Associate Director, Project Delivery (Pharma Agency)

Wir suchen einen Associate Director, Project Delivery. Die Rolle erfordert fundierte Kenntnisse im Agenturworkflow und Finanzmanagement, hervorragende Kommunikationsfähigkeiten sowie die Fähigkeit, ein Portfolio von Geschäften und Teams im Projektmanagement und in der operativen Exzellenz zu leiten und zu verwalten.

Aufgaben:

• Führen und Durchführen aller Aspekte der Projektlieferung vom Projektumfang und der Definition bis zur erfolgreichen Ausführung und den gewonnenen Erkenntnissen; als zentrale Anlaufstelle für die Projektmanagementabteilung und andere Abteilungsleiter der Agentur fungieren.
• Verantwortlich für ein Portfolio von Konten und zugehörigen Programmen als Lieferverantwortlicher und Gesamtleiter der Projektmanagementabteilung.
• Effektive Planung von Fahrplänen, Problemlösung und Lieferung zur Förderung der operativen Exzellenz und Sicherstellung der Einhaltung bewährter Verfahren in diesem Bereich.
• Als Abteilungsleiter das funktionsübergreifende Lieferteam leiten und mit Managern in allen Abteilungen zusammenarbeiten, um Geschäftsziele und Kundenzufriedenheit zu erreichen.
• Prozesse und Verfahren basierend auf Geschäftszielen und Möglichkeiten zur Verbesserung, Rationalisierung und/oder Automatisierung der Agentur-Workflows verbessern/erstellen.
• Projektstandards und Geschäftssysteme durchsetzen.
• APMs, PMs, SPMs führen/mentoren; möglicherweise direkte Berichte haben.
• Kundenbeziehungen pflegen und die Agenturbetriebe sowie das Projektmanagement in Kundengesprächen und Planungsdiskussionen angemessen vertreten; kann Reisen zu Kundenstandorten erfordern.
• Aktiv an der Planung von Markteinführungen und Genehmigungsplänen teilnehmen, um operative Exzellenz während der PDUFA-Zeiträume des Kunden sicherzustellen.
• Projektburn-Berichte erstellen und verbreiten sowie Risiken bei Bedarf erhöhen/mindern, indem man eng mit dem Account Management-Team zusammenarbeitet, um proaktiv zu handeln.

Workflow:

• Die Projektmanagementmethodik fördern, um einen disziplinierten Workflow zu unterstützen, der einen gründlichen, aber rationalisierten Überprüfungsprozess fördert, Teamarbeit, Selbstorganisation und Verantwortung ermöglicht, eine schnelle Lieferung hochwertiger Materialien erlaubt und mit den Bedürfnissen der Kunden sowie den Zielen der Agentur übereinstimmt.
• Best Practices im Projektmanagement in die Agenturbetriebe einbringen.
• Die Entwicklung und Einführung des digitalen Workflows der Agentur leiten, einschließlich der Durchführung interner Schulungen nach Bedarf, um ein Verständnis und eine Anpassung des Workflows zu fördern.
• Senior Project Managers und PMs in der Implementierung und regelmäßigen Einhaltung der Agentursysteme und -tools schulen, anleiten und mit ihnen zusammenarbeiten.

Schätzung und Budgetmanagement:

• Den Schätzungsprozess und den Budgetabgleichsprozess für Ihr Buch von Konten besitzen, von spezifischen Projektumfängen bis hin zu ganzheitlicher Kontostaffung, in enger Zusammenarbeit mit VP, Director bezüglich der Anforderungen an das Agenturpersonal.
• VP, Director bei der Schulung der PM-Gruppe in Schätzungstechniken unterstützen, um den Standard für Genauigkeit und Zeitgerechtigkeit zu erfüllen.
• Mit dem Account-Team bei der Entwicklung von SOWs zusammenarbeiten; Schätzungen vorbereiten, Anforderungen besprechen und Kostenempfehlungen abgeben.
• Bei finanziellen Problemen mit Teams beraten und Änderungen im Umfang ansprechen.

Ressourcenplanung:

• Wöchentliche, monatliche und vierteljährliche Aufgaben überprüfen, um potenzielle Personalengpässe proaktiv vorherzusagen. Mit Abteilungsleitern zusammenarbeiten, um Ressourcen bereitzustellen und eine ordnungsgemäße Personalauslastung sicherzustellen.
• Umfassendes Wissen über Kosten und Personaleinsatzstunden, die erforderlich sind, um ein Projekt von der Initiierung bis zum Abschluss zu bringen.
• Besondere Analysen und monatliche Finanzberichte nach Bedarf vorbereiten.

