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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Institutsdirektorin im Tagesgeschäft und organisiere Meetings und Reisen.
- Arbeitgeber: Kleinteam in einem interdisziplinären Umfeld mit kollegialem Arbeitsklima.
- Mitarbeitervorteile: Attraktive Vergütung, fortschrittliche Arbeitsbedingungen und Verpflegung im Personalrestaurant.
- Andere Informationen: Flexible Arbeitsweise und hohe Sozialkompetenz sind gefragt.
- Warum dieser Job: Erlebe eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit Verantwortung und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung, Erfahrung in der universitären Administration und gute IT-Kenntnisse.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Direktionsassistentin/-assistenten%
Die Universität Bern ist eine Volluniversität mit acht Fakultäten, rund 150 Instituten und 9 inter- und transdisziplinären Kompetenzzentren. Das Institut für Komplementäre und Integrative Medizin IKIM vereint sinnvoll und fundiert konventionelle Medizin und Komplementärmedizin im Sinne der integrativen Medizin.
Wir suchen per sofort oder nach Vereinbarung eine/n
Ihre Aufgaben und Kompetenzen
- Sie unterstützen und entlasten die Institutsdirektorin zuverlässig im Tagesgeschäft und in allen organisatorischen und administrativen Belangen
- Sie pflegen die Gesamtübersicht der Geschäfte und ermöglichen eine vorausschauende Planung
- Administrative Aufgaben im Bereich der Personalverwaltung, z.B. Vorbereitung von Einstellungen, Absenzen-, Zeit- und Gehaltskontrolle und Quality Management (IKS)
- Budgetierung, Führung und Bewirtschaftung der Betriebs- und Drittmittelkredite, Debitoren- und Kreditorenworkflow, Trendrechnung
- Sie korrespondieren selbstständig und nach Vorlage auf Deutsch und Englisch
- Sie unterstützen administrativ Forschungsprojekte und Lehr- und Fortbildungsveranstaltungen
- Sie organisieren Meetings, Reisen und Kongressteilnahmen im In- und Ausland
Sie bringen mit
- Abgeschlossene kaufmännische oder gleichwertige Ausbildung, mehrjährige Berufserfahrung vorzugsweise in der universitären Administration
- Idealerweise Abschluss Direktionsassistentin/-assistent oder vergleichbare Weiterbildung
- Versierter Umgang mit IT-Tools (MS-Office, SAP etc.)
- Sie arbeiten selbständig, genau und effizient, erkennen Prioritäten und behalten den Überblick
- Sie haben eine strukturierte Denkweise und erkennen selbständig anstehende Arbeiten
- Sie zeichnen sich durch ein hohes Verantwortungsgefühl, Loyalität und Diskretion aus
- Sie kommunizieren stilsicher in Deutsch und haben gute schriftliche und mündliche Englischkenntnisse
- Sie haben eine ausgeprägte Sozial- und Kommunikationskompetenz, Belastbarkeit und Flexibilität
Wir bieten
- Eine abwechslungsreiche, vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem kleinen Team
- Kollegiales Arbeitsklima in einem interdisziplinären Umfeld
- Fortschrittliche Arbeitsbedingungen und attraktive Vergütung nach kantonalem Reglement
- Verpflegungsmöglichkeit Personalrestaurant Inselspital oder Mensen Universität Bern
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Weitere Informationen bei Prof. Dr. Ursula Wolf, E-Mail: , Telefon Senden Sie bitte Ihre Bewerbungsunterlagen in einem PDF-Dokument (inklusive Motivationsschreiben, Lebenslauf und Diplome sowie Angabe von 2 Referenzen) bis per E-Mail an:
Bewerbungen, welche die Anforderungen nicht erfüllen oder nicht mit allen geforderten Unterlagen eingereicht werden, können nicht berücksichtigt und beantwortet werden
Direktionsassistentin/-assistenten Arbeitgeber: Universität Bern
Kontaktperson:
Universität Bern HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Direktionsassistentin/-assistenten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, direkt mit der Institutsdirektorin oder dem Team zu sprechen, nutze diese Chance. Zeige dein Interesse und stelle Fragen zu den Aufgaben, die dich erwarten.
✨Tipp Nummer 2
Networking ist alles! Verbinde dich mit aktuellen Mitarbeitern über LinkedIn oder andere Plattformen. So bekommst du Insider-Infos und kannst dich besser auf das Gespräch vorbereiten.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf typische Fragen vor! Überlege dir, wie du deine Erfahrungen in der universitären Administration am besten präsentieren kannst. Denk daran, konkrete Beispiele zu nennen, die deine Fähigkeiten unter Beweis stellen.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das zeigt, dass du motiviert bist und die Initiative ergreifst. Außerdem hast du so die besten Chancen, dass deine Bewerbung schnell gesehen wird.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Direktionsassistentin/-assistenten
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Motivationsschreiben: Euer Motivationsschreiben sollte klar und prägnant sein. Erklärt, warum ihr genau die richtige Person für die Stelle als Direktionsassistentin/-Assistenten seid und was euch an der Position reizt. Vergesst nicht, eure relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorzuheben!
Lebenslauf: Stellt sicher, dass euer Lebenslauf übersichtlich und gut strukturiert ist. Listet eure beruflichen Stationen chronologisch auf und hebt besonders relevante Erfahrungen in der universitären Administration hervor. Ein klarer Lebenslauf macht einen guten ersten Eindruck!
Referenzen: Denkt daran, zwei Referenzen anzugeben, die eure Fähigkeiten und Erfahrungen bestätigen können. Wählt Personen aus, die euch gut kennen und bereit sind, positive Rückmeldungen über eure Arbeit zu geben. Das kann den Unterschied machen!
Bewerbung über unsere Website: Wir empfehlen, eure Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellt ihr sicher, dass alle Unterlagen korrekt ankommen und wir sie schnell bearbeiten können. Außerdem könnt ihr sicher sein, dass ihr alle geforderten Dokumente beifügt!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universität Bern vorbereitest
✨Vorbereitung ist alles
Mach dir im Vorfeld Gedanken über die Aufgaben und Kompetenzen, die in der Stellenbeschreibung genannt werden. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du diese Anforderungen erfüllst.
✨IT-Kenntnisse auffrischen
Da der Umgang mit IT-Tools wie MS-Office und SAP wichtig ist, solltest du sicherstellen, dass du mit diesen Programmen vertraut bist. Vielleicht kannst du ein paar Übungen machen oder Tutorials anschauen, um dein Wissen aufzufrischen.
✨Kommunikation üben
Da die Stelle gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch erfordert, könntest du dich darauf vorbereiten, indem du typische Interviewfragen in beiden Sprachen übst. Das hilft dir, sicherer und flüssiger zu sprechen.
✨Fragen vorbereiten
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen möchtest. Das zeigt dein Interesse an der Position und gibt dir die Möglichkeit, mehr über das Team und die Unternehmenskultur zu erfahren.