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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte das Sekretariat und unterstütze Forschungsgruppen in einem dynamischen Umfeld.
- Arbeitgeber: Akademisches Institut mit flachen Hierarchien und kollegialem Team.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice-Möglichkeiten und ein spannendes Arbeitsgebiet.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Forschung und arbeite in einem inspirierenden Team.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung oder Erfahrung in der Administration, gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
- Andere Informationen: Offenheit für neue Aufgaben und Prozesse ist willkommen!
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Aufgaben
- Instituts- und Sekretariatsadministration (Hauptaufgabenbereich)
- Selbstständige Führung des Sekretariats sowie Stellvertretung weiterer Sekretariatsleitungen am ARTORG
- Umfassende administrative und organisatorische Unterstützung der Forschungsgruppenleiter*innen und ihrer Teams
- Allgemeine Verwaltungsaufgaben (Protokollführung, Telefon- und Postdienst, zentrale Office-Organisation)
- Organisation und Betreuung von Workshops, Tagungen und Institutsanlässen (inkl. Reise- und Hotelbuchungen)
- Beschaffung von Büro- und Labormaterial sowie Koordination mit zentralen Universitätsdiensten
- Personaladministration
- Vollständige Abwicklung der Personalprozesse für Kantons- und Drittmittelangestellte sowie Stipendiat*innen (Rekrutierung, Eintritte, Mutationen, Austritte)
- Vorbereitung aller erforderlichen Dokumente für die Anstellung ausländischer Mitarbeitender (EU- und Drittstaaten)
- Erstellung von Lehrverträgen, Stelleninseraten, Stellenbeschreibungen und Pflichtenheften
- Zuständigkeit für die Absenzen- und Zeitkontrolle (JAZ-Beauftragte*r)
- Finanzadministration
- Controlling von Betriebskredit- und Drittmittelkonten
- Debitoren-/Kreditorenworkflow (inkl. Nutzung von Finanzreporting und e-forms)
- Erstellung und Erfassung von Spesenabrechnungen und Pauschalentschädigungen
- Verantwortung für das Interne Kontrollsystem (IKS)
- Studienkoordination (Master Biomedical Engineering) – Teilbereich
- Budgetverwaltung und Erteilung von Lehraufträgen
- Unterstützung der administrativen Abläufe im Studiengang (Stundenplan, Prüfungen, Masterarbeiten, Studienabschlüsse)
- Kommunikation mit Dozierenden und Studierenden in deutscher und englischer Sprache
Anforderungen
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und/oder mehrjährige Erfahrung in der Administration (Erfahrung an Hochschulen oder in der Forschung von Vorteil)
- Sicheres Deutsch und gute Englischkenntnisse; Französischkenntnisse von Vorteil
- Hohes Verantwortungsbewusstsein, Eigeninitiative und strukturierte Arbeitsweise
- Ausgeprägte Teamfähigkeit und serviceorientiertes Auftreten
- Interesse an universitären und wissenschaftlichen Abläufen
- Offenheit für neue Aufgaben und Prozesse in einem dynamischen Forschungsumfeld
Wir bieten
- Die Mitarbeit in einem akademischen und dynamischen Umfeld und kollegialen Team
- Eine herausfordernde, vielseitige Tätigkeit in einem spannenden Arbeitsgebiet
- Flache Hierarchien
- Eine Anstellung nach kantonalen Richtlinien mit flexiblen Arbeitszeiten und Homeoffice-Möglichkeiten (nach der Einarbeitungsphase und nach Absprache)
Interessiert? Dann senden Sie bitte Ihre vollständige Online-Bewerbung, mit Motivationsschreiben, CV, Zeugnissen und Diplomen an.
Fragen beantwortet Ihnen gerne Frau Diana Bethge.
Mitarbeiter*in Institutsadministration & Studienkoordination Arbeitgeber: Universität Bern
Kontaktperson:
Universität Bern HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Mitarbeiter*in Institutsadministration & Studienkoordination
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du eine Stelle im Blick hast, zögere nicht, direkt mit dem Team oder der Abteilung in Kontakt zu treten. Frag nach, ob sie Unterstützung brauchen oder ob es offene Fragen zur Position gibt. Das zeigt dein Interesse und deine Initiative!
✨Tip Nummer 2
Nutze Networking! Verbinde dich mit aktuellen Mitarbeitenden über LinkedIn oder andere Plattformen. Ein persönlicher Kontakt kann dir helfen, mehr über die Unternehmenskultur zu erfahren und vielleicht sogar einen Fuß in die Tür zu bekommen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Institution und ihre Projekte. Überlege dir, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zur ausgeschriebenen Stelle passen. So kannst du im Gespräch selbstbewusst auftreten und überzeugen.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das macht es für uns einfacher, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten. Außerdem zeigen wir so, dass du wirklich an der Stelle interessiert bist. Lass uns gemeinsam den nächsten Schritt gehen!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Mitarbeiter*in Institutsadministration & Studienkoordination
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach dein Motivationsschreiben persönlich: Zeig uns, warum du genau zu uns und der Stelle passt! Erzähl von deinen Erfahrungen und wie sie dich auf die Aufgaben vorbereitet haben. Lass deine Persönlichkeit durchscheinen!
CV auf den Punkt bringen: Halte deinen Lebenslauf klar und übersichtlich. Betone relevante Erfahrungen und Fähigkeiten, die für die Position wichtig sind. Wir lieben es, wenn du uns zeigst, was du drauf hast!
Achte auf die Details: Korrekte Rechtschreibung und Grammatik sind ein Muss! Nimm dir die Zeit, alles gründlich zu überprüfen. Ein fehlerfreies Dokument zeigt uns, dass du sorgfältig arbeitest.
Bewirb dich über unsere Website: Der einfachste Weg, um Teil unseres Teams zu werden, ist die Bewerbung über unsere Website. So stellst du sicher, dass deine Unterlagen direkt bei uns landen und wir sie schnell bearbeiten können!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universität Bern vorbereitest
✨Informiere dich über das Unternehmen
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir Zeit nehmen, um mehr über die Institution und ihre Forschungsgruppen zu erfahren. Schau dir die aktuellen Projekte an und überlege, wie deine Rolle zur Unterstützung dieser Projekte beitragen kann.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine Fähigkeiten in der Administration und Organisation zeigen. Sei bereit, diese Beispiele im Gespräch zu erläutern, insbesondere in Bezug auf die Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung genannt werden.
✨Fragen stellen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, mehr über die Erwartungen und die Teamdynamik zu erfahren. Fragen zur Teamstruktur oder zu den Herausforderungen in der Studienkoordination sind immer gut.
✨Präsentiere dich professionell
Achte darauf, dass du dich angemessen kleidest und pünktlich zum Interview erscheinst. Ein professionelles Auftreten hinterlässt einen positiven Eindruck und zeigt, dass du die Gelegenheit ernst nimmst.
