Program Coordinator

Wir betreiben ein wachsendes Bildungsprogramm für Immobilienprofis und suchen einen Program Koordinator, der die tägliche Operation übernimmt. Wenn Sie der Typ Mensch sind, der jedes Detail verfolgt, bis alles erledigt ist, und stolz auf einen Prozess ist, der wie ein Uhrwerk läuft, lesen Sie weiter.

Der Program Koordinator ist verantwortlich für die tägliche Ausführung der Fortbildungs- und Nicht-Fortbildungsprogramme für Immobilienmakler und Titelagenten. Diese Person leitet die operationale Maschine von Anfang bis Ende – Planung und Koordination von Veranstaltungen, Schnittstelle zu Titelagenten, Dozenten und WFG-Vertriebspartnern, Verwaltung der Registrierung und Kommunikationsabläufe, Verarbeitung von CE-Credits, Pflege von Tracking-Systemen und Unterstützung bei regulatorischen Einreichungen und Genehmigungen. Dies ist eine praktische, detailorientierte Ausführungsrolle, keine strategische Rolle. Strategische Richtung, Compliance-Autorität und endgültige Genehmigungen verbleiben bei der Programmleitung, während das Programm skaliert.

Berichterstattung & Struktur

• Berichtet an: Programmleiter, der strategische Richtung vorgibt und die endgültige Genehmigung für Compliance und Genehmigungen behält.
• Umfang: Einzelkoordinatorrolle verantwortlich für die Ausführung in mehreren Bundesstaaten.
• Wachstumspfad: Mit steigendem Programmvolumen verankert die Rolle ein kleines Programmteam und kann in eine Position als Programmleiter/Manager übergehen.

Aufgaben des Programms & der Veranstaltungen

• Planen, koordinieren und durchführen von CE-Veranstaltungen von der Einrichtung bis zum Abschluss, um sicherzustellen, dass jede Veranstaltung im Zeitrahmen bleibt.
• Als einziger Ansprechpartner für Titelagenten fungieren – Bestätigung der Veranstaltungsdetails, Sicherstellung von Anmelde-/Abmeldebögen, Teilnehmerlisten und Umfragen sowie hartnäckiges Nachverfolgen, bis jeder Punkt erhalten ist.
• Koordinieren von Dozenten und CE-Anbietern: Buchungen bestätigen, W-9s sammeln, Handouts und Materialien verwalten und Logistik klären.
• Mit WFG-Vertriebspartnern koordinieren, um jede Veranstaltung dem richtigen Vertreter/Gebiet zuzuordnen und Umfrageergebnisse an Vertreter und deren Manager weiterzuleiten.

Marketing & Kommunikation

• Die gesamte E-Mail-Kadenz für Veranstaltungen (von der Vorregistrierung bis zur Nachverfolgung der Credits) genau und pünktlich ausführen.
• Registrierungsseite einrichten und Marketing-Kit-Anfragen/-verteilungen koordinieren sowie den Marketingstatus pro Veranstaltung verfolgen.
• Fortlaufende Pflegekommunikation aufrechterhalten.

Registrierung & CRM

• Registrierungsberichte abrufen und überwachen, Zählungen gegen Schwellenwerte verfolgen und Veranstaltungen mit niedriger Registrierung für Entscheidungen zur Durchführung oder Absage kennzeichnen.
• CRM-Daten pflegen und Aktualisierungen der Möglichkeiten vornehmen.
• Die Veranstaltungstracking-Tabellen und verwandte Arbeitsmappen als Quelle der Wahrheit des Programms besitzen – disziplinierte Datenpflege, damit keine Veranstaltung durch eine Lücke fällt.

CE-Credit-Erfüllung & Compliance-Unterstützung

• CE-Credits verarbeiten: Zertifikate ausstellen und Teilnehmerlisten an staatliche Regulierungsbehörden melden, wo erforderlich.
• Regulatorische Einreichungen und Genehmigungspakete für Führungskräfte vorbereiten und zusammenstellen.
• Genehmigungs- und Zertifizierungsablaufdaten verfolgen und rechtzeitig Erneuerungen einleiten – den Status des Programms in jedem Bundesstaat schützen.
• Organisierte Aufzeichnungen für staatliche Prüfungen und Aufbewahrungspflichten führen.

Berichterstattung & Analytik

• Den monatlichen Programmbericht und Analysen erstellen, die die Auswirkungen der verwalteten Veranstaltungen und Umfragen der Titelagenten demonstrieren und die Ergebnisse für die Stakeholder zusammenfassen.

Rechnungsstellung & Budget

• Die Rechnungsstellung des Programms (Dozenten, Anbieter) verwalten.
• Die Programmausgaben im Vergleich zum Budget verfolgen und Abweichungen kennzeichnen.

Prozess & Inhalt

• Festgelegte SOPs und Tracking-Prozesse genau befolgen; Verbesserungen empfehlen und dokumentieren, ohne die Auditspur zu brechen.
• Kursinhalte und Materialien verwalten – Versionen aktuell, organisiert und bereit für jede Veranstaltung halten.
• Unterstützung bei Projekten zur Expansion in mehrere Bundesstaaten, indem die CE-Anforderungen jedes neuen Bundesstaates erlernt werden.

Erforderliche Fähigkeiten & Eigenschaften

• Außergewöhnliche Aufmerksamkeit für Details. Fängt die kleinen Dinge; nichts geht bei vielen gleichzeitigen Veranstaltungen verloren.
• Hochgradig organisiert & prozessorientiert. Blüht innerhalb definierter Systeme, SOPs und Tracking-Tabellen auf; hält alles aktuell und prüfbar.
• Starke zwischenmenschliche Fähigkeiten mit hartnäckigem Nachverfolgen. Fühlt sich wohl, der Ansprechpartner für Titelagenten, Dozenten und Vertriebspartner zu sein – verfolgt Anmeldelisten, Umfragen, W-9s und Zählungen auf freundliche, professionelle und unermüdliche Weise.
• Selbstgesteuert und zuverlässig. Besitzt den täglichen Arbeitsablauf mit minimaler Aufsicht und eskaliert die richtigen Probleme zur richtigen Zeit.
• Daten- und Tool-Kompetenz. Sicher im Umgang mit Excel/Tabellenkalkulationen und CRM-Systemen; kann Berichte und Tracking-Daten genau abrufen, lesen und pflegen.
• Klare schriftliche Kommunikation. Professionelles Schreiben von E-Mails und Dokumenten; kann Vorlagen genau folgen und das Programm gut vertreten.

Bevorzugte Qualifikationen

• Erfahrung in der CRM-Administration. Das Programm wird voraussichtlich von einem CRM auf ein anderes migrieren; diese Rolle kann helfen, diese Migration voranzutreiben.
• Hintergrund in der Immobilien-, Titel- oder Fortbildungsbranche. Vertrautheit mit CE-/Regulierungsprozessen oder der Titel-/Immobilienwelt ist von Vorteil.
• Erfahrung in der Veranstaltungskoordination. Frühere Erfahrung in der Koordination von Veranstaltungen, Schulungen oder Programmen über mehrere Interessengruppen hinweg.
• Erfahrung mit KI-Agenten. Komfort im Umgang mit KI-Tools zur Effizienzsteigerung beim Entwerfen, Zusammenfassen und Organisieren, gepaart mit dem Urteil, die KI-Ausgaben mit den Quellmaterialien zu überprüfen, bevor sie verwendet werden.