Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere und unterstütze die Personalabteilung bei vielfältigen administrativen Aufgaben.
- Unternehmen: Die Universität Bayreuth bietet einen familiären Campus und ein modernes Arbeitsumfeld.
- Vorteile: Sichere Anstellung, flexible Arbeitszeiten, Homeoffice-Möglichkeiten und zahlreiche Weiterbildungschancen.
- Weitere Informationen: Vielfältige Sportangebote und Gesundheitsförderung für alle Mitarbeitenden.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Hochschule mit und arbeite in einem dynamischen Team.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich und gute Deutsch- sowie Englischkenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 35550 - 43450 € pro Jahr.
Die Universität Bayreuth mit ihrem familiären Campus ist einer der größten Arbeitgeber in der Region. Die Abteilung III – Personalangelegenheiten der Universität Bayreuth hat zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als Teamassistenz in der Personalabteilung (m/w/d) zu besetzen. Die Vergütung erfolgt bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen nach E 6 TV-L.
Ihr Aufgabengebiet:
- Organisation und Sicherstellung der Arbeitsabläufe im Vorzimmer der Personalabteilung
- Persönliche und organisatorische Unterstützung der Abteilungsleitung
- Koordination und Überwachung von Terminen, Besprechungen und Wiedervorlagen
- Bearbeitung der ein- und ausgehenden Korrespondenz sowie Koordination interner und externer Anfragen
- Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen einschließlich der Zusammenstellung erforderlicher Unterlagen
- Steuerung des Informations- und Dokumentenflusses zwischen der Abteilungsleitung, den Arbeitsbereichen und weiteren internen sowie externen Stellen
- Erstellung und Bearbeitung von Schreiben, Präsentationen und weiteren Arbeitsunterlagen
- Organisatorische und administrative Unterstützung der Arbeitsbereiche der Personalabteilung
- Bearbeitung festgelegter Sachbearbeitungsvorgänge
- Pflege von Daten, elektronischen Ablagen und Vorgängen in den eingesetzten Verwaltungs- und Dokumentationssystemen
- Koordination und Nachverfolgung von Fristen, Rückmeldungen und Arbeitsaufträgen
- Unterstützung bei abteilungsbezogenen Projekten
- Mitwirkung an der Weiterentwicklung und Digitalisierung der administrativen Abläufe
- Gegenseitige Vertretung innerhalb des Vorzimmers
Bei allen Aufgaben ist ein sorgfältiger und verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen und personenbezogenen Informationen erforderlich.
Ihr Profil:
- Eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich, als Rechtsanwaltsfachangestellte/r, im kaufmännischen Bereich oder eine vergleichbare Qualifikation
- Eine selbstständige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise
- Sehr gutes Organisations- und Koordinationsvermögen
- Die Fähigkeit, unterschiedliche Anliegen zu priorisieren und auch bei mehreren parallelen Vorgängen den Überblick zu behalten
- Eigeninitiative, Zuverlässigkeit und Teamfähigkeit
- Ein sicheres, verbindliches und serviceorientiertes Auftreten
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Sichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Eine adressatengerechte mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit
- Diskretion und einen verantwortungsvollen Umgang mit vertraulichen und personenbezogenen Informationen
- Einen sicheren Umgang mit den gängigen Microsoft-Anwendungen
- Die Bereitschaft und Fähigkeit, sich zügig in neue digitale Anwendungen und Arbeitsabläufe einzuarbeiten
- Bereitschaft zur flexiblen Aufgabenwahrnehmung und zur gegenseitigen Vertretung innerhalb des Vorzimmers
Von Vorteil sind:
- Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion
- Erfahrungen in der öffentlichen Verwaltung oder im Hochschulbereich
- Erfahrungen in der Erstellung professioneller Schreiben, Präsentationen und Übersichten
Was Sie erwarten können:
- Einen krisensicheren Arbeitsplatz an einer modernen Hochschule
- Eine interessante, abwechslungsreiche Tätigkeit im universitären Umfeld
- Flexible Arbeitszeitgestaltung und Möglichkeit zur Arbeit im Homeoffice im Rahmen der geltenden Dienstvereinbarung
- Konstruktive Arbeitsatmosphäre in einem freundlichen, aufgeschlossenen Team
- Vereinbarkeit von Familie und Beruf
- Möglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Fort- und Weiterbildung durch verschiedene Fortbildungsangebote
- Weitere Vorzüge des öffentlichen Dienstes, beispielsweise JobRad, attraktive zusätzliche Altersversorgung bei der Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder, vielfältige Angebote der Gesundheitsförderung, z. B. Gesundheitstage, Workshops, Aktiv-Pause sowie Möglichkeit der Teilnahme an einer sehr großen Anzahl unterschiedlichster Sportangebote im Rahmen des allgemeinen Hochschulsports
- Neben dem Erholungsurlaub und der Möglichkeit der gleitenden Arbeitszeit dienstfrei am 24.12. und 31.12. eines Jahres
Die Universität Bayreuth schätzt die Vielfalt ihrer Beschäftigten als Bereicherung und bekennt sich ausdrücklich zum Ziel der Chancengleichheit der Geschlechter. Frauen werden hierbei mit Nachdruck um ihre Bewerbung gebeten. Bewerber und Bewerberinnen mit Kindern sind sehr willkommen. Die Universität Bayreuth ist Mitglied im Best-Practice Club "Familie in der Hochschule e.V." und hat erfolgreich am HRK-Audit "Internationalisierung der Hochschule" teilgenommen. Personen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Wir haben Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich online bis zum 31.10.2026 unter Angabe des Kennworts "Abteilung III – Teamassistenz" über unser Bewerbungsportal Uni Bayreuth. Die Unterlagen werden nach Besetzung der Stelle gemäß den Anforderungen des Datenschutzes gelöscht.
