Senior HR Assistant (PSA-3)

Der Senior HR Assistant berichtet an den Vize-Rektor/Direktor von UNU-EHS und den Leiter der Finanz- und Verwaltungsabteilung und wird vom Human Resources Associate (Ansprechpartner) beaufsichtigt. Die Rolle gewährleistet die Ausführung transparenter und effizienter HR-Dienstleistungen bei UNU-VIE und UNU-EHS und fördert einen kollaborativen, kundenorientierten Ansatz.

Verantwortlichkeiten

• Rekrutierung und Talentakquise – Unterstützung der Rekrutierungsprozesse, Vorbereitung und Veröffentlichung von Stellenanzeigen, Sichtung von Bewerbungen, Durchführung schriftlicher Bewertungen, Koordination von Interviews, Unterstützung bei Panelprozessen, Vorbereitung und Dokumentation von Interviewberichten, Pflege von Rekrutierungsdaten, Zusammenstellung von Kandidateninformationen, Verfolgung und Ablage von Unterlagen, Bereitstellung von Updates und Beantwortung von Anfragen.
• Onboarding und Offboarding – Unterstützung der Onboarding-Prozesse einschließlich ICT-Zugriff, Badge-Anfragen, Einträge im Global Directory und Website-Updates, Unterstützung bei Dokumentation und Koordination, Unterstützung bei den Anforderungen vor der Beschäftigung (z.B. medizinische Erstattungen), Unterstützung bei der Trennung von Personal Service Agreement (PSA) und Consultant (CTC) Personal, Pflege von Personalakten, Beitrag zu Prozessverbesserungen.
• Vertrags- und Personalverwaltung – Vorbereitung und Überprüfung von PSA- und Beraterverträgen, Bearbeitung von Verlängerungen, Beförderungen und Personalfragen, Verwaltung von CTC-Verträgen einschließlich Anbieterregistrierung, PO-Erstellung und -Ausgabe, Bereitstellung analytischer Unterstützung zu Vertragsdaten und Personalplanung.
• Gehalts- und Finanzkoordination – Unterstützung der monatlichen PSA-Gehaltsabrechnung über RPA-Anweisungen, Unterstützung bei der Erstellung und Schließung von POs für Berater, Koordination von leistungsbasierten Zahlungen an Berater und Nachverfolgung von Lieferungen, Vorbereitung von CTC-Berichten und Durchführung monatlicher Abstimmungen zur Gewährleistung einer genauen, konformen und zeitgerechten Verarbeitung und Berechnung von CTC-Zahlungen.
• HR-Daten, Berichterstattung und Analytik sowie allgemeine HR-Unterstützung – Vorbereitung von HR-Metriken, statistischen und periodischen Berichten; Pflege von HR-Tracking-Systemen und Personalakten zur Gewährleistung von Datenintegrität und -genauigkeit; Überwachung des gemeinsamen Posteingangs und Beantwortung von Anfragen; Unterstützung bei der Überwachung von Abwesenheiten; Vertretung von HR-Teammitgliedern bei Bedarf; Durchführung anderer zugewiesener Aufgaben.

Leistungsindikatoren

• Rechtzeitige und qualitativ hochwertige Durchführung von HR-Betriebsprozessen (Rekrutierung, Onboarding/Offboarding, Vertragsverwaltung, Berichterstattung, Gehaltsunterstützung).
• Genauigkeit und Vollständigkeit von HR-Aufzeichnungen, Tracking-Systemen und Personalakten.
• Professionelle Bearbeitung von HR-bezogenen Anfragen und Koordination mit internen Interessengruppen.
• Zuverlässige Unterstützung von HR-Berichtswesen und administrativen Funktionen, die zu einem reibungslosen HR-Service beitragen.

