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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte das Sekretariat und unterstütze Forschungsgruppen in einem dynamischen Umfeld.
- Arbeitgeber: Akademisches Institut mit flachen Hierarchien und kollegialem Team.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice-Möglichkeiten und ein spannendes Arbeitsgebiet.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Forschung und arbeite in einem inspirierenden Team.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung oder Erfahrung in der Administration, gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
- Andere Informationen: Offenheit für neue Aufgaben und Prozesse ist willkommen!
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Aufgaben
- Instituts- und Sekretariatsadministration (Hauptaufgabenbereich)
- Selbstständige Führung des Sekretariats sowie Stellvertretung weiterer Sekretariatsleitungen am ARTORG
- Umfassende administrative und organisatorische Unterstützung der Forschungsgruppenleiter*innen und ihrer Teams
- Allgemeine Verwaltungsaufgaben (Protokollführung, Telefon- und Postdienst, zentrale Office-Organisation)
- Organisation und Betreuung von Workshops, Tagungen und Institutsanlässen (inkl. Reise- und Hotelbuchungen)
- Beschaffung von Büro- und Labormaterial sowie Koordination mit zentralen Universitätsdiensten
- Personaladministration
- Vollständige Abwicklung der Personalprozesse für Kantons- und Drittmittelangestellte sowie Stipendiat*innen (Rekrutierung, Eintritte, Mutationen, Austritte)
- Vorbereitung aller erforderlichen Dokumente für die Anstellung ausländischer Mitarbeitender (EU- und Drittstaaten)
- Erstellung von Lehrverträgen, Stelleninseraten, Stellenbeschreibungen und Pflichtenheften
- Zuständigkeit für die Absenzen- und Zeitkontrolle (JAZ-Beauftragte*r)
- Finanzadministration
- Controlling von Betriebskredit- und Drittmittelkonten
- Debitoren-/Kreditorenworkflow (inkl. Nutzung von Finanzreporting und e-forms)
- Erstellung und Erfassung von Spesenabrechnungen und Pauschalentschädigungen
- Verantwortung für das Interne Kontrollsystem (IKS)
- Studienkoordination (Master Biomedical Engineering) – Teilbereich
- Budgetverwaltung und Erteilung von Lehraufträgen
- Unterstützung der administrativen Abläufe im Studiengang (Stundenplan, Prüfungen, Masterarbeiten, Studienabschlüsse)
- Kommunikation mit Dozierenden und Studierenden in deutscher und englischer Sprache
Anforderungen
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und/oder mehrjährige Erfahrung in der Administration (Erfahrung an Hochschulen oder in der Forschung von Vorteil)
- Sicheres Deutsch und gute Englischkenntnisse; Französischkenntnisse von Vorteil
- Hohes Verantwortungsbewusstsein, Eigeninitiative und strukturierte Arbeitsweise
- Ausgeprägte Teamfähigkeit und serviceorientiertes Auftreten
- Interesse an universitären und wissenschaftlichen Abläufen
- Offenheit für neue Aufgaben und Prozesse in einem dynamischen Forschungsumfeld
Wir bieten
- Die Mitarbeit in einem akademischen und dynamischen Umfeld und kollegialen Team
- Eine herausfordernde, vielseitige Tätigkeit in einem spannenden Arbeitsgebiet
- Flache Hierarchien
- Eine Anstellung nach kantonalen Richtlinien mit flexiblen Arbeitszeiten und Homeoffice-Möglichkeiten (nach der Einarbeitungsphase und nach Absprache)
Interessiert?
Dann senden Sie bitte Ihre vollständige Online-Bewerbung, mit Motivationsschreiben, CV, Zeugnissen und Diplomen an. Fragen beantwortet Ihnen gerne Frau Diana Bethge.
Mitarbeiter*in Institutsadministration & Studienkoordination Arbeitgeber: Universität Bern
Kontaktperson:
Universität Bern HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Mitarbeiter*in Institutsadministration & Studienkoordination
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du eine Stelle im Blick hast, zögere nicht, direkt Kontakt mit dem Team aufzunehmen. Frag nach, wie der Bewerbungsprozess aussieht oder ob es offene Fragen gibt. Das zeigt dein Interesse und Engagement.
✨Tip Nummer 2
Nutze Networking! Sprich mit Leuten aus deinem Netzwerk, die vielleicht schon im Unternehmen arbeiten oder dort Kontakte haben. Oft erfährt man so Insider-Infos, die dir bei deiner Bewerbung helfen können.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über das Unternehmen und die spezifischen Aufgaben der Stelle. Überlege dir, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten dazu passen und sei bereit, konkrete Beispiele zu nennen.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung an die richtige Stelle gelangt. Außerdem kannst du dich über aktuelle Stellenangebote informieren und bleibst immer auf dem Laufenden.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Mitarbeiter*in Institutsadministration & Studienkoordination
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach dein Motivationsschreiben persönlich: Zeig uns, warum du genau die richtige Person für die Stelle bist! Erzähl uns von deinen Erfahrungen und wie sie zu den Aufgaben passen, die wir suchen. Ein bisschen Persönlichkeit schadet nie!
CV auf den Punkt bringen: Halte deinen Lebenslauf klar und übersichtlich. Wir lieben es, wenn wir schnell sehen können, was du drauf hast. Vergiss nicht, relevante Erfahrungen hervorzuheben, die zu unserer Institutsadministration passen.
Zeugnisse und Diplome nicht vergessen: Stell sicher, dass du alle wichtigen Dokumente beilegst. Das hilft uns, ein vollständiges Bild von deinen Qualifikationen zu bekommen. Achte darauf, dass alles gut lesbar ist!
Bewerbung über unsere Website: Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass alles an der richtigen Stelle landet und wir deine Unterlagen schnell bearbeiten können!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universität Bern vorbereitest
✨Informiere dich über das Institut
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über das ARTORG und seine Forschungsgruppen verschaffen. Schau dir die aktuellen Projekte an und überlege, wie deine Rolle zur Unterstützung dieser Projekte beitragen kann.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an spezifische Situationen aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine Fähigkeiten in der Administration und Organisation zeigen. Sei bereit, diese Beispiele zu teilen, um zu demonstrieren, wie du Herausforderungen gemeistert hast.
✨Zeige deine Teamfähigkeit
Da die Stelle viel Zusammenarbeit erfordert, ist es wichtig, dass du deine Teamfähigkeit unter Beweis stellst. Bereite einige Anekdoten vor, die zeigen, wie du erfolgreich im Team gearbeitet hast und wie du Konflikte gelöst hast.
✨Fragen stellen ist wichtig
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das zeigt dein Interesse an der Position und am Institut. Frage nach den Herausforderungen, die das Team aktuell hat, oder nach den nächsten Projekten, die geplant sind.
