Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze Führungskräfte im Tagesgeschäft und organisiere spannende Team-Events.
- Unternehmen: Universal Music Publishing Group - ein kreatives Umfeld für Musikliebhaber.
- Vorteile: Konzertkarten, Streaming-Gutscheine, 30 Urlaubstage und hybrides Arbeitsmodell.
- Weitere Informationen: Entwickle dich persönlich und beruflich in einem unterstützenden Umfeld.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und gestalte die Zukunft der Musikindustrie mit.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung oder Bachelor-Studium und Erfahrung im Assistenzbereich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Universal Music Publishing Group (UMPG) sucht einen Personal & Team Assistant (all genders) für Berlin ab 01.08.2026. Das ist ein 12‑Monats‑Vertrag in Vollzeit zur Elternzeitvertretung.
Deine Aufgaben:
- Unterstützung von drei Führungskräften (Managing Director, Senior Vice President Finance, Vice President Business & Legal) im Tagesgeschäft
- Terminmanagement inkl. Kalenderpflege sowie Vor- und Nachbereitung lokaler und virtueller Meetings
- Planung und Organisation von Dienstreisen (End-to-End) inkl. Reisekostenabrechnung
- Erstellung und Versand von Reportings (z. B. Managing‑Director‑Reporting, Chart‑Reportings) und Unterstützung bei Präsentationen (Plan‑Meetings, Townhalls)
- Team‑Assistenz und Office‑Management-Aufgaben (Gästeempfang, Postbearbeitung, Verteilerpflege, Tickets, Büromaterial, Team‑Events, Eventorganisation)
- Unterstützung des Finance‑Teams bei operativen Prozessen (Callback‑Verfahren, Ansässigkeitsbescheinigungen, Verwaltung von Insolvenzordnern, Zessionseinreichungen, Scans für EY Audits)
- Unterstützung des Legal‑Teams im Tagesgeschäft (Vertragsrecherche, Erstellung von Purchase Orders für Anwälte & Gutachter, Beschaffung von Handelsregisterauszügen, Anforderung von Dokumenten aus dem Außenlager, Erstellung und Ablage von Handlungsvollmachten, Pflege von Dokumenten im Hyp‑Archiv)
Diese fachlichen Anforderungen erfüllst du:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Bachelor‑Studium
- Mindestens 2 Jahre Erfahrung im Assistenz-, Teamassistenz- oder Office‑Management‑Umfeld; zusätzliche Erfahrungen im Medien‑Finance‑oder Legal‑Bereich sind von Vorteil
- Interesse an Finance‑ und Legal‑Themen und Bereitschaft, sich in neue Themengebiete einzuarbeiten
- Erfahrung in Datenanalysen oder Reportings als Zahlenaffinität
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office (insbesondere Excel, Outlook, PowerPoint) und schnelle Einarbeitung in unternehmensinterne Systeme
- Kommunikationssicherheit auf Deutsch und Englisch (mind. C1) mit internen sowie internationalen Stakeholdern
Deine Persönlichkeit ist gefragt:
- Diskretion, Loyalität und vertraulicher Umgang mit sensiblen Informationen
- Pragmatisches Denken, Lösungsorientierung und Prioritätensetzung bei komplexen Themen
- Strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise mit Überblick über Deadlines, Timings und Abläufe
- Eigenverantwortliches Handeln, Teamgeist und Flexibilität gegenüber starren Strukturen
- Kommunikativ, empathisch, schnell auf unterschiedliche Persönlichkeiten und Kommunikationsstile einstellen
- Ruhige, positive und serviceorientierte Art, die Vertrauen schafft und das Team unterstützt
- Proaktive Hands‑on‑Mentalität und Bereitschaft, dort zu helfen, wo Unterstützung gebraucht wird
Benefits:
- Konzertkartenbudget, Streaming‑Gutscheine, Rabatte auf Tonträger und Merchandise sowie interne Veranstaltungen
- Hybrides Arbeitsmodell für Flexibilität
- 30 Urlaubstage plus zusätzliche Betriebsschließungstage
- Nachhaltige Mobilität durch Vergünstigungen bei BVG und Job‑Rad‑Leasing
- Weiterbildungsangebote zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung
- Unterstützung bei Lebensherausforderungen durch unabhängige Beratungs‑ und Coaching‑Angebote
EEO‑Statement: Universal Music verpflichtet sich zur Chancengleichheit und gibt jeder Person den Raum, sie selbst zu sein und sich zu entfalten – unabhängig von Alter, sozialem und Geschlecht, Aussehen, Herkunft, Glauben, körperlichen oder geistigen Fähigkeiten oder sexueller Orientierung.
