Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze Führungskräfte im Tagesgeschäft und organisiere spannende Team-Events.
- Unternehmen: Universal Music Publishing Group - ein kreatives Umfeld für Musikliebhaber.
- Vorteile: Konzertkarten, Streaming-Gutscheine, 30 Urlaubstage und hybrides Arbeitsmodell.
- Weitere Informationen: Entwickle dich persönlich und beruflich in einem unterstützenden Umfeld.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und gestalte die Zukunft der Musikindustrie mit.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung oder Bachelor-Studium und Erfahrung im Assistenzbereich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Universal Music Publishing Group (UMPG) sucht einen Personal & Team Assistant (all genders) für Berlin ab 01.08.2026. Das ist ein 12‑Monats‑Vertrag in Vollzeit zur Elternzeitvertretung.
Deine Aufgaben:
- Unterstützung von drei Führungskräften (Managing Director, Senior Vice President Finance, Vice President Business & Legal) im Tagesgeschäft
- Terminmanagement inkl. Kalenderpflege sowie Vor- und Nachbereitung lokaler und virtueller Meetings
- Planung und Organisation von Dienstreisen (End-to-End) inkl. Reisekostenabrechnung
- Erstellung und Versand von Reportings (z. B. Managing‑Director‑Reporting, Chart‑Reportings) und Unterstützung bei Präsentationen (Plan‑Meetings, Townhalls)
- Team‑Assistenz und Office‑Management-Aufgaben (Gästeempfang, Postbearbeitung, Verteilerpflege, Tickets, Büromaterial, Team‑Events, Eventorganisation)
- Unterstützung des Finance‑Teams bei operativen Prozessen (Callback‑Verfahren, Ansässigkeitsbescheinigungen, Verwaltung von Insolvenzordnern, Zessionseinreichungen, Scans für EY Audits)
- Unterstützung des Legal‑Teams im Tagesgeschäft (Vertragsrecherche, Erstellung von Purchase Orders für Anwälte & Gutachter, Beschaffung von Handelsregisterauszügen, Anforderung von Dokumenten aus dem Außenlager, Erstellung und Ablage von Handlungsvollmachten, Pflege von Dokumenten im Hyp‑Archiv)
Diese fachlichen Anforderungen erfüllst du:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Bachelor‑Studium
- Mindestens 2 Jahre Erfahrung im Assistenz-, Teamassistenz- oder Office‑Management‑Umfeld; zusätzliche Erfahrungen im Medien‑Finance‑oder Legal‑Bereich sind von Vorteil
- Interesse an Finance‑ und Legal‑Themen und Bereitschaft, sich in neue Themengebiete einzuarbeiten
- Erfahrung in Datenanalysen oder Reportings als Zahlenaffinität
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office (insbesondere Excel, Outlook, PowerPoint) und schnelle Einarbeitung in unternehmensinterne Systeme
- Kommunikationssicherheit auf Deutsch und Englisch (mind. C1) mit internen sowie internationalen Stakeholdern
Deine Persönlichkeit ist gefragt:
- Diskretion, Loyalität und vertraulicher Umgang mit sensiblen Informationen
- Pragmatisches Denken, Lösungsorientierung und Prioritätensetzung bei komplexen Themen
- Strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise mit Überblick über Deadlines, Timings und Abläufe
- Eigenverantwortliches Handeln, Teamgeist und Flexibilität gegenüber starren Strukturen
- Kommunikativ, empathisch, schnell auf unterschiedliche Persönlichkeiten und Kommunikationsstile einstellen
- Ruhige, positive und serviceorientierte Art, die Vertrauen schafft und das Team unterstützt
- Proaktive Hands‑on‑Mentalität und Bereitschaft, dort zu helfen, wo Unterstützung gebraucht wird
Benefits:
- Konzertkartenbudget, Streaming‑Gutscheine, Rabatte auf Tonträger und Merchandise sowie interne Veranstaltungen
- Hybrides Arbeitsmodell für Flexibilität
- 30 Urlaubstage plus zusätzliche Betriebsschließungstage
- Nachhaltige Mobilität durch Vergünstigungen bei BVG und Job‑Rad‑Leasing
- Weiterbildungsangebote zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung
- Unterstützung bei Lebensherausforderungen durch unabhängige Beratungs‑ und Coaching‑Angebote
EEO‑Statement: Universal Music verpflichtet sich zur Chancengleichheit und gibt jeder Person den Raum, sie selbst zu sein und sich zu entfalten – unabhängig von Alter, sozialem und Geschlecht, Aussehen, Herkunft, Glauben, körperlichen oder geistigen Fähigkeiten oder sexueller Orientierung.
Personal & Team Assistant (all genders) - Universal/MCA Music Publishing Arbeitgeber: Universal Music Deutschland
Universal Music ist ein hervorragender Arbeitgeber, der kreative Talente in einem dynamischen und inspirierenden Umfeld fördert. Mit einem starken Fokus auf Mitarbeiterentwicklung und einer offenen, kollaborativen Unternehmenskultur bietet das Team von LABSxSTUDIOS die Möglichkeit, an innovativen Projekten zu arbeiten und sich in der aufregenden Welt der Musik- und Entertainment-Branche weiterzuentwickeln. Zudem profitieren Mitarbeiter von flexiblen Arbeitsmodellen und einem kreativen Austausch, der die Leidenschaft für Musik und Kultur in den Mittelpunkt stellt.
Kontaktdaten:
Universal Music Deutschland Recruiting-Team