Kompetenzen

• Inklusion – Schaffung eines Umfelds von Würde und Respekt für alle, unabhängig von Identitätsfaktoren.
• Integrität – Ethik in Handlungen zeigen, UN-Standards einhalten und unethisches Verhalten umgehend ansprechen.
• Demut – Selbstbewusstsein bewahren und bereit sein, von anderen zu lernen.
• Menschlichkeit – Handeln gemäß den Zielen der Vereinten Nationen: Frieden, Würde und Gleichheit.
• Verbinden und Zusammenarbeiten – Positive Beziehungen aufbauen, um die Arbeit der UN voranzubringen und kohärent zu arbeiten.
• Analysieren und Planen – Daten nutzen, um Probleme zu verstehen, Entscheidungen zu treffen und Maßnahmen zu planen.
• Ergebnisse mit positiver Wirkung liefern – Verantwortung für positive Ergebnisse übernehmen.
• Lernen und Entwickeln – Lernen und Entwicklung verfolgen und dazu beitragen.
• Anpassen und Innovieren – Flexibel, agil und kreativ in Denken und Handeln sein.

Qualifikationen

• Bildung und Zertifizierung – Realschulabschluss oder gleichwertig im Bereich Personalmanagement, Betriebswirtschaft oder einem anderen relevanten Bereich.
• Erforderliche Qualifikationen – Mindestens vier (4) Jahre fortschreitende verantwortungsvolle Erfahrung im Personalwesen oder in der Betriebswirtschaft, vorzugsweise in einem internationalen Umfeld. Nachgewiesene Erfahrung in der Nutzung von ERP-Systemen, Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint) und Rekrutierungssystemen. Nachgewiesene Erfahrung in Rekrutierung und HR-Betrieb, Vertrags- und Gehaltsverwaltung. Starke Koordinations-, Berichts- und Analysefähigkeiten; akribische Aufmerksamkeit für Details und Prozessorientierung. Nachgewiesene organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, Initiative zu ergreifen, Prioritäten zu setzen und Ergebnisse in einem schnelllebigen Umfeld zu liefern.

Weitere wünschenswerte Fähigkeiten

• Teamplayer mit guten zwischenmenschlichen Fähigkeiten und der Fähigkeit, in einem multikulturellen, multiethnischen Umfeld mit Sensibilität und Respekt für Vielfalt zu arbeiten. Vorherige Erfahrung im UN-System ist von Vorteil, ergänzt durch Kenntnisse der UN-Personalrichtlinien über den gesamten Beschäftigungszyklus.

Sprachliche Anforderungen

• Fließende Englischkenntnisse sind erforderlich.
• Fließende Deutschkenntnisse sind wünschenswert.
• Kenntnisse einer weiteren offiziellen UN-Arbeitssprache sind von Vorteil.

Vergütung

Der erfolgreiche Kandidat wird unter einem nationalen PSA-Vertrag beschäftigt. UNU bietet ein attraktives Vergütungspaket, einschließlich eines jährlichen Nettogehalts, das der Erfahrung und Qualifikation entspricht. Zu den Vorteilen gehören 30 Tage Jahresurlaub und eine Krankenversicherung.

Dauer des Vertrags

Der anfängliche Vertrag beträgt 1 Jahr, mit der Möglichkeit der Verlängerung bei zufriedenstellender Leistung. Die kombinierte Dauer eines PSA-Vertrags mit UNU darf sechs (6) Jahre nicht überschreiten. Das obligatorische Rentenalter für PSA-Inhaber beträgt 65 Jahre. Diese Stelle steht Bewerbern aus allen Ländern offen, und UNU wird dem erfolgreichen Bewerber bei der Sicherung eines Arbeitsvisums für Deutschland, falls erforderlich, helfen. Der Dienstsitz wird Bonn, Deutschland, sein.

Rechtliche und Diversitätsaussage

UNU setzt sich für Vielfalt und Inklusion innerhalb seiner Belegschaft ein und ermutigt Bewerber aller Hintergründe, einschließlich Personen mit Behinderungen. Bewerbungen aus Entwicklungsländern und von Frauen werden nachdrücklich gefördert. UNU hat eine Null-Toleranz-Politik gegen Verhaltensweisen, die mit den Zielen und Vorgaben der Vereinten Nationen und von UNU unvereinbar sind, einschließlich sexueller Ausbeutung, Belästigung, Machtmissbrauch und Diskriminierung.