Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze Führungskräfte im Tagesgeschäft und organisiere Meetings und Reisen.
- Unternehmen: Universal Music, Marktführer in der Musikbranche mit über 100 Jahren Geschichte.
- Vorteile: Konzertkarten, flexible Arbeitszeiten, 30 Urlaubstage und Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Vielfältige Kultur und Chancengleichheit sind uns wichtig.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines kreativen Teams und arbeite in einem dynamischen Umfeld.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung oder Studium und mindestens 2 Jahre Erfahrung im Assistenzbereich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Universal Music ist Marktführer im Musikgeschäft. Zu unseren Labels gehören die bekanntesten Marken der Musikwelt. Als Zuhause zahlreicher lokaler und internationaler Künstler:innen steht Universal Music für über 100 Jahre Musikgeschichte aus allen Genres. Unsere Erfolge verdanken wir unserer Liebe zur Musik, einzigartigen Artists und unserem großartigen Team.
Hervorgegangen aus den Musikverlagen MCA Publishing, Polygram Songs und Rondor Music Publishing, ist Universal Music Publishing Group (UMPG) ein weltweit führender Musikverlag. UMPG vermittelt zwischen den Musikschaffenden, den Komponist:innen und Texter:innen und den Musikvermarkter:innen – also Tonträger- und Managementfirmen, Werbeagenturen und Filmproduktionen. Unser Ziel ist es, sowohl junge Talente zu entdecken, aufzubauen und zu betreuen als auch etablierte Songwriter:innen zu binden – vom einzelnen Song bis zur langfristigen Aufbauarbeit eines Projektes. Im administrativen Bereich sorgt UMPG für die weltweite Anmeldung, Registrierung und Klärung von Copyrights in einem internationalen Netzwerk.
Die Position ist ab 01.08.2026 am Standort Berlin verfügbar. Es handelt sich um eine befristete Anstellung für 12 Monate (Elternzeitvertretung) in Vollzeit.
Deine Aufgaben:
- Du unterstützt drei Führungskräfte (Managing Director, Senior Vice President Finance, Vice President Business & Legal) im Tagesgeschäft.
- Du übernimmst das Terminmanagement inkl. Kalenderpflege sowie die Vor- und Nachbereitung lokaler und virtueller Meetings.
- Du planst und organisierst Dienstreisen end-to-end inkl. Reisekostenabrechnungen.
- Du erstellst und versendest Reportings (zum Beispiel Managing-Director-Reporting, Chart-Reportings) und unterstützt bei Präsentationen (zum Beispiel Plan Meeting, Townhalls).
- Du übernimmst Team-Assistenz und Office-Management-Aufgaben inkl. Gästeempfang, Postbearbeitung, Verteilerpflege, Ticketumläufe, Büromaterial sowie Team-Events und Eventorganisation.
- Du unterstützt das Finance Team bei operativen Prozessen (Callback-Verfahren, Ansässigkeitsbescheinigungen, Verwaltung von Insolvenzordnern, Zessionseinreichungen, Scans für EY Audits).
- Du unterstützt das Legal Team im Tagesgeschäft (Vertragsrecherche, Erstellung von Purchase Orders für Anwält:innen und Gutachter:innen, Beschaffung von Handelsregisterauszügen, Anforderung von Dokumenten aus dem Außenlager, Erstellung und Ablage von Handlungsvollmachten, Pflege von Dokumenten im Hyp-Archiv).
Diese fachlichen Anforderungen erfüllst Du:
- Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein abgeschlossenes Bachelor-Studium.
- Du bringst mindestens 2 Jahre Erfahrung im Assistenz-, Teamassistenz- oder Office-Management-Umfeld mit; zusätzliche Erfahrungen im Medien-, Finance- und/oder Legal-Bereich sind von Vorteil.
- Du interessierst Dich für Finance- und Legal-Themen und arbeitest Dich gerne in neue Themengebiete ein.
- Du konntest Deine Zahlenaffinität bereits in der Praxis anwenden, bspw. durch Datenanalysen oder Reportings.
- Mit den MS Office-Programmen (insbesondere Excel, Outlook und PowerPoint) bist Du sehr gut vertraut und Du hast keine Schwierigkeiten, Dich in unternehmensinterne Systeme einzuarbeiten.
