Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere und optimiere administrative Prozesse, unterstütze bei Veranstaltungen und koordiniere Termine.
- Unternehmen: Medizinische Fakultät der Universität Münster – ein Top-Standort für innovative Lehre.
- Vorteile: Attraktive Vergütung, betriebliche Altersvorsorge und flexible Arbeitszeiten.
- Weitere Informationen: Flache Hierarchien und Raum für Eigeninitiative in einem familienbewussten Unternehmen.
- Warum dieser Job: Werde das organisatorische Herzstück eines dynamischen Teams in einem bedeutenden Umfeld.
- Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und Interesse an digitalen Tools.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Befristet auf 2 Jahre | In Teilzeit mit 19,25 Wochenstunden | Vergütung nach TV-L | Institut für Ausbildung und Studienangelegenheiten (IfAS) der Medizinischen Fakultät der Universität Münster.
Wir sind das UKM. Wir haben einen klaren gesellschaftlichen Auftrag und mit der Verbindung von Krankenversorgung, Forschung und Lehre eine besondere Verantwortung – am besten mit Dir!
Die Medizinische Fakultät Münster ist einer der beliebtesten Studienstandorte Deutschlands. Im IfAS sind wir die Architekten für innovative Lehre und interprofessionelle Ausbildung. Wir suchen nicht einfach eine Assistenz – wir suchen das organisatorische Herzstück unseres Instituts und die strategische rechte Hand unserer Institutsleitung.
- Organisationstalent: Sie strukturieren und optimieren unsere administrativen Prozesse und behalten auch bei komplexen Projekten den Überblick.
- Kommunikationsprofi: Sie sind die zentrale Schnittstelle innerhalb des Teams und für externe Partner – souverän, freundlich und lösungsorientiert.
- Event-Lead: Sie unterstützen uns bei der Planung und Durchführung von Terminen, Veranstaltungen und Empfängen.
- Strategie-Support: Sie entlasten die Institutsleitung im Tagesgeschäft, koordinieren Termine und begleiten administrative Verfahren (z.B. in Zusammenarbeit mit der Auftragsverwaltung des UKM).
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation. Eigenverantwortliches Arbeiten und das Vorantreiben von Aufgaben werden favorisiert. Interesse an papierlosem Arbeiten und modernen Prozessen – digitale Tools (MS 365) sind das tägliche Werkzeug. Sichere Kommunikation in Wort und Schrift. Idealerweise sind schon Erfahrung im universitären und/oder medizinischen Umfeld vorhanden.
Impact: Arbeit an einer der Top-Fakultäten Deutschlands.
Flexibilität: Offene Arbeitsatmosphäre mit Raum für Eigeninitiative.
Sicherheit & Benefits: Attraktive Vergütung nach TV-L, betriebliche Altersvorsorge sowie die Vorzüge eines der größten Arbeitgeber der Stadt (z. B. Jobticket, Fortbildungen).
Teamspirit: Kurze Wege, flache Hierarchien und ein Team, das sich auf neue Unterstützung freut.
Jetzt bewerben über unser Karriereportal bis zum . Chancengleichheit ist Bestandteil unserer Personalpolitik. Das UKM unterstützt die Vereinbarkeit von Beruf und Familie und ist seit 2010 als familienbewusstes Unternehmen zertifiziert. Es besteht grundsätzlich die Möglichkeit der Teilzeitbeschäftigung. In Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, werden sie im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt. Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften ebenfalls bevorzugt. Aufgrund der gesetzlichen Vorgaben gemäß Masernschutzgesetz, ist eine Tätigkeit bei uns nur mit vollständigem Impfschutz gegen Masern möglich.
Unser Hinweis an Personaldienstleister: Das Universitätsklinikum Münster arbeitet bereits mit ausgewählten Personaldienstleistern auf Basis von Rahmenverträgen zusammen. Bitte sehen Sie daher von Initiativangeboten ab. Informationen zu künftigen Ausschreibungsverfahren finden Sie auf der Vergabeplattform NRW.
