Administrative Assistenz – Organisation und Projektunterstützung (w/m/d)

Offen im Denken Wir sind eine junge, innovative Universität mitten in der Metropole Ruhr. Ausgezeichnet in Forschung und Lehre denken wir in Möglichkeiten statt in Grenzen und entwickeln Ideen mit Zukunft. Wir leben Vielfalt, fördern Potenziale und engagieren uns für Bildungsgerechtigkeit, die diesen Namen verdient.

Einsatzort: Duisburg

Einsatzbereich: Fakultät für Physik, Theoretische Physik

Vertragsdauer: 4 Jahre

Arbeitszeit: 19 h 55 min (50%)

Ihre Aufgabenschwerpunkte:

• Projektkoordination und Organisation: Unterstützung bei der organisatorischen Abwicklung von Projekten, insbesondere Terminplanung, Fristenüberwachung sowie Organisation von organisatorischen Besprechungen. Mitwirkung bei der Erstellung und Pflege von Berichten, Dokumentationen und weiteren Unterlagen sowie Unterstützung bei der Budgetverwaltung.
• Digitale Inhalte und IT-unterstützte Organisation: Unterstützung bei der Pflege und Aktualisierung von Webseiten (CMS Imperia) sowie bei der Aufbereitung, Strukturierung und Verwaltung digitaler Inhalte und Dokumente (z. B. Präsentationen, Berichte).
• Kommunikation und Koordination: Unterstützung der internen und externen Kommunikation sowie organisatorische Abstimmung mit beteiligten Arbeitsbereichen und Kooperationspartnern.
• Veranstaltungsorganisation: Unterstützung bei der Planung, Organisation und Durchführung von Workshops, Meetings und Veranstaltungen, einschließlich Raumorganisation und technischer Ausstattung.
• Allgemeine administrative und organisatorische Unterstützung: Unterstützung im Tagesgeschäft zur Entlastung der wissenschaftlichen Mitarbeitenden, insbesondere durch Übernahme allgemeiner Büro- und Organisationsaufgaben.

Ihr Profil:

• Eine abgeschlossene kaufmännische oder eine andere für die Stelle geeignete einschlägige Berufsausbildung oder ein Studium im Bereich Verwaltung, Büroorganisation, Management oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Interesse an digitalen Tools und Freude daran, sich in neue Softwarelösungen einzuarbeiten.
• Affinität zu IT-gestützten Lösungen und Offenheit für neue Technologien (z. B. KI-Tools).
• Erfahrung in organisatorischen oder administrativen Tätigkeiten idealerweise im universitären oder wissenschaftsnahen Umfeld ist wünschenswert.
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen (insb. Word, Excel, PowerPoint).
• Erfahrung mit SAP oder die Bereitschaft, sich intensiv einzuarbeiten.
• Erfahrung im Umgang mit LaTeX oder die Bereitschaft, sich intensiv einzuarbeiten.
• Erfahrung mit Webseitenpflege oder Content-Management-Systemen ist von Vorteil.
• Strukturierte, serviceorientierte, sorgfältige, zuverlässige und eigenständige Arbeitsweise sowie ausgeprägte Organisationsfähigkeit.
• Gute Kommunikationsfähigkeit und Freude an der Zusammenarbeit im Team.
• Gute Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Sie erwartet:

• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem vielseitigen Arbeitsumfeld mit Einblicken in unterschiedliche Bereiche der Universität Duisburg-Essen.
• Ein internationales und dynamisches Arbeitsumfeld im TWIST-Team.
• Ein Arbeitsumfeld mit respektvollem und wertschätzendem Miteinander sowie einer kooperativen Teamkultur.
• Ein breit aufgestelltes Fort- und Weiterbildungsangebot, individuelle Einarbeitung.
• Gleitende Arbeitszeit und die Möglichkeit von Homeoffice.
• Familienfreundlichkeit durch Betreuungsangebote für Ihre Kinder.
• Eine sehr gute ÖPNV-Anbindung und kostenfreie Parkplätze.
• Attraktive Sport- und Gesundheitsangebote (Hochschulsport).

Bewerbungsfrist: 2026-06-05

Bewerbung: Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns über Ihre Online-Bewerbung unter Angabe der Kennziffer 167-26, mit folgenden Unterlagen:

• Ein kurzes Anschreiben, in dem Sie Ihre Motivation und Eignung für die Stelle darlegen.
• Einen Lebenslauf (CV).
• Relevante Zeugnisse (z. B. Ausbildungs-, Studien- oder Arbeitszeugnisse).
• Ggf. kurze Nachweise oder Beispiele zu Ihren IT- und digitalen Kenntnissen.

Informationen zur Stelle: Weitere Informationen zur Stelle erhalten Sie bei Frau Prof. Dr. Karin Everschor-Sitte (Telefon: 0203 379 4720, E-Mail: twist-administration@uni-due.de) und zum Bewerbungsverfahren im Personalsachgebiet bei Frau Victoria Hartwig (Telefon: 0203 379 2130, E-Mail: victoria.hartwig@uni-due.de).

Die Universität Duisburg-Essen verfolgt das Ziel, die Vielfalt ihrer Mitglieder zu fördern. Frauen werden nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungen geeigneter Schwerbehinderter und Gleichgestellter i. S. des § 2 Abs. 3 SGB IX sind erwünscht.