- Du kommunizierst sicher auf Deutsch und Englisch (jeweils mind. auf C1 Niveau) mit internen sowie internationalen Stakeholder:innen.
Deine Persönlichkeit ist gefragt:
- Diskretion und Loyalität stehen für Dich an oberster Stelle; Du arbeitest zuverlässig mit sensiblen Informationen und behandelst Inhalte strikt vertraulich.
- Du denkst stets mit und voraus, findest pragmatische Lösungen und setzt Prioritäten mit einem klaren Blick für potenzielle Abhängigkeiten - auch bei komplexen Themen.
- Durch Deine strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise behältst Du stets den Überblick über Deadlines, Timings und Abläufe.
- Du arbeitest eigenverantwortlich, packst gerne mit an und hältst nicht unnötig an starren Strukturen fest.
- Du bist kommunikativ, empathisch und kannst Dich schnell auf unterschiedliche Persönlichkeiten und Kommunikationsstile einstellen.
- Mit Deiner ruhigen, positiven und serviceorientierten Art gewinnst Du schnell das Vertrauen Deiner Kolleg:innen und unterstützt das Team mit Freude im Arbeitsalltag.
- Du bringst eine proaktive Hands-on Mentalität mit und unterstützt dort, wo Unterstützung gebraucht wird.
Unsere Werte, unser Kompass, unsere Kultur:
- Creativity – Home to Artists, Innovators and Entrepreneurs.
- Connection – We are ONE team.
- Passion – Music is our first love.
- Responsibility – It’s up to us.
- Diversity – Music is universal.
- Factuition – Guided by head AND heart.
Unsere Benefits - weil Du uns wichtig bist:
- Spüre die Musik! - Dank eines Konzertkartenbudgets, Streaming Gutscheinen, Rabatte auf Tonträger und Merchandise sowie verschiedenen internen Veranstaltungen.
- Sei flexibel! - Durch unser hybrides Arbeitsmodell bist Du flexibel und findest stets Raum für kreative Kollaboration und Begegnungen.
- Zeit zum Durchatmen! - Du bist mehr als Dein Job - profitiere von 30 Urlaubstagen sowie zusätzlichen festgelegten Betriebsschließungstagen.
- Sei mobil! - Bewege Dich nachhaltig durch die Hauptstadt dank Vergünstigungen bei der BVG (öffentlicher Nahverkehr) und unserem Job-Rad Leasing Angebot.
- Wachse mit uns! - Entwickle Dich durch diverse Weiterbildungsangebote stetig weiter.
- Achte auf Dich! - Erhalte Support für alle Herausforderungen des Lebens – beruflich wie auch privat – durch unternehmensunabhängige Beratungs- und Coaching-Angebote.
#joinuniversalmusic Wir freuen uns auf Deine Online-Bewerbung über unser Bewerbungsformular! Bitte lade dort Deine aussagekräftigen Unterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) als Dateien hoch und benenne in den Fragefeldern Deinen frühesten Eintrittstermin sowie Deine Gehaltsvorstellung.
MUSIC IS UNIVERSAL! Universal Music setzt sich als großes und weltweit tätiges Unternehmen für gelebte Vielfalt und gegen Diskriminierung ein. Wir möchten, dass die Vielfalt, die unsere Künstler:innen durch ihre Musik und Individualität verkörpern, auch in unseren Teams zum Ausdruck kommt. Wir verpflichten uns der Chancengleichheit und geben jeder Person den Raum, sie selbst zu sein und sich zu entfalten - unabhängig von Alter, (sozialem) Geschlecht, Aussehen, Herkunft, Glauben, körperlichen/geistigen Fähigkeiten oder sexueller Orientierung.
Solltest Du hinsichtlich einer Bewerbung unsicher sein, da Du bspw. nicht 100% der Anforderungen erfüllst, möchten wir Dich ermutigen, es dennoch zu versuchen!
