Operations & Process Optimization Manager (m/w/x)

Über uns

Wir sind the company – eine Amazon-Agentur aus Köln, die Hersteller und Händler dabei unterstützt, auf Amazon wirklich erfolgreich zu sein.

Nicht nur irgendwie dabei, sondern richtig gut.

In den Bereichen Advertising, Content, Account-Management, Strategie, Broker- und Distributionsgeschäft betreuen wir Marken, die du kennst: SEVERIN, Chupa Chups, Fisherman’s Friend, Ritter Sport – und viele mehr.

Wir wachsen.

Und mit diesem Wachstum steigt die operative Komplexität: mehr Retainer, mehr Stakeholder, mehr parallele Projekte, mehr Schnittstellen, mehr Entscheidungen.

Damit gute Arbeit skalierbar bleibt, brauchen wir nicht einfach mehr Koordination – wir brauchen bessere, digitale und KI-gestützte Systeme.

Genau hier kommst du ins Spiel.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n Operations & Process Optimization Manager (m/w/x) in Vollzeit für unser Team in Köln-Ehrenfeld.

Aufgaben: Worum es in dieser Rolle wirklich geht

Diese Rolle ist keine klassische Assistenz- oder Administrationsstelle.

Du bist nicht dafür da, dem Team Arbeit abzunehmen, indem du Aufgaben hinterherträgst oder Stimmungen verwaltest.

Deine Aufgabe ist es, unsere operativen Abläufe kritisch zu durchdringen, Blocker sichtbar zu machen und Prozesse so zu verbessern, dass unser Team schneller, sauberer und verlässlicher arbeiten kann.

Du schaust nüchtern auf Strukturen, Routinen und Übergaben und stellst Fragen wie:

• Warum machen wir das aktuell so?

• Wo entstehen doppelte Arbeit, Reibung oder Wartezeiten?

• Welche Informationen fehlen regelmäßig?

• Welche Aufgaben lassen sich standardisieren, automatisieren oder klarer verteilen?
• Was muss sich ändern, damit gute Arbeit nicht von Einzelpersonen abhängt?

Wir suchen jemanden, der gründlich denkt, sauber analysiert und pragmatisch umsetzt.

Jemanden, der nicht nur Probleme erkennt, sondern Lösungen baut – zunehmend auch mit KI-Agenten, Automationen und digitalen Workflows.

