Finde einen Job 
Finde eine Ausbildung 
Top Arbeitgeber 
Top Universitäten 
Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Departementsleitung Education bei administrativen Aufgaben und koordiniere Meetings.
- Arbeitgeber: Swiss TPH, ein führendes Institut für globale Gesundheit mit internationalem Fokus.
- Mitarbeitervorteile: Attraktive Arbeitsbedingungen, flexible Arbeitszeiten und Möglichkeiten zur persönlichen Weiterentwicklung.
- Andere Informationen: Dynamisches Team mit Raum für Kreativität und Wachstum.
- Warum dieser Job: Werde Teil einer sinnstiftenden Mission und arbeite in einem multikulturellen Umfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung, 4 Jahre Erfahrung in Assistenzfunktionen und sehr gute Sprachkenntnisse.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 4000 - 5000 € pro Monat.
Das Schweizerische Tropen- und Public Health-Institut (Swiss TPH) ist ein weltweit renommiertes Institut auf dem Gebiet der globalen Gesundheit mit besonderem Fokus auf Länder mit niedrigen und mittleren Einkommen. Assoziiert mit der Universität Basel, verbindet das Swiss TPH Forschung, Lehre und Dienstleistungen auf lokaler, nationaler und internationaler Ebene. Rund 1'000 Personen aus 96 Ländern arbeiten am Swiss TPH in Bereichen wie Infektionskrankheiten und nicht-übertragbare Krankheiten, Umwelt, Gesellschaft und Gesundheit sowie Gesundheitssysteme und -programme.
Das Departement Education ist für die Koordination der Lehrgänge und Programme am Swiss TPH sowie an der Universität Basel verantwortlich und sucht per sofort oder nach Vereinbarung eine Assistenz der Departementsleitung Education. Da Sie bei uns „mittendrin statt nur dabei“ sind, sollten Sie sich so leicht nicht aus der Ruhe bringen lassen und eine gesunde Portion Humor mitbringen. Als Assistenz der Departementsleitung Education unterstützen Sie das Departement in sämtlichen administrativen Belangen. In Ihrer Funktion als zentrale Drehscheibe koordinieren Sie vielfältige Schnittstellen zu internen und externen Anspruchsgruppen und tragen wesentlich zu einem reibungslosen Ablauf bei. Dank Ihres ausgeprägten Organisationstalents behalten Sie auch in anspruchsvollen Situationen den Überblick und überzeugen durch Ihre Flexibilität.
Ihre Aufgaben
- Koordination von Terminen sowie Führung der Agenda der Departementsleitung Education
- Selbstständige Erledigung allgemeiner administrativer Aufgaben (Korrespondenz, Dokumentenablage, Pflege der Adressdatenbank, Reisemanagement, Spesenmanagement sowie Erstellung und Freigabe von Rechnungen über einen digitalen Workflow)
- Organisation und Koordination von internen und externen Meetings sowie kleineren Veranstaltungen
- Vorbereitung von Meetingunterlagen und Protokollführung
- Planung und Koordination des Onboardings neuer Mitarbeitender im Departement Education, einschliesslich IT- und Infrastruktur-Setup
Ihr Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung oder gleichwertige Ausbildung; eine Weiterbildung im Assistenzbereich ist von Vorteil
- Mindestens 4 Jahre Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion
- Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Deutsch- und Englischkenntnisse; Französischkenntnisse sind von Vorteil
- Hohe Selbstständigkeit, ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein sowie die Fähigkeit, Prioritäten sicher zu setzen und auch bei kurzfristigen Anfragen flexibel und qualitätsbewusst zu agieren
- Dienstleistungsorientierte, vorausschauende Persönlichkeit mit sehr guten Umgangsformen, ausgeprägter transkultureller Kompetenz, hoher Belastbarkeit und Teamorientierung
- Sehr gute MS-Office-Kenntnisse sowie eine schnelle Auffassungsgabe für neue IT-Tools und Offenheit im Umgang mit digitalen Anwendungen
Wir bieten Ihnen
- Die Möglichkeit, an der sinnstiftenden Mission eines international renommierten Instituts für globale Gesundheit mitzuwirken
- Ein unterstützendes, kollegiales und multikulturelles Arbeitsumfeld
- Einen modernen Arbeitsplatz in unserem Hauptsitz in Allschwil, im Zentrum eines führenden Life-Sciences- und Biotech-Clusters
- Möglichkeiten zur Zusammenarbeit mit Fachpersonen aus verschiedenen Disziplinen und Karrierestufen
- Vielfältige Angebote zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung. Attraktive Arbeitsbedingungen, die je nach Funktion auch Remote Work und flexible Arbeitszeitgestaltung umfassen
Bewerbung / Kontakt
Lebenslauf, Motivationsschreiben inkl. Name und Kontaktangaben (E-Mail und/oder Telefonnummer) von 1 – 2 Referenzpersonen, Zertifikate und Arbeitszeugnisse.
