachung und Entscheidungen zur Mittelverwendung.
  • Fortlaufende Beratung und Anleitung des Programmteams zu Haushaltsverfügbarkeiten, zukünftigen Verpflichtungen, Ausgabenmanagement und den finanziellen Auswirkungen operativer Entscheidungen.
• Einnahmen- und Ausgabenmanagement
  • Entwicklung und Pflege von Prognosemechanismen zur Unterstützung von Ausgabenprognosen und Cash-Planung für das Institut.
  • Überwachung der tatsächlichen Ausgaben im Vergleich zum Haushalt des Allgemeinen Fonds, um sicherzustellen, dass die Ausgaben innerhalb der genehmigten Grenzen bleiben und Abweichungen für geeignete Korrekturmaßnahmen gemeldet werden.
  • Überwachung von Zuschussvereinbarungen, um die genaue Erfassung von Einnahmen gemäß den Vereinbarungsbedingungen sicherzustellen, sowie Überprüfung und Genehmigung verwandter Forderungstransaktionen.
  • Überwachung von Bargeldbeständen, Haushaltsnutzung und Zuweisungsbeständen sowie Beratung der Manager über erforderliche Korrekturmaßnahmen zur Gewährleistung eines soliden Finanzmanagements.
  • Unterstützung des Abteilungsleiters bei der Überprüfung von Zuschussvereinbarungen, um die Einhaltung der finanziellen Richtlinien, Vorschriften und Berichterstattungsanforderungen sicherzustellen.
• Kontoanalyse und -überwachung
  • Überprüfung und Abstimmung von Konten in regelmäßigen Abständen, um die Genauigkeit, Vollständigkeit und Integrität der in den verschiedenen Finanzmodulen des ERP-Systems erfassten Transaktionen sicherzustellen.
  • Unterstützung des Abteilungsleiters bei der Erstellung von Managementkonten und finanziellen Analysen zur Unterstützung der Leistungsüberwachung und Bereitstellung finanzieller Beratung für Programme und das obere Management.
  • Unterstützung des Abteilungsleiters bei der Überprüfung finanzieller Berichte aus verschiedenen Quellen, Identifizierung von Unregelmäßigkeiten, Diskrepanzen und problematischen Transaktionen sowie Sicherstellung deren zeitnaher Lösung.
  • Unterstützung des Abteilungsleiters bei der Gewährleistung der effektiven Funktionsweise von Buchhaltungs-, Berichts- und internen Kontrollsystemen sowie der genauen Pflege aller relevanten Finanzunterlagen.
  • Bereitstellung von Unterstützung für den Abteilungsleiter durch Beantwortung von Anfragen, Problemlösung und Empfehlung geeigneter Lösungen für finanzielle und buchhalterische Probleme.
  • Recherche und Analyse finanzieller und betrieblicher Informationen, die erforderlich sind, um auf Anfragen des Managements, Programmrequests, Spenderanfragen und Prüfungsbeobachtungen und -empfehlungen zu reagieren.
• Finanzberichterstattung
  • Vorbereitung und Überprüfung finanzieller Berichte für Spender zur Verwendung von Mitteln, um Genauigkeit und Einhaltung der Anforderungen und Vereinbarungen der Spender sicherzustellen.
  • Teilnahme an der monatlichen und jährlichen Abschlussbuchung, einschließlich Beiträgen zur Erstellung der IPSAS-konformen Unternehmensfinanzberichte von UNITAR.
  • Unterstützung des Abteilungsleiters bei der Analyse finanzieller Daten und Bereitstellung von Kontoinformationen, die für die Erstellung von Finanzberichten und Managementberichten erforderlich sind.
  • Koordination mit Programmmanagern zur Mittelverwendung und Projektbilanzen sowie Erstellung finanzieller Berichte für Spender gemäß den vereinbarten Berichterstattungsanforderungen.
• Transaktionsunterstützung und Prozessverbesserung
  • Sicherstellung der Genauigkeit und Integrität der finanziellen Transaktionen, die gemäß den Finanzvorschriften und -regeln der Vereinten Nationen verarbeitet werden, und Pflege genauer Aufzeichnungen über finanzielle Buchungen und unterstützende Dokumentation.
  • Enge Zusammenarbeit mit Teammitgliedern und anderen Kollegen innerhalb der Abteilung, um die genaue und zeitnahe Bearbeitung von Zahlungen effizient und gemäß den festgelegten Verfahren sicherzustellen.
