Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das DCR-Team bei administrativen Aufgaben und Eventmanagement.
- Unternehmen: Die Universität Bern, eine der grössten medizinischen Fakultäten der Schweiz.
- Vorteile: Abwechslungsreiche Tätigkeiten, Einblicke in klinische Forschung und ein dynamisches Arbeitsumfeld.
- Weitere Informationen: Vollzeitstelle vor Ort, keine Homeoffice-Möglichkeiten.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der klinischen Forschung und arbeite eng mit Experten zusammen.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung, Organisationstalent und gute Kommunikationsfähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 49500 - 60500 € pro Jahr.
Die UniBE ist vielseitig. Bei uns erwartet Sie eine grosse Themenvielfalt und viel Gestaltungsfreiraum.
Arbeitsbeginn: So bald wie möglich oder nach Vereinbarung
Arbeitsverhältnis: befristet
Institut / Arbeitsort: Department of Clinical Research (DCR)
Unser Departement: Die Medizinische Fakultät der Universität Bern zählt zu den grössten medizinischen Fakultäten der Schweiz und ist eng mit dem grössten Spitalverband des Landes verbunden. Die Nähe von Grundlagenforschung, Ingenieurwissenschaften und Universitätsspitälern schafft ein einzigartiges Umfeld für translationale, patientenzentrierte klinische Forschung, mit Digitalisierung und interdisziplinärer Zusammenarbeit als zentralen Treibern für Innovation. In diesem Umfeld positioniert sich das Department of Clinical Research (DCR), eine gemeinsame Initiative der Medizinischen Fakultät und des Inselspitals Bern, das klinische und translationale Forschungskooperationen unterstützt und professionalisiert. Spezialisierte Einheiten begleiten Forschende entlang des gesamten Forschungsprozesses, von der Projektidee bis zur Publikation, ergänzt durch massgeschneiderte Weiterbildungsangebote und Veranstaltungen.
Diese Stelle unterstützt zentrale Bereiche des DCR, insbesondere Business Operations sowie Office- und Eventmanagement, und trägt damit wesentlich zum reibungslosen Ablauf der administrativen Prozesse bei.
Ihre Aufgaben: In dieser Funktion übernehmen Sie eine zentrale Rolle in der administrativen Unterstützung sowie in den operativen Abläufen des DCR. Sie arbeiten eng mit unseren Professorinnen und Professoren sowie dem Führungsteam zusammen und sind in verschiedenen bereichsübergreifenden Aufgaben tätig.
- Administrative Unterstützung der DCR-Direktion
- Tagesgeschäft inkl. Kalender- und Sitzungsmanagement, Korrespondenz und Kommunikation
- Administrative Unterstützung der Forschungsgruppen unserer Professorinnen und Professoren
- Erstellung, Organisation und Pflege projektbezogener Dokumentation (z. B. Anträge, Verträge, Berichte)
- Nachverfolgung von Projektzeitplänen und Meilensteinen sowie Follow-up mit internen und externen Stakeholdern
- Unterstützung bei interner und externer Kommunikation sowie beim Reporting zu Departementsinitiativen
- Erste Recherchen zu potenziellen Kooperationspartnern und Projektmöglichkeiten
- Organisation von Geschäftsreisen sowie Unterstützung bei Planung und Durchführung von strategischen Meetings, Workshops und Veranstaltungen
- Unterstützung bei Website- und Social-Media-Kommunikation in Zusammenarbeit mit den Projektteams
- Unterstützung bei der Erstellung von Kommunikationsmaterialien wie Flyer, LinkedIn-Beiträge, digitale Signage (TV am DCR) und Videos
- Operative administrative Unterstützung und Office Management
- Bearbeitung von Anfragen über das Ticketingsystem sowie Pflege der Projektunterlagen
- Unterstützung beim Onboarding von neuen Mitarbeitenden sowie Kunden, inkl. Dokumentation, Systemzugängen und Einführungsmaterialien
- Abstimmung mit internen Teams zur Koordination operativer Prozesse und Ergebnisse
- Unterstützung bei Eventlogistik sowie Präsenz vor Ort
- Organisation von internen Mitarbeiterevents und regelmässigen Sitzungen
- Büroorganisation und Tagesgeschäft (u. a. Bestellungen, Postbearbeitung, Ablagesysteme, Dienstleister)
- Ansprechperson für das BNF-Programm im DCR, inkl. Aktualisierung der BNF-Projekte und Koordination von Gesprächen mit potenziellen Kandidatinnen und Kandidaten
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische oder administrative Ausbildung (KV EFZ oder gleichwertig), Bachelorabschluss von Vorteil
- Mehrjährige Berufserfahrung in der Administration, idealerweise im akademischen, forschungsnahen oder medizinischen Umfeld
- Verhandlungssicheres Deutsch und Englisch in Wort und Schrift
- Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit sowie eine strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Sehr gute Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie ein ausgeprägtes Dienstleistungsverständnis
- Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint, OneDrive, etc.)
