Personal & Team Assistant (all genders) - Universal/MCA Music Publishing

Unsere Werte, unser Kompass, unsere Kultur: Creativity – Home to Artists, Innovators and Entrepreneurs. Connection – We are ONE team. Passion – Music is our first love. Responsibility – It’s up to us. Diversity – Music is universal. Factuition – Guided by head AND heart.

Universal Music ist Marktführer im Musikgeschäft. Zu unseren Labels gehören die bekanntesten Marken der Musikwelt. Als Zuhause zahlreicher lokaler und internationaler Künstler:innen steht Universal Music für über 100 Jahre Musikgeschichte aus allen Genres. Unsere Erfolge verdanken wir unserer Liebe zur Musik, einzigartigen Artists und unserem großartigen Team. Hervorgegangen aus den Musikverlagen MCA Publishing, Polygram Songs und Rondor Music Publishing, ist Universal Music Publishing Group (UMPG), ein weltweit führender Musikverlag. UMPG vermittelt zwischen den Musikschaffenden, den Komponist:innen und Texter:innen und den Musikvermarkter:innen – also Tonträger- und Managementfirmen, Werbeagenturen und Filmproduktionen. Unser Ziel ist es, sowohl junge Talente zu entdecken, aufzubauen und zu betreuen als auch etablierte Songwriter:innen zu binden – vom einzelnen Song bis zur langfristigen Aufbauarbeit eines Projektes. Im administrativen Bereich sorgt UMPG für die weltweite Anmeldung, Registrierung und Klärung von Copyrights in einem internationalen Netzwerk.

Die Position ist ab 01.08.2026 am Standort Berlin verfügbar. Es handelt sich um eine befristete Anstellung für 12 Monate (Elternzeitvertretung) in Vollzeit.

Deine Aufgaben:

• Du unterstützt drei Führungskräfte (Managing Director, Senior Vice President Finance, Vice President Business & Legal) im Tagesgeschäft.
• Du übernimmst das Terminmanagement inkl. Kalenderpflege sowie die Vor- und Nachbereitung lokaler und virtueller Meetings.
• Du planst und organisierst Dienstreisen end-to-end inkl. Reisekostenabrechnungen.
• Du erstellst und versendest Reportings (zum Beispiel Managing-Director-Reporting, Chart-Reportings) und unterstützt bei Präsentationen (zum Beispiel Plan Meeting, Townhalls).
• Du übernimmst Team-Assistenz und Office-Management-Aufgaben inkl. Gästeempfang, Postbearbeitung, Verteilerpflege, Ticketumläufe, Büromaterial sowie Team-Events und Eventorganisation.
• Du unterstützt das Finance Team bei operativen Prozessen (Callback-Verfahren, Ansässigkeitsbescheinigungen, Verwaltung von Insolvenzordnern, Zessionseinreichungen, Scans für EY Audits).
• Du unterstützt das Legal Team im Tagesgeschäft (Vertragsrecherche, Erstellung von Purchase Orders für Anwält:innen und Gutachter:innen, Beschaffung von Handelsregisterauszügen, Anforderung von Dokumenten aus dem Außenlager, Erstellung und Ablage von Handlungsvollmachten, Pflege von Dokumenten im Hyp-Archiv).

Diese fachlichen Anforderungen erfüllst Du:

• Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein abgeschlossenes Bachelor-Studium.
• Du bringst mindestens 2 Jahre Erfahrung im Assistenz-, Teamassistenz- oder Office-Management-Umfeld mit; zusätzliche Erfahrungen im Medien-, Finance- und/oder Legal-Bereich sind von Vorteil.
• Du interessierst Dich für Finance- und Legal-Themen und arbeitest Dich gerne in neue Themengebiete ein.
• Du konntest Deine Zahlenaffinität bereits in der Praxis anwenden, bspw. durch Datenanalysen oder Reportings.
• Mit den MS Office-Programmen (insbesondere Excel, Outlook und PowerPoint) bist Du sehr gut vertraut und Du hast keine Schwierigkeiten, Dich in unternehmensinterne Systeme einzuarbeiten.
• Du kommunizierst sicher auf Deutsch und Englisch (jeweils mind. auf C1 Niveau) mit internen sowie internationalen Stakeholder:innen.

Deine Persönlichkeit ist gefragt:

• Diskretion und Loyalität stehen für Dich an oberster Stelle; Du arbeitest zuverlässig mit sensiblen Informationen und behandelst Inhalte strikt vertraulich.
• Du denkst stets mit und voraus, findest pragmatische Lösungen und setzt Prioritäten mit einem klaren Blick für potenzielle Abhängigkeiten – auch bei komplexen Themen.
• Durch Deine strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise behältst Du stets den Überblick über Deadlines, Timings und Abläufe.
• Du arbeitest eigenverantwortlich, packst gerne mit an und hältst nicht unnötig an starren Strukturen fest.
• Du bist kommunikativ, empathisch und kannst Dich schnell auf unterschiedliche Persönlichkeiten und Kommunikationsstile einstellen.
• Mit Deiner ruhigen, positiven und serviceorientierten Art gewinnst Du schnell das Vertrauen Deiner Kolleg:innen und unterstützt das Team mit Freude im Arbeitsalltag.
• Du bringst eine proaktive Hands-on Mentalität mit und unterstützt dort, wo Unterstützung gebraucht wird.

Unsere Benefits - weil Du uns wichtig bist:

• Spüre die Musik! - Dank eines Konzertkartenbudgets, Streaming Gutscheinen, Rabatte auf Tonträger und Merchandise sowie verschiedenen internen Veranstaltungen.
• Sei flexibel! - Durch unser hybrides Arbeitsmodell bist Du flexibel und findest stets Raum für kreative Kollaboration und Begegnungen.
• Zeit zum Durchatmen! - Du bist mehr als Dein Job - profitiere von 30 Urlaubstagen sowie zusätzlichen festgelegten Betriebsschließungstagen.
• Sei mobil! - Bewege Dich nachhaltig durch die Hauptstadt dank Vergünstigungen bei der BVG (öffentlicher Nahverkehr) und unserem Job-Rad Leasing Angebot.
• Wachse mit uns! - Entwickle Dich durch diverse Weiterbildungsangebote stetig weiter.
• Achte auf Dich! - Erhalte Support für alle Herausforderungen des Lebens – beruflich wie auch privat – durch unternehmensunabhängige Beratungs- und Coaching-Angebote.

Wir freuen uns auf Deine Online-Bewerbung über unser Bewerbungsformular! Bitte lade dort Deine aussagekräftigen Unterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) als Dateien hoch und benenne in den Fragefeldern Deinen frühesten Eintrittstermin sowie Deine Gehaltsvorstellung.

MUSIC IS UNIVERSAL! Universal Music setzt sich als großes und weltweit tätiges Unternehmen für gelebte Vielfalt und gegen Diskriminierung ein. Wir möchten, dass die Vielfalt, die unsere Künstler:innen durch ihre Musik und Individualität verkörpern, auch in unseren Teams zum Ausdruck kommt. Wir verpflichten uns der Chancengleichheit und geben jeder Person den Raum, sie selbst zu sein und sich zu entfalten - unabhängig von Alter, (sozialem) Geschlecht, Aussehen, Herkunft, Glauben, körperlichen/geistigen Fähigkeiten oder sexueller Orientierung. Solltest Du hinsichtlich einer Bewerbung unsicher sein, da Du bspw. nicht 100% der Anforderungen erfüllst, möchten wir Dich ermutigen, es dennoch zu versuchen!