Senior People Operations Generalist

Das Unternehmen (ZGM) sucht einen Senior People Operations Generalist, der die wichtigsten Funktionen im Bereich People Operations in der Agentur übernimmt und umsetzt. Diese Rolle arbeitet eng mit dem Direktor zusammen, um den gesamten Rekrutierungsprozess für Mitarbeiter und Auftragnehmer zu verwalten, während das Onboarding, Offboarding, die Verwaltung von Sozialleistungen, HR-Operationen und interne Kommunikation überwacht werden. Dies ist eine praktische, verantwortungsvolle Rolle in einem schlanken, schnelllebigen Umfeld. Sie sind verantwortlich für die Durchführung zentraler People-Prozesse, die Pflege genauer Mitarbeiter- und Auftragnehmerdaten, die Koordination von Rekrutierungsaktivitäten und die Unterstützung des Leistungsmanagements, während Sie die Einhaltung von Vorschriften in einer verteilten Belegschaft sicherstellen. Der ideale Kandidat ist hochorganisiert, detailorientiert und proaktiv, mit starkem Urteilsvermögen und der Fähigkeit, unabhängig zu arbeiten. Er gedeiht in einem Umfeld, in dem keine Aufgabe zu klein ist, und ist in der Lage, tägliche administrative Aufgaben mit höheren Initiativen im Bereich People Operations in Einklang zu bringen.

Hauptverantwortlichkeiten

• Verantwortung für die Onboarding- und Offboarding-Prozesse für Mitarbeiter und Auftragnehmer, um ein reibungsloses, konformes und einladendes Erlebnis zu gewährleisten.
• Verwaltung der Logistik des Lebenszyklus von Auftragnehmern, Zugangsbewilligungen, Dokumentation und Austritten.
• Pflege genauer und aktueller Mitarbeiter- und Auftragnehmerdaten und -dokumentationen.

Rekrutierung & Talentakquise

• Verantwortung für den gesamten Rekrutierungsprozess für Mitarbeiter- und Auftragnehmerpositionen, von der Stellenanzeige bis zur Angebotsphase.
• Suche, Sichtung und Bewertung von Kandidaten, Durchführung erster Interviews und Empfehlung qualifizierter Kandidaten für weitere Überlegungen.
• Koordination und Durchführung von Interviewprozessen, Kandidatenkommunikation und Einstellungslogistik.
• Präsentation von Kandidatenempfehlungen und Einstellungsupdates an den Direktor zur Überprüfung und Genehmigung in wichtigen Phasen des Einstellungsprozesses.
• Vorbereitung von Angebotsdetails und Koordination des Onboardings nach endgültiger Einstellungsfreigabe.
• Aufrechterhaltung einer positiven Kandidatenerfahrung und Gewährleistung einer zeitnahen Kommunikation während des Rekrutierungsprozesses.

Sozialleistungen & 401(k) Verwaltung

• Zusammenarbeit mit dem Direktor zur Verwaltung von Gesundheitsleistungen und Rentenplänen.
• Unterstützung bei der Kommunikation und Durchführung der offenen Einschreibung.
• Hauptansprechpartner für Fragen und Unterstützung zu Mitarbeiterleistungen.

People-Systeme & HRIS

• Verantwortung für Mitarbeiter- und Auftragnehmerdaten innerhalb des HRIS, um Genauigkeit und Integrität sicherzustellen.
• Verwaltung von Aktualisierungen, Audits und Berichterstattung nach Bedarf.
• Antwort auf HR-Anfragen von Mitarbeitern mit Klarheit und Diskretion.
• Behebung von Problemen und Verbesserung der Datenprozesse im Laufe der Zeit.

Compliance-Unterstützung

• Unterstützung der Einhaltung von bundesstaatlichen und staatlichen Beschäftigungsanforderungen durch die Pflege genauer Aufzeichnungen und Dokumentationen.
• Unterstützung bei compliancebezogenen Aufgaben wie I-9-Verifizierung, Audits und erforderlichen Aktualisierungen von Mitarbeiteraufzeichnungen.
• Hilfe bei der Sicherstellung, dass Richtlinien und Praktiken mit grundlegenden Compliance-Standards in einem verteilten, mehrstaatlichen Team übereinstimmen.
• Kennzeichnung potenzieller Compliance-Risiken oder -Lücken an den Direktor und Unterstützung bei der Lösung nach Bedarf.

Interne Kommunikation

• Entwurf und Verteilung klarer, professioneller unternehmensweiter Kommunikation zu People Ops-Programmen und -Aktualisierungen.
• Zusammenarbeit mit der Führungsebene bei der Kommunikation von People Ops nach Bedarf.

Logistik- & Betriebssupport

• Verwaltung der Bestellung und Verteilung von Unternehmens-Swag.
• Unterstützung bei der Reiseorganisation und Unternehmensveranstaltungen nach Bedarf.

Qualifikationen

• 4–7+ Jahre Erfahrung in einer People Operations- oder HR-Generalistenrolle.
• Nachgewiesene Fähigkeit, zentrale People Ops-Prozesse eigenständig zu übernehmen und zu verwalten.
• Erfahrung in der Pflege von HR-Systemen und der Verbesserung von Arbeitsabläufen.
• Hohe Genauigkeit und Nachverfolgbarkeit bei sensiblen Daten und Prozessen.
• Klare und professionelle schriftliche sowie mündliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Fähigkeit, vertrauliche Informationen zu behandeln und Mitarbeiterangelegenheiten angemessen zu navigieren.
• Erfahrung in der Rekrutierung und Verwaltung eines vollständigen Rekrutierungsprozesses.

Bevorzugt

• Erfahrung in mehrstaatlichen Beschäftigungsumgebungen und Vertrautheit mit staatsspezifischen Compliance-Bestimmungen (z. B. Urlaubsregelungen, Grundlagen zu Löhnen und Arbeitszeiten).
• Erfahrung in einem Remote-Umfeld und/oder in einer Agenturumgebung.
• Vertrautheit mit HRIS-Systemen und Projektmanagement-Tools zur Unterstützung von HR-Operationen und Workflow-Management (z. B. Gusto, Asana oder ähnliche Plattformen).

Vorteile

• Enger Kontakt zur Führungsebene in einer vertrauensvollen, wirkungsvollen Rolle.
• Übernahme zentraler People Operations-Arbeiten, die das Team direkt unterstützen.
• Arbeiten in einem flexiblen Agenturumfeld mit Raum zur Gestaltung von Prozessen.
• Beitrag zu einer wachsenden Organisation ohne schwere Bürokratie.