Projektleitung Digitalisierung Verwaltungsprozesse (m/w/d)

Die Universität der Künste Berlin gehört zu den größten und vielseitigsten Kunstuniversitäten Europas, an der sich künstlerische Lehre und Praxis sowie wissenschaftlicher Diskurs gegenseitig beeinflussen und das akademische Profil prägen. Mit ihrer über 300-jährigen Geschichte ist sie tief in der Stadt Berlin verankert und ist mit jährlich über 700 Veranstaltungen eine bedeutende kulturelle Impulsgeberin. Die UdK Berlin vereint ein breites Spektrum an Studiengängen der Bildenden Kunst, Gestaltung, Musik, Darstellenden Kunst und der auf sie bezogenen Wissenschaften. Ihren rund 4.500 Studierenden - von denen etwa ein Drittel international ist - bietet sie exzellente Lehre und Forschung und fördert einen kontinuierlichen Austausch zwischen künstlerischer Praxis und wissenschaftlicher Reflexion.

An der UdK Berlin ist in der Zentralen Universitätsverwaltung - Referat für Digitalisierung, Verwaltungsprozesse und Organisation - folgende Stelle eines*einer Beschäftigten zu besetzen:

• Projektleitung Digitalisierung Verwaltungsprozesse (m/w/d)
• Entgeltgruppe 13 TV-L Berliner Hochschulen
• unbefristete Vollzeitbeschäftigung
• Besetzbar: ab sofort
• Kennziffer: 1966/26

Das Referat DVOrg (Digitalisierung, Verwaltungsprozesse und Organisation) versteht sich als Dienstleister sämtlicher Verwaltungsbereiche der UdK Berlin. Zu den zentralen Aufgaben gehören der Betrieb der IT-Infrastruktur der UdK Berlin und diverse Fachverfahren wie z. B. das Campusmanagementsystem HIS in One und die ERP-Anwendungen FSV, COB und SVA der HIS eG. Darüber hinaus gehören planungsrelevante Aufgaben wie das Controlling, das Berichtswesen, das Prozessmanagement und die Organisationsentwicklung zum Portfolio. Hinsichtlich der Modernisierungsbedarfe der Verwaltungsprozesse wird das Team personell und inhaltlich erweitert: In der UdK Berlin werden die Digitalisierung und die organisatorische Weiterentwicklung mit dem Ziel einer zeitgemäßen und zukunftsfähigen Hochschulverwaltung vorangetrieben.

Aufgabengebiet:

• Projektleitung zur Modernisierung von Verwaltungsprozessen, z. B. die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems sowie die Weiterentwicklung des ERP
• Aufbau klarer Arbeitsstrukturen, Rollenmodelle und Priorisierungsmechanismen mit dem Ziel einer nachhaltigen Entlastung, Priorisierung und klaren Aufgabenzuordnung
• Entwicklung von Digitalisierungsstrategien und deren erfolgreiche Umsetzung
• Entwicklung, Überwachung und Überarbeitung von Prozessen, insbesondere ihrer Optimierungspotenziale im Blick auf die Digitalisierung
• Erstellung und Pflege von Prozesslandkarten gemeinsam mit dem Digitalisierungsteam
• Übernahme der Moderationsrolle, Begleitung interner Kommunikation und der Entscheidungswege in den o. g. Projekten - in enger Abstimmung mit der Hochschulleitung und den verschiedenen Bereichen
• Aufbau eines Wissensmanagements
• Übernahme der Rolle als zentrale Ansprechperson für Digitalisierungsthemen der UdK Berlin
• Aufbau und Pflege einer professionellen, partnerschaftlichen Zusammenarbeit mit externen Kräften zur nachhaltigen Unterstützung der Digitalisierungs- und Organisationsentwicklung der UdK Berlin

Anforderungen:

• abgeschlossenes wissenschaftliches Hochschulstudium (Master/Diplom), das für die Wahrnehmung der o. g. Aufgaben qualifiziert, oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
• gute Kenntnisse der Organisationsstrukturen von Hochschulen, idealerweise im Bereich Kunst- und Musikhochschulen, einschließlich der besonderen Anforderungen aus Freiheit von Forschung und Lehre
• sehr gute Kenntnisse im Bereich Prozessmanagement und Organisationsentwicklung
• fachliche Affinität für Digitalisierungsvorhaben und technisches Verständnis für IT-Lösungen
• Kenntnisse in hochschulspezifischen IT-Systemen (z. B. Campusmanagementsysteme, Dokumentenmanagementsysteme, Workflow-Systeme) oder die nachgewiesene Bereitschaft und Fähigkeit, sich kurzfristig fundiert einzuarbeiten
• nachweislich mehrjährige Erfahrungen im Projektmanagement
• ein hohes Maß an Empathie, Kommunikations- und Durchsetzungsfähigkeit
• Fähigkeit, Digitalisierungs- und Veränderungsprozesse in organisatorisch und kulturell heterogenen, teilweise gering digitalisierten Umfeldern wirksam zu gestalten
• prozess- und lösungsorientiertes Handeln
• ausgeprägte Moderationskompetenz, Verhandlungs- und Argumentationsgeschick
• Vermittlung zwischen strategischen Zielvorgaben und operativer Umsetzung im Team
• fachliche Unterstützung des Teams bei komplexen Fragestellungen sowie Übernahme ausgewählter konzeptioneller Aufgaben, ohne die operative Eigenverantwortung des Teams einzuschränken
• Erfahrung in der professionellen Zusammenarbeit mit externen Dienstleister*innen als integraler Bestandteil der Leistungserbringung, insbesondere bei begrenzten internen Ressourcen
• sehr gute Deutschkenntnisse (verhandlungssicher/C2-Niveau)
• gute Englischkenntnisse (B2-Niveau)

Was wir Ihnen bieten:

• eine interessante, abwechslungsreiche Tätigkeit in einem universitären und künstlerischen Umfeld mit Zugang zu vielfältigen künstlerischen Veranstaltungen aller Disziplinen
• Möglichkeit der fachlichen Fort- und Weiterbildung
• zusätzliche Altersversorgung
• flexible Arbeitszeitgestaltung und mobiles Arbeiten
• Betriebliches Gesundheitsmanagement
• gute Erreichbarkeit des Arbeitsplatzes mit öffentlichen Verkehrsmitteln, für die wir ein vergünstigtes Firmenticket des VBB zur Verfügung stellen
• unter der Voraussetzung von Finanzierungsmöglichkeiten: ERASMUS+ Staff Exchange, ein EU-Mobilitätsprogramm für berufliche Bildung

Die UdK Berlin bekennt sich zu einem chancengerechten und diskriminierungsfreien Lern-, Lehr- und Arbeitsumfeld und wirkt auf den Abbau struktureller Barrieren hin (wie z. B. physische, sprachliche, rassistische, altersbedingte, genderspezifische, heteronormative und weitere). Sie strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an durch die Einstellung und Förderung von qualifizierten Frauen, insbesondere in Leitungspositionen und in Bereichen, in denen diese unterrepräsentiert sind, und unter besonderer Berücksichtigung eines intersektionalen Ansatzes. Die UdK Berlin fordert qualifizierte Menschen mit Migrationsgeschichte, Schwarze Menschen und/oder People of Color ausdrücklich zur Bewerbung auf. Menschen mit anerkannter Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Bitte weisen Sie auf Ihre Schwerbehinderung ggf. bereits in der Bewerbung hin. Wir freuen uns über die Abgabe Ihrer vollständigen Bewerbung mit aussagefähigen Bewerbungsunterlagen bis zum 30. April 2026, bitte ausschließlich über das Bewerbungsportal.

Für Auskünfte steht Ihnen Herr Gougousoudis unter der Telefonnummer 030/3185-2424 gern zur Verfügung. Weitere Informationen unter www.udk-berlin.de.