Personal & Team Assistant (all genders) - Universal/MCA Music Publishing Arbeitgeber: Universal Music Deutschland
Universal Music Publishing Group (UMPG) ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern in Berlin nicht nur ein dynamisches Arbeitsumfeld bietet, sondern auch zahlreiche Vorteile wie ein Konzertkartenbudget, Streaming-Gutscheine und ein hybrides Arbeitsmodell für mehr Flexibilität. Die Unternehmenskultur fördert persönliche und berufliche Weiterentwicklung durch Weiterbildungsangebote und unterstützt die Mitarbeiter in Lebensherausforderungen mit unabhängigen Beratungs- und Coaching-Angeboten, was UMPG zu einem attraktiven Ort für alle macht, die eine sinnvolle und erfüllende Karriere anstreben.
Kontaktdaten:
Universal Music Deutschland Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Personal & Team Assistant (all genders) - Universal/MCA Music Publishing erhalten könnten
✨Aktiv in HR-Communities sein
Schau dir Netzwerke wie XING oder lokale HR-Stammtische an. Dort kannst du nicht nur wertvolle Kontakte knüpfen, sondern auch Infos über aktuelle Stellenangebote und Trends im Personalmanagement aus erster Hand bekommen.
✨Jobmessen nutzen
Besuche Jobmessen, die speziell für den Bereich Personalmanagement ausgerichtet sind. Das ist eine super Gelegenheit, direkt mit den Personalverantwortlichen von Unternehmen wie Universal Music Deutschland ins Gespräch zu kommen und dich vorzustellen.
✨Flexibel und schnell sein
Da es sich um eine befristete Stelle handelt, ist es wichtig, schnell zu reagiert. Halte ein Auge auf kurzfristige Stellenausschreibungen und sei bereit, auch mal spontan zu einem Gespräch zu erscheinen. Die Flexibilität kann dir einen riesen Vorteil verschaffen!
✨Nutze unsere Plattform!
Vergiss nicht, dich direkt über unsere Webseite bei Universal Music Deutschland zu bewerben. Wir haben viele tolle Angebote im Personalmanagement, die nicht überall ausgeschrieben sind. Das könnte deine Chance sein!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Personal & Team Assistant (all genders) - Universal/MCA Music Publishing mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeig uns deine Soft Skills!:Im Personalmanagement sind zwischenmenschliche Fähigkeiten entscheidend. In deinem Lebenslauf und deinem Anschreiben solltest du unbedingt Beispiele anführen, wo du deine Kommunikations- und Teamfähigkeiten unter Beweis gestellt hast. Lass uns wissen, wie du Konflikte gelöst oder ein tolles Teamaufgebaut hast!
Spezifische Weiterbildungen und Zertifikate:Wenn du spezielle Weiterbildungen oder Zertifikate im Personalmanagement hast, z. B. im Bereich Recruiting oder Konfliktmanagement, dann hau sie raus! Das zeigt uns, dass du nicht nur Interesse hast, sondern auch aktiv an deiner Weiterentwicklung arbeitest.
Motivation ist der Schlüssel!:Da du dich für eine befristete Stelle bewirbst, wollen wir wissen, warum du gerade jetzt mit uns arbeiten möchtest. Teile uns deine Motivation im Anschreiben mit und erkläre, wie du dich in einem befristeten Arbeitsverhältnis weiterentwickeln willst und was du für Universal Music Deutschland erreichen möchtest.
Präsentiere deine Erfahrungen:Befristete Stellen haben oft spezifische Anforderungen, also stell sicher, dass dein Lebenslauf klar und strukturiert ist. Füge relevante Erfahrungen aus früheren Beschäftigungen hinzu und liste auf, wie du dabei zur Verbesserung von HR-Prozessen oder zur Mitarbeitermotivation beigetragen hast. Zeig uns, was du drauf hast!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universal Music Deutschland vorbereitet
✨Verstehe die HR-Dynamiken
Personalmanagement dreht sich viel um zwischenmenschliche Fähigkeiten. Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, die deine Konfliktlösungsfähigkeiten und dein Einfühlungsvermögen testen. Denke an Beispiele, in denen du erfolgreich mit schwierigen Situationen umgegangen bist – das zeigt deine Eignung für die Position.
✨Die Bedeutung von Teamarbeit betonen
In einem befristeten Vertrag wird Wert auf deine Teamfähigkeit gelegt, da du möglicherweise schnell integrierbar sein musst. Sei bereit, über deine Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit verschiedenen Teams und Abteilungen zu sprechen. Zeige auch, wie du in verschiedenen Umgebungen agiert hast.
✨Lerne die Tools und Software kennen
Stelle sicher, dass du mit gängigen HR-Tools und Software wie SAP oder Personio vertraut bist. Während des Interviews kannst du dein technisches Wissen und deine Bereitschaft zur kontinuierlichen Weiterbildung präsentieren. Zeige, dass du dich auch mit den neuesten Trends im Personalmanagement auseinandersetzt.
✨Flexibilität und Anpassungsvermögen zeigen
Da es sich um einen befristeten Job handelt, ist es wichtig, dass du Flexibilität und Anpassungsfähigkeit zeigst. Bereite Beispiele vor, die deine Fähigkeit demonstrieren, abrupten Veränderungen zu begegnen und dich schnell in neue Aufgaben einzuarbeiten. Das wird sicher gut ankommen!
