UN Women: Travel Specialist, Bonn, Germany, P3 FTA

Hintergrund: UN Women, verankert in der Vision der Gleichheit, die in der Charta der Vereinten Nationen festgeschrieben ist, setzt sich für die Beseitigung von Diskriminierung gegen Frauen und Mädchen ein; für die Stärkung von Frauen; und für die Erreichung von Gleichheit zwischen Frauen und Männern als Partner und Begünstigte von Entwicklung, Menschenrechten, humanitärer Hilfe sowie Frieden und Sicherheit. Die Abteilung für Finanzen und Verwaltung (DFA) ist verantwortlich für die Planung, Zuteilung und Verwaltung finanzieller, personeller und administrativer Ressourcen, einschließlich Informations- und Kommunikationstechnologie, sowie für die effektive und effiziente Bereitstellung wesentlicher Betriebsdienstleistungen in UN Women.

Unter der Aufsicht und täglichen Leitung des Leiters der Beschaffungs- und Reisedienste erleichtert der Reisekoordinator die Umsetzung und kontinuierliche Verbesserung von Reisesystemen, Prozessen, Compliance-Rahmenbedingungen und Schulungen des Personals, während er effiziente, kosteneffektive, sichere und verantwortungsvolle Reisearrangements ermöglicht. Der Stelleninhaber gibt autoritative Anleitungen an die Hauptquartierabteilungen, Regionalbüros und Länderbüros und sorgt für eine konsistente Auslegung und Anwendung der Dienstreisebestimmungen und reisebezogenen Verfahren oder administrativen Anweisungen.

Die Position trägt strategisch zur Modernisierung und Optimierung der Reisedienste bei, indem sie Automatisierung, innovative Technologien, KI-Agenten, Datenanalysen und benutzerzentriertes Prozessdesign nutzt. Der Reisekoordinator arbeitet eng mit internen Interessengruppen innerhalb von UN Women und dem breiteren UN-System, externen Reiseverwaltungsunternehmen und Dienstleistern, Prüfern, Geldgebern und anderen relevanten Parteien zusammen.

Wesentliche Funktionen und Verantwortlichkeiten:

• Politikberatung und autoritative Beratung im Bereich Dienstreisemanagement.
• Sicherstellung der vollständigen Einhaltung aller Dienstreiseaktivitäten mit den Dienstreisebestimmungen von UN Women, den Finanzvorschriften und -regeln, administrativen Anweisungen und relevanten systemweiten Richtlinien der UN.
• Erstellung und Verbreitung von Leitfäden, erläuternden Materialien, SOPs, FAQs und Beratungsschreiben zur Gewährleistung einer konsistenten Auslegung und Umsetzung der Reisebestimmungen an allen Dienstorten.
• Überwachung und effektive Verwaltung globaler Reiseoperationen.
• Entwicklung und Pflege umfassender Reiseanalytik-Dashboards, KPIs und Leistungsindikatoren zur Unterstützung strategischer Aufsicht und Entscheidungsfindung.
• Entwicklung und Durchführung von Schulungsprogrammen, Workshops und Webinaren für Mitarbeiter auf allen Ebenen zu Reisesystemen und -richtlinien.

Der Stelleninhaber führt andere Aufgaben innerhalb seines Funktionsprofils aus, die für das effiziente Funktionieren des Büros und der Organisation als notwendig erachtet werden.