Finde einen Job 
Finde eine Ausbildung 
Top Arbeitgeber 
Top Universitäten 
Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Universität Basel bei der Vertragsadministration und operativen Tätigkeiten.
- Arbeitgeber: Die älteste Universität der Schweiz mit internationalem Ruf.
- Mitarbeitervorteile: Sichere Anstellung, Weiterbildungsmöglichkeiten und ein dynamisches Arbeitsumfeld.
- Andere Informationen: Flexible Arbeitszeiten und spannende Entwicklungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Universität und arbeite in einem inspirierenden Team.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung in der Vertragsadministration erforderlich.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 45000 - 65000 € pro Jahr.
Die Universität Basel ist eine Hochschule von internationalem Ruf, welche in Forschung und Lehre hervorragende Leistungen erbringt. Gegründet 1460, kann sie als älteste Universität der Schweiz auf eine über 550‑jährige erfolgreiche Geschichte zurückblicken. Innerhalb der Universität Basel ist die Direktion Infrastruktur & Betrieb für den Betrieb, den Erhalt und die Veränderung sämtlicher Liegenschaften verantwortlich, die durch die Universität Basel genutzt werden. Die Abteilung Controlling & Beschaffungskoordination ist die zentrale Instanz zur Unterstützung der betriebswirtschaftlichen Führung der Direktion. Ausserdem ist die Abteilung für die Beschaffungskoordination aller wesentlichen Beschaffungen der Universität Basel verantwortlich.
Sie unterstützen die Organisation massgeblich bei der Erfassung und Kontrolle sämtlicher relevanter Verträge und unterstützen die Leiter der Abteilungen Controlling & Beschaffungskoordination sowie Gebäudetechnik & Betrieb bei verschiedenen operativen Tätigkeiten. Ihre Hauptaufgaben sind:
- Prüfung neuer oder geänderter Verträge
- Erfassung neuer oder geänderter Verträge in der Vertragsdatenbank
- terminliche Überwachung laufender Verträge
- Prüfung und Kontierung von Mietzahlungen
- betriebswirtschaftliche Betreuung der Stiftungsliegenschaften der Universität Basel
- Mitarbeit beim Jahresabschluss
- Unterstützung und Durchführung von öffentlichen Ausschreibungen
- einfache Auswertungen in MS-Excel, Formulierung von Anschreiben
- Allgemeine Assistenztätigkeiten wie Verteilung der Post, Koordination von Terminen, Vorbereitung von Sitzungen und Abteilungsveranstaltungen, telefonischer Erstkontakt im Fall von Abwesenheiten der beiden Abteilungsleiter, etc.
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, als Immobilienverwalter*in oder eine vergleichbare Qualifikation
- Ausgewiesene mehrjährige Erfahrung im Bereich Vertragsadministration und / oder Immobilienbewirtschaftung
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Sehr gute IT- Kenntnisse (Microsoft, SAP), Affinität für digitale Lösungen
- Gute Englischkenntnisse von Vorteil
Wenn Sie sich von dieser Position angesprochen fühlen, freuen wir uns auf Ihre vollständige Online-Bewerbung bis spätestens zum 08. Juni 2026. Für Rückfragen steht Ihnen Herr Karsten Fechtig, Leiter Controlling und Beschaffungskoordination, zur Verfügung.
Mitarbeiter*in Vertragsadministration und Assistenz 80% - 100% Arbeitgeber: Universität Basel
Kontaktperson:
Universität Basel HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Mitarbeiter*in Vertragsadministration und Assistenz 80% - 100%
✨Netzwerken, was das Zeug hält!
Nutze jede Gelegenheit, um mit Leuten aus der Branche ins Gespräch zu kommen. Ob auf Veranstaltungen, in sozialen Medien oder einfach beim Kaffee – wir sollten uns vernetzen und Kontakte knüpfen, die uns bei der Jobsuche helfen können.
✨Sei proaktiv!
Warte nicht darauf, dass die Stellenanzeigen auf dich zukommen. Gehe aktiv auf Unternehmen zu, die dich interessieren, und frage nach möglichen offenen Positionen. Wir können auch Initiativbewerbungen schicken, um unser Interesse zu zeigen!
✨Bereite dich auf Vorstellungsgespräche vor!
Informiere dich über die Universität Basel und ihre Abteilungen. Wenn wir wissen, was sie tun und welche Herausforderungen sie haben, können wir gezielt unsere Fähigkeiten und Erfahrungen präsentieren, die ihnen helfen könnten.
✨Bewirb dich direkt über unsere Website!
Wenn du dich für die Stelle interessierst, bewirb dich direkt über unsere Website. Das zeigt, dass du motiviert bist und erleichtert uns die Bearbeitung deiner Bewerbung. Lass uns gemeinsam den nächsten Schritt gehen!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Mitarbeiter*in Vertragsadministration und Assistenz 80% - 100%
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach deine Bewerbung persönlich: Zeig uns, wer du bist! Verwende eine freundliche und authentische Sprache in deinem Anschreiben. Erzähl uns, warum du dich für die Stelle interessierst und was dich motiviert, Teil unseres Teams zu werden.
Betone deine relevanten Erfahrungen: Stell sicher, dass du deine Erfahrungen im Bereich Vertragsadministration und Immobilienbewirtschaftung klar hervorhebst. Wir wollen wissen, wie du deine Fähigkeiten in der Praxis eingesetzt hast und welche Erfolge du erzielt hast.
Achte auf die Details: Korrekte Rechtschreibung und Grammatik sind ein Muss! Nimm dir die Zeit, deine Unterlagen sorgfältig zu überprüfen. Ein fehlerfreies Dokument zeigt uns, dass du Wert auf Qualität legst.
Bewirb dich über unsere Website: Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet, nutze bitte unser Online-Bewerbungsformular auf der Website. So können wir deine Unterlagen schnell und effizient bearbeiten.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universität Basel vorbereitest
✨Verstehe die Anforderungen
Mach dir ein genaues Bild von den Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung aufgeführt sind. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen und Fähigkeiten zu diesen Anforderungen passen. So kannst du im Interview gezielt darauf eingehen.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an spezifische Situationen aus deiner beruflichen Vergangenheit, die deine Fähigkeiten in der Vertragsadministration oder Assistenz zeigen. Nutze die STAR-Methode (Situation, Task, Action, Result), um deine Antworten strukturiert und überzeugend zu präsentieren.
✨Zeige deine IT-Kenntnisse
Da gute IT-Kenntnisse gefordert sind, sei bereit, über deine Erfahrungen mit Microsoft und SAP zu sprechen. Vielleicht kannst du auch ein Beispiel nennen, wo du digitale Lösungen erfolgreich eingesetzt hast, um Prozesse zu optimieren.
✨Stelle Fragen
Bereite einige Fragen vor, die du am Ende des Interviews stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und der Universität Basel. Frage zum Beispiel nach den Herausforderungen, die die Abteilung aktuell hat, oder nach den Möglichkeiten zur Weiterbildung.