Executive Assistant – Education Department (50%)

Das Swiss TPH ist ein weltweit renommiertes Institut auf dem Gebiet der globalen Gesundheit mit besonderem Fokus auf Länder mit niedrigen und mittleren Einkommen. Assoziiert mit der Universität Basel, verbindet das Swiss TPH Forschung, Lehre und Dienstleistungen auf lokaler, nationaler und internationaler Ebene. Rund 900 Personen aus 90 Ländern arbeiten am Swiss TPH in Bereichen wie Infektionskrankheiten und nicht-übertragbare Krankheiten, Umwelt, Gesellschaft und Gesundheit sowie Gesundheitssysteme und -programme.

Das Departement Education ist für die Koordination der Lehrgänge und Programme am Swiss TPH sowie an der Universität Basel verantwortlich und sucht per sofort oder nach Vereinbarung eine Assistenz der Departementsleitung Education. Die Funktion geht über eine klassische Assistenzrolle hinaus. Als zentrale Drehscheibe des Departements koordinieren Sie organisatorische Abläufe, übernehmen Verantwortung für bereichsübergreifende Projekte und tragen aktiv zur Weiterentwicklung von Prozessen und Strukturen bei. Sie arbeiten eng mit der Departementsleitung zusammen und sind mittendrin statt nur dabei.

Ihre Aufgaben:

• Sie unterstützen die Departementsleitung Education in sämtlichen administrativen und organisatorischen Belangen.
• Sie koordinieren eigenständig ausgewählte Projekte und bereichsübergreifende Vorhaben sowie die Weiterentwicklung von Prozessen und Qualitätsmanagement im Bereich Education und übernehmen ergänzend zusätzliche koordinative und administrative Aufgaben.
• Sie verantworten die Koordination von Terminen sowie die Führung der Agenda, übernehmen selbstständig allgemeine administrative Aufgaben, einschliesslich Korrespondenz, Dokumentenmanagement, Pflege von Stammdaten, Reisemanagement sowie der digitalen Spesen- und Rechnungsabwicklung.
• Sie organisieren und koordinieren interne und externe Meetings sowie kleinere Veranstaltungen und stellen die professionelle Vor- und Nachbereitung inklusive Protokollführung sicher.
• Sie planen und koordinieren den Onboarding-Prozess neuer Mitarbeitender im Departement Education, einschliesslich IT- und Infrastruktur-Setup.
• Sie unterstützen die Organisation und Jahresplanung des Departments und tragen zur effizienten Koordination wiederkehrender Aktivitäten und Termine bei.

Ihr Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung oder vergleichbare Ausbildung mit entsprechender Berufserfahrung im Assistenzbereich; eine Weiterbildung als Direktions- oder Managementassistent:in ist von Vorteil.
• Mindestens fünf Jahre Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion mit hoher Eigenverantwortung, idealerweise auf Geschäftsleitungs- oder Direktionsebene.
• Sie arbeiten selbstständig, denken mit, setzen Prioritäten sicher und bringen sich mit Eigeninitiative sowie einem Blick für Optimierungsmöglichkeiten aktiv ein. Sie behalten auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick, koordinieren effizient und arbeiten strukturiert, lösungsorientiert und flexibel.
• Sie begegnen unterschiedlichen Anspruchsgruppen mit Fingerspitzengefühl, denken serviceorientiert und handeln auch in anspruchsvollen Situationen souverän und vorausschauend.
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse sowie eine schnelle Auffassungsgabe für neue IT-Tools und Offenheit im Umgang mit digitalen Anwendungen.
• Fliessende Deutsch- und Englischkenntnisse; weitere Sprachkenntnisse wie Französisch sind von Vorteil.

Wir bieten Ihnen:

• Die Möglichkeit, an der sinnstiftenden Arbeit eines international renommierten Instituts für globale Gesundheit mitzuwirken.
• Ein dynamisches, unterstützendes, kollegiales und multikulturelles Arbeitsumfeld.
• Einen modernen Arbeitsplatz in unserem Hauptsitz in Allschwil, im Zentrum eines führenden Life-Sciences- und Biotech-Clusters.
• Möglichkeiten zur Zusammenarbeit mit Fachpersonen aus verschiedenen Disziplinen und Karrierestufen.
• Vielfältige Angebote zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung. Attraktive Arbeitsbedingungen, die je nach Funktion auch Remote Work und flexible Arbeitszeitgestaltung umfassen.

Am Swiss TPH pflegen wir ein inklusives und vielfältiges Arbeitsumfeld, das Unterschiede in Bezug auf Geschlecht, Herkunft, ethnische Zugehörigkeit, Beeinträchtigung, sexuelle Orientierung und sozioökonomischen Hintergrund wertschätzt und respektiert. Wir sind überzeugt, dass Vielfalt unsere Arbeit bereichert, und engagieren uns für Chancengleichheit für alle.