Am Swiss TPH pflegen wir ein inklusives und vielfältiges Arbeitsumfeld, das Unterschiede in Bezug auf Geschlecht, Herkunft, ethnische Zugehörigkeit, Beeinträchtigung, sexuelle Orientierung und sozioökonomischen Hintergrund wertschätzt und respektiert. Wir sind überzeugt, dass Vielfalt unsere Arbeit bereichert, und engagieren uns für Chancengleichheit für alle.
Bitte beachten Sie, dass wir ausschließlich Bewerbungen über unsere Onlineplattform berücksichtigen können. Solange die Stelle online auf unserer Webseite ersichtlich ist, sind wir offen für neue Bewerbungen. Bewerbungen via E-Mail oder Agenturen werden nicht berücksichtigt.
Werden Sie Teil unserer Vision, die Welt zu einem gesünderen Ort zu machen – wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
Kontakt: Christina Bucher, Senior Recruiting Partner, +41 (0)
Assistent:in der Departementsleitung Education 50% Arbeitgeber: Universität Basel
Kontaktperson:
Universität Basel HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistent:in der Departementsleitung Education 50%
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Assistenz der Departementsleitung Education interessierst, zögere nicht, direkt mit dem Team in Kontakt zu treten. Zeige dein Interesse und stelle Fragen zur Position oder zum Team – das hinterlässt einen bleibenden Eindruck.
✨Tip Nummer 2
Nutze Networking! Verbinde dich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitenden des Swiss TPH auf LinkedIn. Ein persönlicher Kontakt kann dir wertvolle Einblicke geben und deine Chancen erhöhen, im Auswahlprozess wahrgenommen zu werden.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Projekte und Werte des Swiss TPH. Zeige, dass du nicht nur die Anforderungen der Stelle verstehst, sondern auch, wie du zur Mission des Instituts beitragen kannst.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich über unsere Website! Das ist der einzige Weg, um sicherzustellen, dass deine Bewerbung berücksichtigt wird. Halte deinen Lebenslauf und dein Motivationsschreiben bereit und achte darauf, alle geforderten Unterlagen einzureichen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistent:in der Departementsleitung Education 50%
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach deinen Lebenslauf einzigartig!: Dein Lebenslauf sollte nicht nur deine Erfahrungen auflisten, sondern auch zeigen, wer du bist. Hebe deine besonderen Fähigkeiten und Erfolge hervor, die dich für die Assistenz der Departementsleitung Education qualifizieren.
Motivationsschreiben mit Persönlichkeit: In deinem Motivationsschreiben solltest du nicht nur erklären, warum du die perfekte Wahl für uns bist, sondern auch ein bisschen von deiner Persönlichkeit zeigen. Lass uns wissen, was dich motiviert und warum du Teil unseres Teams werden möchtest!
Referenzen sind wichtig!: Vergiss nicht, 1-2 Referenzpersonen anzugeben, die uns einen Einblick in deine Arbeitsweise geben können. Wähle Personen aus, die dich gut kennen und bereit sind, positive Dinge über dich zu sagen.
Bewerbung über unsere Website: Wir bitten dich, deine Bewerbung ausschließlich über unsere Onlineplattform einzureichen. So stellst du sicher, dass wir alles richtig erhalten und deine Bewerbung schnell bearbeitet wird. Wir freuen uns darauf, von dir zu hören!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universität Basel vorbereitest
✨Informiere dich über das Institut
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über das Schweizerische Tropen- und Public Health-Institut verschaffen. Informiere dich über deren Projekte, Werte und die Rolle des Departements Education. So kannst du gezielte Fragen stellen und zeigst dein Interesse an der Organisation.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Organisation, Koordination und Kommunikation unter Beweis stellen. Sei bereit, diese Beispiele im Gespräch zu erläutern, um zu zeigen, dass du die Anforderungen der Assistenzfunktion verstehst.
✨Zeige Flexibilität und Humor
Da das Institut Wert auf eine humorvolle und flexible Arbeitsweise legt, solltest du während des Interviews eine positive Einstellung zeigen. Bereite dich darauf vor, auch auf unerwartete Fragen oder Situationen gelassen zu reagieren und deinen Sinn für Humor einzubringen.
✨Frage nach den nächsten Schritten
Am Ende des Interviews ist es immer gut, nach den nächsten Schritten im Auswahlprozess zu fragen. Das zeigt dein Interesse an der Position und gibt dir gleichzeitig Klarheit darüber, wie es weitergeht. Außerdem kannst du so sicherstellen, dass du alle Informationen hast, die du benötigst.