Führung:

• Eine lösungsorientierte Reaktion unter den Teammitgliedern auf Kunden- und interne Herausforderungen fördern.
• Eine aktive Rolle bei der Konfliktlösung spielen. Probleme identifizieren, verwalten und lösen, bevor sie eskalieren.
• Mit Abteilungsleitern und leitenden Mitarbeitern der Agentur zusammenarbeiten, um Teamkonflikte zu lösen.
• Personalprobleme im Zusammenhang mit der Mitarbeiterleistung verwalten und lösen.
• SPMs, PMs coachen und mentorieren - fortlaufendes, konstruktives Feedback geben.

Gewünschte Fähigkeiten und Erfahrungen:

• Ausgezeichnete Kommunikations-, zwischenmenschliche und Problemlösungsfähigkeiten, auch im Umgang mit Kunden und leitenden Agenturmitarbeitern.
• In der Lage, multidisziplinäre Projektteams fachkundig zu leiten und zu motivieren.
• In der Lage, mehrere Projekte als ein kohärentes Programm zu verwalten.
• Exzellentes Führungsverhalten und die Fähigkeit, mit unternehmerischem Mut zu handeln, um das Team zu motivieren und zu beeinflussen.
• In der Lage, unter Druck hervorragend zu arbeiten und sich sehr wohl mit Veränderungen und Komplexität in dynamischen Umgebungen zu fühlen.
• In der Lage, problemlos zwischen dem „großen Bild“ und den kleinen, aber entscheidenden Details zu wechseln, und zu wissen, wann man sich auf jedes konzentrieren sollte.
• Versteht, gibt Input zu und bewertet die Qualität der Projektanforderungen und stellt die Übereinstimmung der Lösungen sicher.
• In der Lage, Meetings mit Kunden und dem Agenturteam professionell zu leiten und überzeugende Präsentationen zu erstellen/zu liefern.
• Erfahrung in der Schätzung, Personalplanung und Verwaltung von Honorarbüchern über 5 Millionen Euro (ohne Auslagen).
• In der Lage, Lösungen zu überzeugen und zu verhandeln.
• Ausgezeichnete Fähigkeit, Konzepte in Strategie, Marketing und Markenmanagement anzuwenden.
• Ausgezeichnete Managementfähigkeiten, einschließlich Coaching und Mentoring von APMs, PMs und SPMs.

Qualifikationen:

• Ein Bachelor-Abschluss ist erforderlich, ein Master-Abschluss ist von Vorteil.
• Detaillierte Kenntnisse im pharmazeutischen Markenmarketing, einschließlich Broadcast, Print, Digital und medizinisch/rechtlicher/regulatorischer Überprüfung.
• Über 7 Jahre Erfahrung im Projektmanagement in einem Gesundheitsagentur-Umfeld.
• Expertenkenntnisse in MS Office, einschließlich Word, Excel, PowerPoint und Outlook, sind stark bevorzugt.
• Expertenkenntnisse in MS Project oder anderer Projektplanungssoftware (Smartsheet) sind stark bevorzugt.
• Expertenkenntnisse in Produktionstools und proprietärer Software (Egnyte, JIRA, Asana, Content Management Systeme, Online-Routing usw.) sind stark bevorzugt.
• Ausgezeichnete Kenntnisse des Webs und verwandter Technologien, einschließlich Benutzererfahrung, Webentwicklung, Webdienste, Integration, Anwendungsmanagement und Hosting, sind stark bevorzugt.
• Starke Erfahrung mit sowohl traditionellen/nicht-digitalen als auch digitalen Kampagnen (einschließlich Website, digitale Erlebnisse, E-Mail) ist stark bevorzugt.
• Ausgezeichnete Erfahrung mit Projektmethoden, einschließlich agil, hybrid und Wasserfall.
• Expertenfähigkeiten im Projektmanagement und Erfahrung in: Zeitplanentwicklung, -management, -überwachung und -aufsicht.

Was wir bieten können:

• Sie erhalten einen 401K-Plan mit einem Arbeitgeberbeitrag von bis zu 4% (sofort unverfallbar), sowie Lebensversicherung, Invaliditätsdeckung und medizinische, zahnmedizinische und visuelle Pläne für Ihre Sicherheit.
• Genießen Sie flexible Arbeitsbedingungen, einschließlich hybrider und remote Arbeit, sowie die Möglichkeit, zwei Wochen im Jahr von überall auf der Welt zu arbeiten.
• Wir bieten 20 Urlaubstage plus einen persönlichen Wohlfühltag, erkennen 9 Feiertage an und bieten zusätzlich geschenkte Feiertage zum Jahresende sowie einen frühen Sommerfreitag im Juni, Juli und August.
• Zugang zu kostenloser Beratung über unser Mitarbeiterunterstützungsprogramm und personalisierte Gesundheitsunterstützung.
• Unsere erweiterten Mutterschafts-, Vaterschafts-, Familienurlaub- und Fruchtbarkeitsrichtlinien bieten Unterstützung in jeder Phase Ihrer Familienplanung.
• Sie können auch von kontinuierlichen Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung mit On-Demand-Schulungen, Unterstützung und globalen Mobilitätsmöglichkeiten im gesamten Unternehmen profitieren.