Security Admin Associate [Open to EU & EFTA nationals]

Diese Stelle steht UNDP/UNCDF/UNV-Mitarbeitern mit unbefristeten (PA) und befristeten (FTA) Verträgen aller Nationalitäten offen. Andere Bewerber müssen Staatsangehörige eines EU-Mitgliedstaates, Islands, Liechtensteins, Norwegens oder der Schweiz sein.

Hintergrund: UNDP arbeitet in etwa 170 Ländern und Gebieten, um Armut zu beseitigen, Ungleichheiten und Ausgrenzung zu verringern und Resilienz aufzubauen, damit Länder Fortschritte nachhaltig sichern können. Als Entwicklungsagentur der UN spielt UNDP eine entscheidende Rolle dabei, Ländern zu helfen, die Ziele für nachhaltige Entwicklung zu erreichen. Unsere Mitarbeiter sind durch einen gemeinsamen Aufruf zum Handeln vereint: eine gerechtere und inklusivere Welt für Bedürftige durch nachhaltige Entwicklung zu schaffen.

Das Büro für Managementdienste (BMS) ist das zentrale Büro, das mit der Entwicklung von Unternehmensstrategien, -richtlinien, -werkzeugen und -systemen in wichtigen bereichsübergreifenden Managementbereichen betraut ist. Das UNDP-Sicherheitsbüro ist verantwortlich für die Bereitstellung von Leitlinien, Ratschlägen und Unterstützung für die Organisation in Bezug auf Sicherheitsrisikomanagementaktivitäten, die nicht direkt von UNDSS verwaltet werden. Das UNDP-Sicherheitsbüro (SO) hat die Aufgabe, strategische Sicherheitsinformationsprozesse, Sicherheitsschulungen, Richtlinienentwicklung, spezielle Kommunikationsmaßnahmen, Krisenreaktion und Compliance-Überwachung zu koordinieren und zu verwalten.

Positionszweck: Unter der allgemeinen Aufsicht und Anleitung des Managementspezialisten für Sicherheit unterstützt der Sicherheitsassistent die Gesamtverwaltung der sicherheitsbezogenen Verwaltungsdienste sowie die Verwaltung und Durchführung von Prozessen, um eine hohe Qualität und Genauigkeit der Arbeit innerhalb des Sicherheitsbüros sicherzustellen. Der Stelleninhaber bietet auch exekutive Unterstützung für den Direktor des Sicherheitsbüros (SO) und Sicherheits- sowie logistische Unterstützung für alle Teammitglieder des SO, einschließlich der regionalen Sicherheitsberater und deren Teams.

Der Sicherheitsassistent fördert einen kunden-, qualitäts- und ergebnisorientierten Ansatz, während er wichtige Sicherheitsunterstützungsfunktionen ausführt. Der Stelleninhaber arbeitet eng mit dem Personal des Sicherheitsbüros in der Zentrale und im Feld, mit dem Betriebs-, Verwaltungs- und Reisepersonal in den CO und HQ zusammen, um eine konsistente Servicebereitstellung sicherzustellen.

Wichtige Aufgaben und Verantwortlichkeiten:

• Bereitstellung effizienter Sicherheitsadministrativer Unterstützung: Durchführung von Recherchen zu technischen Spezifikationen von Sicherheitslösungen, die von den Landesbüros benötigt werden, einschließlich Kommunikationsausrüstung (Satelliten-, VHF-, UHF- und HF-Funkgeräte), gepanzerte Fahrzeuge und persönliche Schutzausrüstung. Unterstützung bei der Organisation und Koordination von Sendungen von Sicherheitsausrüstung und Zollabfertigung, Unterstützung bei der Vorbereitung aller erforderlichen Dokumente für UNDP-Sendungen (empfangen/gesendet). Kontaktaufnahme und Nachverfolgung mit den Landesbüros, um sicherzustellen, dass die jeweiligen Büros rechtzeitig Genehmigungen der Regierung erhalten und notwendige Vorkehrungen für den Empfang von Sendungen treffen. Organisation der administrativen Akten des Sicherheitsbüros zur Gewährleistung von Konsistenz und Vollständigkeit. Erstellung und Pflege elektronischer und papierbasierter Akten, einschließlich Speicherung, Abruf und Entsorgung gemäß den Richtlinien und Verfahren für das Dokumentenmanagement und die Archivierung. Pflege einer aktuellen Datenbank mit Kontaktdaten für alle UNDP-Sicherheitskräfte sowie für die Sicherheitsansprechpartner der Agentur in den Ländern. Allgemeine administrative Unterstützung für Vorgesetzte bereitstellen.
• Bereitstellung von Sicherheitsbetriebsunterstützung: Unterstützung bei der Pflege und Aktualisierung relevanter Sicherheitsdokumente. Recherche innovativer Sicherheitslösungen zur Unterstützung der UNDP-Operationen weltweit. Unterstützung bei der Überprüfung von Sicherheitsvorfällen, die UN-Personal, Büros und Vermögenswerte betreffen. Pflege von Aufzeichnungen und Dokumentationen im Zusammenhang mit Sicherheitsoperationen. Pflege der Datenbank und Verfolgung genehmigter länderspezifischer Sicherheitsdokumente, wie z.B. lokal geteilte Sicherheitsbudgets.
• Unterstützung im Bereich Beschaffung und Asset-Management: Unterstützung beim Empfang, der Inspektion und der Überprüfung aller eingehenden Sicherheitsausrüstungen, Möbel und Vorräte sowie Planung der Lieferungen an die Nutzer. Gewährleistung einer ordentlichen Lagerhaltung, Schutz und Kontrolle der Bewegungen von Sicherheitsvermögen zu/von Lagerräumen. Durchführung von Tests und Wartung der Sicherheitsausrüstung, um diese in gutem Zustand zu halten. Unterstützung der halbjährlichen Überprüfung des physischen Inventars durch Überprüfung der Genauigkeit der Aufzeichnungen und des Standorts des Eigentums. Überwachung der Entsorgung von Gegenständen und der Genauigkeit der Bestandsdaten, sowohl in der Zentrale als auch in den Feldbüros, was die Sicherheitsausrüstung betrifft. Pflege und Gewährleistung der fortlaufenden Genauigkeit des Protokolls der SO-Vermögenswerte/Gegenstände, die in der Zentrale und im Feld eingesetzt werden. Verwaltung der Bereitstellung zuverlässiger und qualitativ hochwertiger Büromaterialien.
• Reiseverwaltung: Dient als Ansprechpartner für Reisefragen im Sicherheitsbüro, einschließlich der Koordination von Genehmigungen für Feldmissionen. Pflege eines Reiseprotokolls für alle Mitarbeiter des Sicherheitsbüros weltweit. Organisation von Reisen und Vorbereitung von Reiseanträgen. Agiert als Reiseverarbeiter für Reisen, die vom Sicherheitsbüro finanziert werden, einschließlich offizieller Dienstreisen des SO-Personals zur Teilnahme an Sicherheitsschulungen. Sicherstellung der rechtzeitigen Vorbereitung von Reisechecklisten und Spesenabrechnungen, Nachverfolgung der Reisenden bezüglich der rechtzeitigen Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen und Abschluss von Reiseanträgen. Überwachung des Reisemanagement-Dashboards und Sicherstellung, dass die Mitglieder des SO-Teams fristgerecht Reiseanträge einreichen und abschließen, Beratung der CO-Verwaltung zur Abstimmung der Reisekosten für entsandtes Personal. Unterstützung bei der Bearbeitung von Anfragen für Visa/UNLPs.
• Unterstützung für Schulungen und Wissensmanagement: Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von Schulungskursen zu Sicherheitsbewusstsein und -vorbereitung, wie erforderlich. Briefing/Debriefing der Mitarbeiter des Sicherheitsbüros zu logistischen und operationellen Angelegenheiten. Dient als Ansprechpartner für Reisen zur Schulung von UNDP-Personal zu Sicherheitsschulungen, die vom Sicherheitsbüro finanziert werden, Koordination der Genehmigung und Sicherstellung, dass die Reisen den Richtlinien für Reisen zu Schulungen entsprechen. Bereitstellung logistischer Unterstützung für Schulungen und Workshops, die vom Sicherheitsbüro organisiert werden. Der Stelleninhaber führt andere Aufgaben innerhalb seines Funktionsprofils aus, die für das effiziente Funktionieren des Büros und der Organisation als notwendig erachtet werden.