Für Rückfragen können Sie sich gerne an die Abteilungsleiterin Frau Dr. Dinglreiter wenden.
Universität Bayreuth
Universitätsstraße 30
95447 Bayreuth
Jetzt bewerben
Teamassistenz in der Personalabteilung (m/w/d) in Bayreuth Arbeitgeber: Universität Bayreuth
Die Universität Bayreuth bietet eine familienfreundliche Arbeitsumgebung und legt großen Wert auf die persönliche und berufliche Entwicklung ihrer Mitarbeiter. Mit flexiblen Arbeitszeiten und einem unterstützenden Team fördert die Universität ein positives Arbeitsklima, das es den Angestellten ermöglicht, ihre Karriereziele zu erreichen und gleichzeitig ein ausgewogenes Leben zu führen.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Teamassistenz in der Personalabteilung (m/w/d) in Bayreuth erhalten könntest
✨Trete lokalen HR-Events bei
Schau dir lokale Veranstaltungen und Messen zum Thema Personalmanagement an. Dort kannst du direkt mit Arbeitgebern und anderen Fachleuten ins Gespräch kommen und ein echtes Netzwerk aufbauen.
✨Nutze LinkedIn strategisch
Optimiere dein LinkedIn-Profil für Personalmanagement, indem du relevante Gruppen und Foren beitrittst. Engagiere dich in Diskussionen und poste Inhalte, die deine Expertise zeigen – das macht auf Universität Bayreuth aufmerksam!
✨Sprich mit Karriereberatern deiner Hochschule
Wenn du frisch von der Uni bist, nutze die Karrieredienste deiner Hochschule. Sie haben oft Kontakte zu Firmen und können dir helfen, ein paar Türen zu öffnen.
✨Wende dich an Recruiter
Viele Unternehmen, auch Universität Bayreuth, arbeiten mit Recruitern zusammen. Such dir Spezialisten für Personalmanagement und teile ihnen deine Karriereziele mit – sie haben oft Zugriff auf Positionen, die sonst nicht ausgeschrieben sind.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Teamassistenz in der Personalabteilung (m/w/d) in Bayreuth mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Heb deinen Lebenslauf hervor!:Im Personalmanagement ist es wichtig, dass dein Lebenslauf nicht nur deine beruflichen Stationen aufzeigt, sondern auch deine Kenntnisse in den Bereichen Personalentwicklung und -management. Sei konkret, wenn du über deine Erfahrungen sprichst, zum Beispiel durch die Nennung von Projekten oder Initiativen, an denen du beteiligt warst.
Zeig deine Soft Skills!:Im Personalmanagement zählen Soft Skills oft mehr als Fachwissen. In deinem Anschreiben solltest du Beispiele einfügen, die deine Kommunikationsfähigkeiten, deine Teamarbeit und deine Konfliktlösungsfähigkeiten zeigen. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit solche Fähigkeiten erfolgreich eingesetzt hast.
Motivation auf den Punkt bringen!:Da es sich um eine Vollzeitstelle handelt, ist es wichtig, deine Motivation für die Position bei Universität Bayreuth klar darzulegen. Erkläre, warum du gerade in diesem Unternehmen arbeiten möchtest und welche Entwicklungsmöglichkeiten du dir erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und wirklich bei uns mitwirken möchtest.
Vergiss nicht, deine Erfolge zu quantifizieren!:In deiner Bewerbung kannst du durch Zahlen und Daten deine Erfolge unterstreichen. Zum Beispiel, wenn du durch ein neues Onboarding-Programm die Fluktuation um 20% gesenkt hast. Solche quantifizierbaren Erfolge sind im Personalmanagement besonders wertvoll und machen dich zu einem gefragten Kandidaten!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universität Bayreuth vorbereitet
✨Sei bereit für Verhaltensfragen
Im Personalmanagement geht's oft um zwischenmenschliche Fähigkeiten. Bereite dich darauf vor, wie du in spezifischen Situationen reagiert hast oder reagieren würdest. Denk an Beispiele, wo du Konflikte gelöst oder Teams motiviert hast!
✨Kenntnis aktueller HR-Tools
Stelle sicher, dass du dich mit den neuesten HR-Tools und Software-Anwendungen auskennst, die im Personalmanagement häufig verwendet werden. Sei bereit, konkret zu erläutern, wie du diese in der Vergangenheit genutzt hast oder für welche du dich interessiert hast!
✨Motivation und Lernbereitschaft zeigen
Da es sich um eine Vollzeitstelle handelt, wird von dir erwartet, dass du langfristige Ziele und Ambitionen hast. Sprich darüber, was dich an dieser Position reizt und wie du dich weiterentwickeln möchtest. Das zeigt dein Engagement und deine Motivation!
✨Frag nach der Unternehmenskultur
Eine passende Unternehmenskultur ist im Personalmanagement entscheidend. Stelle Fragen dazu, wie Universität Bayreuth die Mitarbeiterzufriedenheit fördert und welche Werte im Team wichtig sind. Das zeigt dein Interesse und kann dir helfen zu erkennen, ob die Firma zu dir passt!