  • Als Ansprechpartner für Mitarbeiter von UNITAR, UN-Agenturen und externen Partnern fungieren, indem Beratung und Anleitung zur Erleichterung der Bearbeitung finanzieller Transaktionen bereitgestellt werden.
  • Empfehlung und Implementierung von Verbesserungen der finanziellen Transaktionsprozesse zur Steigerung der Standardisierung, Effizienz und Effektivität.
  • Management von Prozessverbesserungs- und digitalen Entwicklungsinitiativen gemäß dem Arbeitsplan der Finanz- und Haushaltsabteilung.
• Allgemein
  • Andere Aufgaben ausführen, die vom Abteilungsleiter und der Art der Arbeit zugewiesen werden.
• Professionalität
  • Demonstriert berufliche Kompetenz und Beherrschung der Prinzipien von Finanzen, Buchhaltung, Haushaltsplanung und Finanzmanagement, einschließlich der Anwendung von IPSAS, den Finanzvorschriften und -regeln der Vereinten Nationen sowie verwandten Richtlinien und Verfahren.
  • Zeigt Stolz auf die Arbeit und die erzielten Ergebnisse; ist gewissenhaft und effizient bei der Erfüllung von Verpflichtungen, der Einhaltung von Fristen und dem Erreichen von Ergebnissen; ist motiviert durch berufliche und nicht persönliche Belange; zeigt Ausdauer bei schwierigen Problemen oder Herausforderungen; bleibt in stressigen Situationen ruhig.
  • Übernimmt Verantwortung für die Berücksichtigung von Geschlechterperspektiven und die Gewährleistung der gleichberechtigten Teilnahme von Frauen und Männern in allen Arbeitsbereichen.
• Planung & Organisation
  • Entwickelt klare Ziele, die mit den vereinbarten Strategien übereinstimmen; identifiziert prioritäre Aktivitäten und Aufgaben mit minimaler Aufsicht; passt Prioritäten nach Bedarf an; weist angemessene Zeit und Ressourcen für die Erledigung der Arbeit zu; sieht Risiken voraus und berücksichtigt Eventualitäten bei der Planung; überwacht und passt Pläne und Maßnahmen nach Bedarf an; nutzt die Zeit effizient.
• Teamarbeit
  • Arbeitet kollaborativ mit Kollegen zusammen, um organisatorische Ziele zu erreichen. Stellt die Teamagenda über die persönliche Agenda. Fordert Input an, indem er die Ideen und das Fachwissen anderer wertschätzt; ist bereit, von anderen zu lernen. Unterstützt und handelt gemäß der endgültigen Gruppenentscheidung, auch wenn diese Entscheidungen möglicherweise nicht vollständig die eigene Position widerspiegeln. Teilt die Anerkennung für die Erfolge des Teams und akzeptiert die gemeinsame Verantwortung für die Mängel des Teams.
• Kundenorientierung
  • Betrachtet alle, denen Dienstleistungen angeboten werden, als „Kunden“ und versucht, die Dinge aus der Sicht der Kunden zu sehen. Baut produktive Partnerschaften mit Kunden auf, indem er ihr Vertrauen und ihren Respekt gewinnt. Identifiziert die Bedürfnisse der Kunden und passt sie an geeignete Lösungen an. Überwacht laufende Entwicklungen innerhalb und außerhalb der Umgebung des Kunden, um informiert zu bleiben und Probleme vorherzusehen. Hält die Kunden über Fortschritte oder Rückschläge in Projekten informiert. Hält die Fristen für die Lieferung von Produkten oder Dienstleistungen an den Kunden ein.
• Verantwortung
  • Übernimmt Verantwortung für die eigenen Aufgaben und liefert konsequent qualitativ hochwertige Ergebnisse innerhalb der vorgegebenen Fristen und Ressourcenbeschränkungen. Gewährleistet die Einhaltung finanzieller Vorschriften, Richtlinien und interner Kontrollen, während die höchsten Standards von Integrität und Verantwortung aufrechterhalten werden. Bietet effektive Aufsicht über delegierte Aufgaben, unterstützt Mitarbeiter bei der Erreichung der erwarteten Ergebnisse und übernimmt Verantwortung für die Leistung der Arbeitseinheit. Erkennt Fehler an, ergreift umgehend Korrekturmaßnahmen und fördert eine Kultur der Transparenz, Verantwortung und kontinuierlichen Verbesserung.