Aufsicht/Managementverantwortung: Keine

Kerntugenden:

• Ergebnisse erzielen: PLANEN und ÜBERWACHEN der eigenen Arbeit, Aufmerksamkeit für Details, qualitativ hochwertige Arbeit bis zur Frist liefern.
• Kreativ denken: Offen für kreative Ideen/bekannte Risiken, pragmatischer Problemlöser, Verbesserungen vornehmen.
• Kontinuierlich lernen: Offen und neugierig, Wissen teilen, aus Fehlern lernen, um Feedback bitten.
• Agil anpassen: Sich an Veränderungen anpassen, konstruktiv mit Unklarheiten/Unsicherheiten umgehen, flexibel sein.
• Entschlossen handeln: Antrieb und Motivation zeigen, ruhig in schwierigen Situationen agieren, selbstbewusst sein.
• Engagieren und Partnerschaften bilden: Mitgefühl/Verständnis gegenüber anderen zeigen, positive Beziehungen aufbauen.
• Diversität und Inklusion ermöglichen: Unterschiede schätzen/respektieren, sich der unbewussten Vorurteile bewusst sein, Diskriminierung konfrontieren.

Querschnitts- und technische Kompetenzen:

• Sicherheitsdienste - Politikwissen und -umsetzung: Kenntnisse der Sicherheitsrichtlinien und die Fähigkeit, diese auf strategische und/oder praktische Situationen anzuwenden.
• Sicherheitsdienste - Sicherheitsinformationsmanagement: Analytische Fähigkeiten zur Verarbeitung vielfältiger Sicherheitsinformationen und Entwicklung von Empfehlungen.
• Geschäftsmanagement: Kundenzufriedenheit/Kundenmanagement: Fähigkeit, zeitnah und angemessen mit einem Gefühl der Dringlichkeit zu reagieren, konsistente Lösungen zu bieten und zeitnahe und qualitativ hochwertige Ergebnisse und/oder Lösungen zu liefern, um die tatsächlichen Bedürfnisse der Kunden zu erfüllen und zu verstehen. Beiträge zur Entwicklung der Kundenservicstrategie leisten. Möglichkeiten suchen, um über die unmittelbaren Anfragen der Kunden hinaus Wert hinzuzufügen. Fähigkeit, die bevorstehenden Bedürfnisse und Bedenken des Kunden vorherzusehen.
• Verwaltung und Betrieb - Dokumenten- und Aufzeichnungsmanagement: Gesamtmanagement von Dokumenten (papierbasiert oder elektronisch), Registrierung und Aufbewahrungspolitik, einschließlich Speicherung und Archivierung.
• Verwaltung und Betrieb - Reisepolitik und -verfahren: Kenntnisse der Reisepolitik und -verfahren; Fähigkeit, die Reisepolitik, die Mitarbeiterregeln, administrative Rundschreiben und finanzielle Vorschriften und Regeln zu reisebezogenen Angelegenheiten zu interpretieren.
• Geschäftsrichtung und Strategie - Effektive Entscheidungsfindung: Entscheidungen zeitnah und effizient im Einklang mit der eigenen Autorität, dem Fachgebiet und den Ressourcen treffen und dabei potenzielle breitere Auswirkungen berücksichtigen.