• Deine Aufgaben
• Du analysierst bestehende Abläufe in unseren Retainern, Projekten und internen Prozessen und identifizierst Ineffizienzen, Redundanzen, unklare Verantwortlichkeiten und wiederkehrende Blocker.
• Du entwickelst konkrete Verbesserungen für unsere Arbeitsweise – zum Beispiel klarere Briefings, bessere Übergaben, schlankere Abstimmungsprozesse, verbindlichere Statuslogiken oder sinnvollere QA-Schritte.
• Du hältst unser zentrales Projekt- und Retainer-Board aktuell und sorgst dafür, dass Status, nächste Schritte, Verantwortlichkeiten und Deadlines transparent und belastbar sind.
• Du strukturierst Anfragen so, dass sie umsetzungsreif werden: fehlende Informationen klären, Anforderungen präzisieren, Entscheidungen einfordern und nächste Schritte definieren.
• Du erkennst frühzeitig, wenn Themen festhängen, Scope Creep entsteht oder Verantwortlichkeiten unklar sind – und machst diese Punkte sachlich sichtbar.
• Du bereitest interne Abstimmungen so vor, dass sie zu Entscheidungen führen und nicht nur zu weiteren Gesprächen.
• Du nutzt KI-Tools aktiv, um wiederkehrende Arbeit effizienter zu machen – zum Beispiel für Meeting-Notes, Zusammenfassungen, Status-Updates, QA-Checklisten, Dokumentation oder Textbausteine.
• Du konzipierst und baust KI-gestützte Workflows, Agenten und Automationen, die interne Prozesse digitalisieren und messbar verbessern – zum Beispiel in Reporting, Dokumentation, Übergaben, Status-Updates, Qualitätschecks oder Wissensmanagement.
• Du arbeitest mit Tools wie Make. com, Zapier, n8n, Langdock, Chat GPT/Custom GPTs oder vergleichbaren Lösungen – oder bringst die Fähigkeit mit, dich schnell und strukturiert in solche Systeme einzuarbeiten.
• Du übersetzt wiederkehrende operative Probleme in klare Workflow-Logiken: Trigger, Inputs, Outputs, Verantwortlichkeiten, Prüfschritte und Eskalationen.
• Du dokumentierst funktionierende Standards so, dass sie für das Team nutzbar, verständlich und wiederholbar sind.
• Qualifikation: Was du mitbringen solltest
• Du hast idealerweise einen sehr guten Masterabschluss oder eine vergleichbare Qualifikation, die zeigt, dass du analytisch, strukturiert und eigenständig arbeiten kannst.
• Du bringst mindestens sechs Monate relevante Praxiserfahrung in Organisation, Projektmanagement, Prozessoptimierung, Operations, Consulting, Agenturarbeit oder einem vergleichbaren Umfeld mit – zum Beispiel durch Praktikum, Werkstudierendenrolle, Trainee-Programm oder erste Festanstellung.
• Du denkst systemisch: Dich interessiert nicht nur, dass etwas erledigt wird, sondern warum es auf genau diese Weise erledigt wird – und ob es besser geht.
• Du arbeitest rational, gründlich und verbindlich. Du erkennst Muster, stellst präzise Fragen und bringst Themen sauber zu Ende.
• Du hast keine Scheu, Ineffizienzen klar zu benennen und Entscheidungen einzufordern – sachlich, respektvoll und lösungsorientiert.
• Du bist kommunikativ stark und kannst Informationen so aufbereiten, dass andere schnell verstehen, worum es geht und was zu tun ist.
• Du bist sicher in Deutsch auf verhandlungssicherem Niveau und kommunizierst schriftlich wie mündlich klar, präzise und professionell.
• Du hast sehr gute Englischkenntnisse, weil ein Teil unserer Tools, Dokumentation und Kommunikation international bzw. englischsprachig ist.
• Du bist sicher im Umgang mit Google Workspace und/oder MS Office, insbesondere Docs/Sheets bzw. Word/Excel.
• Du hast praktische Erfahrung mit KI-Tools, Automationen oder Workflow-Buildern – zum Beispiel Make. com, Zapier, n8n, Langdock, Chat GPT/Custom GPTs oder vergleichbaren Lösungen – und kannst daraus konkrete Verbesserungen für Prozesse ableiten.
• Du verstehst digitale Workflows nicht als Spielerei, sondern als Werkzeug, um wiederkehrende Arbeit zu standardisieren, Qualität zu sichern und operative Geschwindigkeit zu erhöhen.
• Nice to have
• Erfahrung mit Tools wie Notion, Asana, Jira, Click Up oder vergleichbaren Projektmanagement-Systemen.
• Erfahrung mit Low-Code-/No-Code-Automation, z. B. Make. com, Zapier, n8n, Airtable, Google Apps Script oder einfachen Skripten.
• Erfahrung im Aufbau von KI-Agenten, Custom GPTs, internen Assistenten oder automatisierten Wissens- und QA-Prozessen.
• Erfahrung in einer Agentur, Beratung, einem E-Commerce-Unternehmen oder einem schnell wachsenden Team.
• Grundverständnis für Amazon, Marktplätze oder digitale Geschäftsmodelle.

Benefits

• Was du bei uns findest
• Eine Rolle mit echtem Einfluss auf die Art, wie wir als Agentur skalieren.
• Ein erfahrenes Team mit tiefem Amazon-Know-how und hohem Anspruch an saubere Arbeit.
• Ein schönes Büro in Köln-Ehrenfeld, das man auch wirklich gerne aufsucht.
• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, auch mal von zuhause zu arbeiten – kein Remote-only.
• Faire Vergütung, abhängig von dem, was du mitbringst.
• Weiterbildung in den Bereichen Operations, Agentursteuerung, Amazon und pragmatischem KI-Einsatz.
• Deutschlandticket oder Urban Sports Club Mitgliedschaft – du entscheidest.
• Getränke-Flatrate, frisches Obst und reichlich Schokolade im Büro – wir verkaufen Ritter Sport, das hat definitiv Vorteile.
• Regelmäßige Teamevents: Frühstück, Mittagessen, Karaoke, Partys und was uns sonst noch einfällt.
• Rahmenbedingungen
• Arbeitszeit: 40 Stunden pro Woche
• Einstieg: ab sofort
• Art der Stelle: Vollzeit, Festanstellung
• Einsatzort: Köln-Ehrenfeld, kein Remote-only
• Hinweis zur Sprache

Wir möchten alle Menschen ansprechen. Für eine bessere Lesbarkeit nutzen wir an manchen Stellen vereinfachte Formulierungen. Gemeint sind selbstverständlich alle Geschlechter.

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