Universitätsklinikum Münster Albert-Schweitzer-Campus 1 | 48149 Münster
Office Manager / Assistenz der Institutsleitung (gn*) Arbeitgeber: Universit
Das Universitätsklinikum Münster bietet als einer der größten Arbeitgeber der Stadt eine herausragende Arbeitsumgebung mit flexiblen Arbeitszeiten und einer offenen, teamorientierten Kultur. Als Teil des IfAS der Medizinischen Fakultät haben Sie die Möglichkeit, an innovativen Lehr- und Ausbildungsprojekten mitzuwirken und profitieren von attraktiven Vergütungen sowie umfangreichen Fortbildungsmöglichkeiten. Hier wird Chancengleichheit großgeschrieben, und die Vereinbarkeit von Beruf und Familie wird aktiv unterstützt.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Office Manager / Assistenz der Institutsleitung (gn*) erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Nutze Networking-Events oder Plattformen, um direkt mit Leuten aus dem Institut in Kontakt zu treten. Zeig dein Interesse und stelle Fragen – das hinterlässt einen bleibenden Eindruck!
✨Tipp Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du die häufigsten Fragen durchgehst und deine Antworten übst. Denk daran, auch eigene Fragen zu stellen, um dein Interesse an der Position zu zeigen.
✨Tipp Nummer 3
Nutze digitale Tools, um deine Organisationstalente zu demonstrieren. Zeig, dass du mit modernen Prozessen vertraut bist und wie du diese im Arbeitsalltag einsetzen kannst.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unser Karriereportal! Das zeigt, dass du die Initiative ergreifst und dich für die Stelle wirklich interessierst. Lass uns gemeinsam die Zukunft gestalten!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager / Assistenz der Institutsleitung (gn*) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wenn du deine Bewerbung schreibst, lass deine Persönlichkeit durchscheinen. Wir suchen nach jemandem, der nicht nur die Qualifikationen hat, sondern auch gut ins Team passt. Zeig uns, wer du bist!
Struktur ist alles!:Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und strukturiert ist. Verwende Absätze und Überschriften, um die Lesbarkeit zu verbessern. Wir lieben es, wenn alles schön übersichtlich ist!
Beziehe dich auf die Stellenanzeige!:Nutze die Begriffe und Anforderungen aus der Stellenbeschreibung in deiner Bewerbung. So zeigst du uns, dass du genau weißt, was wir suchen und wie du dazu passt.
Bewirb dich über unser Karriereportal!:Vergiss nicht, deine Bewerbung über unser Karriereportal einzureichen. Das macht es für uns einfacher, alles zu verwalten und du bist direkt im richtigen System!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universit vorbereitet
✨Sei gut vorbereitet!
Informiere dich über das Institut für Ausbildung und Studienangelegenheiten (IfAS) und die Medizinische Fakultät der Universität Münster. Verstehe ihre Mission und Werte, damit du im Interview zeigen kannst, dass du nicht nur die Anforderungen der Stelle kennst, sondern auch, wie du zur Vision des Instituts beitragen kannst.
✨Zeige dein Organisationstalent!
Bereite Beispiele vor, die deine Fähigkeiten in der Organisation und Optimierung von administrativen Prozessen verdeutlichen. Überlege dir konkrete Situationen, in denen du komplexe Projekte erfolgreich gemanagt hast, um deine Eignung als das organisatorische Herzstück des Instituts zu unterstreichen.
✨Kommunikation ist der Schlüssel!
Da du als zentrale Schnittstelle agierst, solltest du deine Kommunikationsfähigkeiten betonen. Übe, wie du freundlich und lösungsorientiert auf Fragen antworten kannst. Vielleicht kannst du auch ein Beispiel nennen, wo du erfolgreich mit externen Partnern kommuniziert hast.
✨Digitale Tools im Griff haben!
Da moderne Prozesse und digitale Tools wie MS 365 wichtig sind, solltest du deine Erfahrungen mit diesen Technologien hervorheben. Bereite dich darauf vor, spezifische Anwendungen oder Tools zu nennen, die du bereits genutzt hast, um deine Effizienz und Eigenverantwortung zu demonstrieren.