Erforderliche Fähigkeiten und Erfahrungen:

• Bildung: Sekundarschulbildung ist erforderlich. Ein Hochschulabschluss (Bachelor- oder Masterabschluss) in Betriebswirtschaft oder öffentlicher Verwaltung oder einem verwandten Bereich wird berücksichtigt, ist jedoch keine Voraussetzung. Erfolgreicher Abschluss von sicherheitsbezogenen Schulungen/Kursen ist wünschenswert.
• Erfahrung: Mindestens 6 Jahre (mit einem Abitur) oder 3 Jahre (mit einem Bachelor-Abschluss) relevante Erfahrung in der Verwaltung oder im Programmdienst ist erforderlich. Kenntnisse und Erfahrungen in der effektiven Nutzung von Computern und Bürosoftwarepaketen (MS Word, Excel usw.) sind erforderlich. Vorherige Erfahrung mit UNall und Quantum, mit Schwerpunkt auf Finanz- und Reisemodulen, ist wünschenswert. Erfahrung und Kenntnisse des UN-Sicherheitsmanagementsystems (UNSMS) sind wünschenswert. Erfahrung und Kenntnisse des UN-Geschäfts, der Operationen und des Programmzyklus sind wünschenswert. Vorherige Erfahrung im Reisemanagement ist wünschenswert. Erfahrung im Beschaffungs- und Vermögensmanagement ist wünschenswert.
• Sprache: Fließende schriftliche und mündliche Englischkenntnisse sind erforderlich. Kenntnisse einer weiteren UN-Sprache sind von Vorteil.

Chancengleichheit: Als Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet, schätzt UNDP Vielfalt als Ausdruck der Vielzahl von Nationen und Kulturen, in denen wir tätig sind, und ermutigt daher qualifizierte Bewerber aus allen Hintergründen, sich für Rollen in der Organisation zu bewerben. Unsere Einstellungsentscheidungen basieren auf Verdiensten und Eignung für die Rolle, ohne Diskriminierung.

UNDP verpflichtet sich auch, einen integrativen Arbeitsplatz zu schaffen, an dem alle Mitarbeiter befähigt werden, zu unserer Mission beizutragen, geschätzt werden, gedeihen können und von Karrieremöglichkeiten profitieren, die für alle offen sind.

Sexuelle Belästigung, Ausbeutung und Machtmissbrauch: UNDP toleriert keine Belästigung, sexuelle Belästigung, Ausbeutung, Diskriminierung und Machtmissbrauch. Alle ausgewählten Kandidaten unterliegen daher entsprechenden Prüfungen und werden erwartet, die jeweiligen Standards und Prinzipien einzuhalten.

Probezeit: Für alle neuen UNDP-Befristungen (FTA), einschließlich für Mitarbeiter, die im Rahmen des Inter-Organisationsabkommens über die Übertragung, Abordnung oder Ausleihe von Mitarbeitern zu UNDP wechseln, gilt, dass die Fortsetzung der Anstellung über die ersten 12 Monate hinaus von der erfolgreichen Absolvierung einer Probezeit abhängt.

Recht zur Auswahl mehrerer Kandidaten: UNDP behält sich das Recht vor, einen oder mehrere Kandidaten aus dieser Stellenausschreibung auszuwählen. Wir können auch Bewerbungen aufbewahren und Kandidaten, die sich auf diese Stelle bewerben, für andere ähnliche Positionen bei UNDP auf derselben Gehaltsstufe und mit ähnlicher Stellenbeschreibung, Erfahrung und Bildungsanforderungen in Betracht ziehen.

Verwendung von KI durch Kandidaten: Bewerber sind eingeladen, die UNDP-Richtlinien für Kandidaten zur verantwortungsvollen Nutzung von KI bei der Rekrutierung und Auswahl zu lesen.

Betrugswarnung: UNDP erhebt zu keinem Zeitpunkt Gebühren im Rahmen seines Rekrutierungsprozesses. Weitere Informationen finden Sie unter www.undp.org/scam-alert.