- Hohes Mass an Zuverlässigkeit, Diskretion und Detailgenauigkeit
- Interesse an klinischer Forschung
- Bereitschaft zur vollständigen Präsenz vor Ort (kein Homeoffice)
Wir bieten:
- Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit an der Schnittstelle von Forschung, Lehre und Administration
- Einblicke in innovative klinische Forschung
- Ein dynamisches Arbeitsumfeld an einer der führenden medizinischen Fakultäten der Schweiz
Office Management and Administrative Assistant (80-100%) Arbeitgeber: Universität Bern
Die Universität Bern bietet Ihnen als Office Management und Administrative Assistant die Möglichkeit, in einem dynamischen und innovativen Umfeld zu arbeiten, das Forschung, Lehre und Administration vereint. Sie profitieren von einer abwechslungsreichen Tätigkeit mit viel Gestaltungsfreiraum, hervorragenden Weiterbildungsmöglichkeiten und der Chance, eng mit führenden Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern zusammenzuarbeiten. Zudem erwartet Sie eine offene und kollegiale Arbeitskultur, die den Austausch und die Zusammenarbeit fördert und Ihnen wertvolle Einblicke in die klinische Forschung ermöglicht.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Office Management and Administrative Assistant (80-100%) erhalten könntest
✨Nutze die Hochschul-Karrieremessen
Das ist unsere Chance, direkt mit Recruitern von verschiedenen Unternehmensberatungen in Kontakt zu treten. Schau dir die Messen an, die an deiner Uni stattfinden und bring dein bestes Lächeln mit – oft haben sie für befristete Stellen spezielle Programme oder Praktika in Planung!
✨Vernetze dich in spezifischen Online-Communities
Schau dir Plattformen wie LinkedIn oder spezielle Foren für Unternehmensberatung an. Engagiere dich in Diskussionen, teile deine Gedanken zu aktuellen Trends und zeige, dass du ein aktives Mitglied der Beratungswelt bist. Oft erfährt man hier auch von befristeten Möglichkeiten, bevor sie offiziell ausgeschrieben werden.
✨Kleinere Beratungsgespräche simulieren
Mach dir ein paar Gedanken, wie man typische Cases aus der Unternehmensberatung angehen kann. Übe diese mit Freunden oder Kommilitonen! Das kann dir das Vertrauen geben, bei echten Bewerbungsgesprächen zu glänzen, auch wenn die Zeit begrenzt ist.
✨Bewerbe dich über unsere Website!
Das ist der beste Weg, um sicherzustellen, dass deine Bewerbung schnell auf dem Tisch landet. Auf unserer Seite gibt es immer aktuelle Angebote und so verpasst du keine befristete Stelle, die perfekt zu dir passt. Also, lass uns gemeinsam die Beratungsszene rocken!
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Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeig deine analytischen Fähigkeiten!:In der Unternehmensberatung ist es wichtig, dass du deine analytischen Fähigkeiten unter Beweis stellst. Nutze in deinem CV konkrete Beispiele, wie du Probleme strukturiert angegangen bist und welche Lösungen du entwickelt hast. Das zeigt, dass du das richtige Mindset für diese Branche hast.
Passe deinen Lebenslauf an!:Egal ob Praktikum oder befristete Anstellung, dein Lebenslauf sollte auf die spezifischen Anforderungen der Unternehmensberatung zugeschnitten sein. Hebe relevante Praktika, Projekte und Erfahrungen hervor, die deine Beratungsfähigkeiten und Teamarbeit zeigen.
Motivation in der Bewerbung!:Gerade bei einer befristeten Position ist es wichtig, dass du in deinem Anschreiben deutlich machst, warum du unbedingt bei Universität Bern arbeiten möchtest. Zeig, dass du bereit bist, deine Fähigkeiten weiterzuentwickeln und einen Mehrwert für das Team zu schaffen.
Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten!:In der Unternehmensberatung ist Kommunikation das A und O. Mach deutlich, wie du komplexe Informationen zusammenfassen und effektiv präsentieren kannst. Vielleicht hast du ein Projekt geleitet, bei dem du deine Fähigkeiten verbessern konntest – das sollte unbedingt in deine Bewerbung!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universität Bern vorbereitet
✨Fokussiert auf Problemlösung
In der Unternehmensberatung dreht sich alles um das Lösen von Problemen. Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele aus deinem Studium oder vorherigen Praktika zu nennen, wo du analytische Fähigkeiten und kreative Lösungsansätze unter Beweis gestellt hast. Denk an echte Fälle, die du durchleuchten könntest, um deine Denkweise zu verdeutlichen!
✨Teamwork und Kommunikation
Beratungsprojekte laufen oft im Team ab. Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, die deine Erfahrungen in der Teamarbeit betreffen. Wie hast du Konflikte gelöst oder Ideen effektiv kommuniziert? Hier kannst du während des Interviews deinen persönlichen Stil und wie du zur Team-Dynamik beiträgt, hervorheben.
✨Flexibel und lernbereit
Da es sich um eine befristete Stelle handelt, könnte dein zukünftiger Arbeitgeber auf der Suche nach jemandem sein, der sich schnell in neue Themen einarbeiten kann. Bereite dich darauf vor, zu zeigen, wie du in der Vergangenheit Lernkurven gemeistert hast oder schnell neue Fähigkeiten erworben hast. Das zeigt dein Engagement und Potenzial für Wachstum.
✨Praktische Cases und Rollenspiele
Erwarte, dass du in deinem Interview an praktischen Fallstudien oder Rollenspielen teilnehmen musst. Übe diese Formate im Voraus. Überlege dir, wie du strukturiert an Fragestellungen herangehen kannst und wie du deine Ergebnisse überzeugend präsentieren würdest. Das wird dir helfen, in der Beratung den richtigen Eindruck zu hinterlassen!
