Executive Associate [Open to internal and external applicants]

Tiered Ansatz
Im Einklang mit dem Engagement zur Sicherstellung der Kapazität und Unterstützung des bereits in der Organisation befindlichen Personals werden die meisten UNDP UNCDF/UNV-Stellenangebote über einen gestuften Bewerbungsprozess ausgeschrieben, wobei:
Tier 0: UNDP/UNCDF/UNV IP-Mitarbeiter mit unbefristeten (PA) und befristeten (FTA) Verträgen, deren Stellen 2026 abgeschafft oder deren Verträge gekündigt oder nicht verlängert werden.
Tier 1: Andere UNDP/UNCDF/UNV-Mitarbeiter mit unbefristeten (PA) und befristeten (FTA) Verträgen.
Tier 2: UNDP/UNCDF/UNV-Mitarbeiter mit befristeten Verträgen (TA), Personal mit regulären PSA-Verträgen sowie Experten und Spezialisten von UN-Volontären.
Tier 3 oder kein Tier angegeben: Alle anderen Vertragsarten von UNDP/UNCDF/UNV und anderen Agenturen sowie andere externe Kandidaten. Bitte beachten Sie die im Stellenangebot angegebenen Tier(s) und stellen Sie sicher, dass Sie die Berechtigung zur Bewerbung erfüllen.

Hintergrund
Das Büro für Managementdienste (BMS) ist das zentrale Betriebsbüro in UNDP, das die Organisation bei der Bereitstellung von Managementdiensten unterstützt. BMS bietet auf der Grundlage der Bedürfnisse der Kunden, der Benutzererfahrung, solider Analysen und eines risikoinformierten Ansatzes politische, beratende und transaktionale Dienstleistungen und Lösungen an, um vollständig integrierte Entwicklungslösungen zu liefern. Dabei hält BMS Schritt mit den sich entwickelnden Bedürfnissen und Erwartungen der Entwicklungspartner und internationalen Best Practices, indem es die Geschäftsabläufe stärkt und innoviert.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten
Unter der direkten Aufsicht des stellvertretenden Direktors von BMS arbeitet der Executive Associate in enger Zusammenarbeit mit der BMS-Direktion, dem BMS-Personal und Mitarbeitern aus UNDP, dem UN-Sekretariat, UN-Agenturen, Programmen, Fonds, ständigen Missionen der Mitgliedstaaten und anderen externen Parteien, um die Rolle von BMS zu unterstützen. UNDP verfolgt einen Portfolioansatz, um sich ändernde Geschäftsbedürfnisse zu berücksichtigen und Verbindungen zwischen Interventionen zu nutzen, um seine strategischen Ziele zu erreichen. Daher wird von UNDP-Personal erwartet, dass sie in multidisziplinären Teams über Einheiten, Funktionen, Teams und Projekte hinweg zusammenarbeiten, um die horizontale Zusammenarbeit zu fördern und zu ermöglichen.

• Sicherstellung einer effektiven und effizienten Funktionsweise des Büros des stellvertretenden Direktors von BMS, einschließlich der Pflege des Kalenders, der Kontakte mit hochrangigen Besuchern, der Vereinbarung von Terminen und Besprechungen sowie der Protokollführung.
• Vorbereitung hochwertiger Briefingmaterialien für den stellvertretenden Direktor von BMS.
• Management der Dienstreisen und Vertretungspläne des stellvertretenden Direktors von BMS.
• Bereitstellung effektiver Kommunikationsunterstützung für das Büro.
• Durchführung effizienter Betriebsunterstützung für die BMS-Direktion.
• Förderung des Wissensaufbaus und des Managements.

Erforderliche Fähigkeiten und Erfahrungen
Bildung: Sekundarschulbildung mit spezialisierter Sekretariatsausbildung ist erforderlich. Ein Hochschulabschluss (Bachelor-Abschluss) in Sozialwissenschaften, Management, Betriebswirtschaft, öffentlicher Verwaltung, Finanzen oder einem gleichwertigen Bereich wird berücksichtigt, ist jedoch keine Voraussetzung. Spezialisierte Protokollausbildung ist wünschenswert.

Erfahrung: Mindestens 6 Jahre (bei Sekundarschulbildung) oder 3 Jahre (bei Bachelor-Abschluss) verantwortungsvoller sekretarieller, administrativer oder programmbezogener Erfahrung auf nationaler oder internationaler Ebene sind erforderlich. Erfahrung im Umgang mit Bürogeräten und Bürosoftwarepaketen (MS Word, Excel, Teams, Zoom usw.) ist erforderlich. Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit webbasierten Managementsystemen (z. B. Quantum/Oracle Cloud) sind wünschenswert. Vorherige Erfahrung als Executive Associate ist wünschenswert.

Sprachen: Fließende Englischkenntnisse sind erforderlich. Kenntnisse einer weiteren UN-Sprache sind wünschenswert.

Chancengleichheit
Als Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet, schätzt UNDP Vielfalt als Ausdruck der Vielzahl von Nationen und Kulturen, in denen wir tätig sind, und ermutigt qualifizierte Bewerber aus allen Hintergründen, sich für Stellen in der Organisation zu bewerben. Unsere Einstellungsentscheidungen basieren auf Verdiensten und Eignung für die Rolle, ohne Diskriminierung.

Probezeit
Für alle neuen UNDP-Befristungen (FTA), einschließlich für Mitarbeiter, die im Rahmen des Inter-Organisationsabkommens über die Übertragung, Abordnung oder Ausleihe von Personal zu UNDP wechseln, ist die Fortsetzung der Anstellung über die ersten 12 Monate hinaus von der erfolgreichen Absolvierung einer Probezeit abhängig.