Travel Associate (2 openings) [Open to internal and external applicants who are nationals of the EU, EEA and Switzerland ]

Diese Stelle ist offen für UNDP / UNCDF / UNV-Mitarbeiter mit unbefristeten (PA) und befristeten (FTA) Verträgen aller Nationalitäten. Andere Bewerber müssen Staatsangehörige eines EU-Mitgliedstaates, Islands, Liechtensteins, Norwegens oder der Schweiz sein.

Hintergrund: UNDP arbeitet in etwa 170 Ländern und Gebieten, um Armut zu beseitigen, Ungleichheiten und Ausgrenzung zu verringern und Resilienz aufzubauen, damit die Länder Fortschritte nachhaltig sichern können. Als Entwicklungsagentur der UN spielt UNDP eine entscheidende Rolle dabei, Ländern zu helfen, die Ziele für nachhaltige Entwicklung zu erreichen. Unsere Mitarbeiter sind durch einen gemeinsamen Aufruf zum Handeln vereint: eine gerechtere und inklusivere Welt für Bedürftige durch nachhaltige Entwicklung aufzubauen.

Der Travel Associate ist entscheidend für die Unterstützung von reisebezogenen Dienstleistungen, um qualitativ hochwertige und effektive Abläufe sicherzustellen, indem er eng mit verschiedenen Teams und Partnern zusammenarbeitet, um reibungslose Reiseverwaltungsprozesse zu garantieren. Der Travel Associate unterstützt die Reisekostenverwaltung, um die Einhaltung der UNDP-Richtlinien und -Vorgaben sicherzustellen und Lösungen für komplexe reisebezogene Probleme anzubieten. Diese Rolle umfasst die Überwachung der Reisekosten, die Sicherstellung einer zeitgerechten Abrechnung und die Förderung eines kundenorientierten Reisemanagements.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten:

• Unterstützung bei der Umsetzung von operativen Strategien
• Vollständige Einhaltung der administrativen und Reiseverwaltung, um sicherzustellen, dass die Dienstleistungen gemäß den Regeln, Vorschriften, Richtlinien und Strategien der UN/UNDP erbracht werden.
• Umsetzung von Kostensenkungsmaßnahmen durch Verhandlungen mit Reiseanbietern.
• Unterstützung bei der Erstellung technischer Dokumentationen, einschließlich Leitfäden und Schulungsangeboten für Endbenutzer und interne Benutzer.
• Überprüfung und Bearbeitung von reisebezogenen Anfragen (z.B. Versand persönlicher Effekten und Haushaltswaren).
• Unterstützung des Geschäftsprozesses der Reise durch technische Hilfe und Unterstützung für Benutzer mit der Reiseanwendung und anderen reisebezogenen Lösungen und Systemen.
• Engagement mit reisebezogenen Anbietern zur Überprüfung der Leistung, Verbesserung der Kapazität, Implementierung neuer Programme und Behebung von Anliegen der Kunden/Reisenden.
• Erstellung von Managementinformationsberichten, einschließlich der Überprüfung und Analyse von Informationen zur Feststellung der Genauigkeit der Informationen.
• Einreichung, Überprüfung und Bearbeitung von Reiseanträgen und Reisekostenabrechnungen in UNall und damit verbundenen PO-Rechnungsfreigaben.

Kompetenzen:

• Ergebnisse erzielen: Planung und Überwachung der eigenen Arbeit, Aufmerksamkeit für Details, termingerechte Lieferung von Qualitätsarbeit.
• Innovativ denken: Offen für kreative Ideen/bekannte Risiken, pragmatischer Problemlöser, Verbesserungen vornehmen.
• Kontinuierlich lernen: Offenheit und Neugier, Wissen teilen, aus Fehlern lernen, um Feedback bitten.
• Mit Agilität anpassen: Anpassung an Veränderungen, konstruktiver Umgang mit Unklarheiten/Unsicherheiten, Flexibilität.
• Entschlossen handeln: Antrieb und Motivation zeigen, ruhig in schwierigen Situationen agieren, Selbstvertrauen.
• Engagieren und Partnerschaften bilden: Mitgefühl/Verständnis gegenüber anderen zeigen, positive Beziehungen aufbauen.
• Diversität und Inklusion ermöglichen: Unterschiede schätzen/respektieren, sich der unbewussten Voreingenommenheit bewusst sein, Diskriminierung konfrontieren.

Erforderliche Qualifikationen:

• Sekundarschulbildung ist erforderlich. Ein Hochschulabschluss (Bachelor) in Handel, Wirtschaft oder öffentlicher Verwaltung oder anderen relevanten Bereichen wird berücksichtigt, ist jedoch keine Voraussetzung.
• Spezialisierte Zertifizierung oder Schulung im Global Distribution System (z.B. Sabre) ist erforderlich.
• Mindestens 7 Jahre relevante administrative Erfahrung in der Bereitstellung von Reisedienstleistungen in einem NGO- oder Geschäftsumfeld, einschließlich zwei Jahren internationaler Erfahrung mit dem Global Distribution System, sind erforderlich.
• Fließende Englischkenntnisse sind erforderlich. Kenntnisse einer weiteren UN-Sprache (Spanisch oder Französisch) sind wünschenswert.

UNDP fördert die Vielfalt als Ausdruck der Vielzahl von Nationen und Kulturen, in denen wir tätig sind, und ermutigt qualifizierte Bewerber aus allen Hintergründen, sich um Stellen in der Organisation zu bewerben. Unsere Einstellungsentscheidungen basieren auf Verdiensten und Eignung für die Rolle, ohne Diskriminierung.