#YOUatUMG
Personal & Team Assistant (all genders) - Universal/MCA Music Publishing Arbeitgeber: Universal Music
Universal Music ist ein hervorragender Arbeitgeber, der nicht nur eine kreative und dynamische Arbeitsumgebung bietet, sondern auch großen Wert auf die persönliche und berufliche Entwicklung seiner Mitarbeiter legt. Mit flexiblen Arbeitsmodellen, umfangreichen Weiterbildungsmöglichkeiten und einem starken Fokus auf Vielfalt und Inklusion, ermöglicht Universal Music seinen Angestellten, ihre Leidenschaft für Musik in einem unterstützenden Team auszuleben. Zudem profitieren Mitarbeiter von attraktiven Benefits wie Konzertkarten, Streaming-Gutscheinen und einem großzügigen Urlaubspaket, was das Arbeiten in Berlin zu einer einzigartigen Erfahrung macht.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Personal & Team Assistant (all genders) - Universal/MCA Music Publishing erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, dich mit jemandem aus dem Team oder der Abteilung zu vernetzen, mach es! Zeig Interesse an der Unternehmenskultur und den Projekten, an denen sie arbeiten. Das kann dir helfen, einen Fuß in die Tür zu bekommen.
✨Tipp Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du nicht nur die üblichen Fragen übst, sondern auch spezifische Fragen zu Universal Music und deren Werten stellst. Zeig, dass du dich mit der Musikbranche identifizierst und ein echtes Interesse an der Position hast.
✨Tipp Nummer 3
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die in der Branche arbeiten oder bereits bei Universal Music sind. Empfehlungen können oft den entscheidenden Unterschied machen und dir einen Vorteil verschaffen.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung die richtigen Leute erreicht. Und vergiss nicht, deine Leidenschaft für Musik und Teamarbeit in deiner Kommunikation zu betonen – das kommt immer gut an!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Personal & Team Assistant (all genders) - Universal/MCA Music Publishing mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach dein Motivationsschreiben einzigartig:Dein Motivationsschreiben ist deine Chance, uns zu zeigen, warum du die perfekte Ergänzung für unser Team bist. Sei kreativ und bringe deine Leidenschaft für Musik und Organisation zum Ausdruck. Erzähl uns, was dich an der Position reizt und wie du unsere Werte verkörperst!
Lebenslauf auf den Punkt bringen:Halte deinen Lebenslauf klar und übersichtlich. Betone relevante Erfahrungen, die zu den Anforderungen der Stelle passen. Wir lieben es, wenn du deine Zahlenaffinität und deine Fähigkeiten im Office-Management hervorhebst – das macht einen großen Unterschied!
Sei authentisch in deinem Anschreiben:Zeige uns, wer du wirklich bist! Dein Anschreiben sollte nicht nur deine Qualifikationen auflisten, sondern auch deine Persönlichkeit widerspiegeln. Lass uns wissen, wie du mit Herausforderungen umgehst und welche kreativen Lösungen du in der Vergangenheit gefunden hast.
Bewerbung über unsere Website einreichen:Vergiss nicht, deine Bewerbung über unser Bewerbungsformular auf der Website einzureichen. Das macht es uns einfacher, deine Unterlagen zu verwalten und sicherzustellen, dass du alle wichtigen Informationen bereitstellst. Wir freuen uns darauf, von dir zu hören!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universal Music vorbereitet
✨Mach dich mit der Musikbranche vertraut
Informiere dich über Universal Music und die aktuellen Trends in der Musikindustrie. Zeige im Interview, dass du ein echtes Interesse an Musik hast und verstehst, wie das Unternehmen funktioniert.
✨Bereite dich auf typische Assistenzfragen vor
Erwarte Fragen zu deinem Terminmanagement, deiner Erfahrung im Office-Management und wie du mit sensiblen Informationen umgehst. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Arbeit, die deine Fähigkeiten unter Beweis stellen.
✨Zeige deine Zahlenaffinität
Da die Position auch Finance-Themen umfasst, sei bereit, über deine Erfahrungen mit Datenanalysen und Reportings zu sprechen. Bereite dich darauf vor, wie du Excel effektiv genutzt hast, um Probleme zu lösen oder Berichte zu erstellen.
✨Sei du selbst und zeige deine Persönlichkeit
Universal Music sucht nach jemandem, der nicht nur die fachlichen Anforderungen erfüllt, sondern auch gut ins Team passt. Sei authentisch, kommunikationsfreudig und bringe deine positive Einstellung mit – das wird sicher gut ankommen!