• Technologisches Bewusstsein
  • Bleibt über technologische Entwicklungen im Zusammenhang mit Finanzen, Budget und administrativen Funktionen informiert. Versteht die Anwendbarkeit und Einschränkungen von Technologie und sucht aktiv nach Möglichkeiten zur Verbesserung von Geschäftsprozessen durch Automatisierung, Datenanalyse und digitale Lösungen. Zeigt Offenheit für Innovationen, passt sich bereitwillig neuen Systemen und Werkzeugen an und entwickelt kontinuierlich Fähigkeiten, um aufkommende Technologien effektiv zu nutzen.
• Bildung
  • Ein fortgeschrittener Universitätsabschluss (Master-Abschluss oder gleichwertig) in Finanzen, Buchhaltung, Betriebswirtschaft, öffentlicher Verwaltung oder einem verwandten Bereich von einer anerkannten Institution ist erforderlich. Eine professionelle Zertifizierung als Wirtschaftsprüfer (CPA), Chartered Accountant (CA) oder gleichwertige berufliche Buchhaltungsqualifikation ist wünschenswert.
• Erfahrung
  • Mindestens fünf Jahre fortschreitende verantwortliche Erfahrung in Finanzen, Buchhaltung und Haushaltsmanagement sind erforderlich. Nachgewiesenes Wissen über die Finanzvorschriften und -regeln der UN sowie Erfahrung in der Anwendung der International Public Sector Accounting Standards (IPSAS) sind erforderlich. Erfahrung mit Enterprise Resource Planning (ERP)-Systemen wie Oracle, SAP oder ähnlichen Plattformen ist erforderlich. Fortgeschrittene Kenntnisse in MS Office-Anwendungen, insbesondere Excel, und gute Computerkenntnisse sind erforderlich. Erfahrung in der Datenanalyse ist wünschenswert.
• Sprache
  • Fließende Englischkenntnisse sind erforderlich; Kenntnisse in Französisch sind wünschenswert. Kenntnisse einer weiteren offiziellen UN-Sprache sind von Vorteil.
• Besondere Hinweise
  • UNITAR setzt sich für die Erreichung von Vielfalt in Bezug auf Geschlecht, Nationalität und Kultur ein. Qualifizierte Frauen, Personen aus Minderheitengruppen, indigenen Gruppen und Menschen mit Behinderungen werden ermutigt, sich zu bewerben. Alle Bewerbungen werden streng vertraulich behandelt.
• Zusätzliche Informationen
  • Englisch und Französisch sind die beiden Arbeitssprachen von UNITAR. Bewerber aus unterrepräsentierten Regionen bei UNITAR wird Vorrang eingeräumt. Es gibt eine Probezeit von 12 Monaten.
• Überlegungen
  • Gemäß Artikel 101, Absatz 3, der Charta der Vereinten Nationen ist das vorrangige Kriterium für die Beschäftigung des Personals die Notwendigkeit, die höchsten Standards an Effizienz, Kompetenz und Integrität zu sichern. Kandidaten werden nicht für eine Anstellung bei den Vereinten Nationen in Betracht gezogen, wenn sie gegen internationales Menschenrecht, internationales humanitäres Recht, sexuelle Ausbeutung oder sexuellen Missbrauch verstoßen haben oder wenn es vernünftige Gründe gibt zu glauben, dass sie an der Begehung eines dieser Taten beteiligt waren. Der Begriff „sexuelle Ausbeutung“ bedeutet jeden tatsächlichen oder versuchten Missbrauch einer Position der Verwundbarkeit, der unterschiedlichen Macht oder des Vertrauens zu sexuellen Zwecken, einschließlich, aber nicht beschränkt auf, monetäre, soziale oder politische Vorteile aus der sexuellen Ausbeutung eines anderen. Der Begriff „sexueller Missbrauch“ bedeutet die tatsächliche oder angedrohte physische Einwirkung sexueller Natur, sei es durch Gewalt oder unter ungleichen oder zwangsweisen Bedingungen.
• Die Bedeutung der Rekrutierung des Personals auf so breiter geografischer Basis wie möglich wird gebührend berücksichtigt. UNITAR ist ein rauchfreies Umfeld.