Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Geschäftsführung in Administration, Forschung und Veranstaltungen.
- Unternehmen: Junge, innovative Universität in der Metropole Ruhr mit vielfältigen Möglichkeiten.
- Vorteile: Unbefristete Anstellung, flexible Arbeitszeiten, Homeoffice und umfangreiche Weiterbildung.
- Weitere Informationen: Respektvolles Miteinander und zahlreiche internationale Kooperationen.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv die Zukunft der Ostasienwissenschaften und arbeite in einem dynamischen Umfeld.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Berufsausbildung oder Bachelor, Kenntnisse in Finanzwesen und MS-Office.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 21721 - 27695 € pro Jahr.
Offen im Denken Wir sind eine junge, innovative Universität mitten in der Metropole Ruhr. Ausgezeichnet in Forschung und Lehre denken wir in Möglichkeiten statt in Grenzen und entwickeln Ideen mit Zukunft. Wir leben Vielfalt, fördern Potenziale und engagieren uns für Bildungsgerechtigkeit, die diesen Namen verdient.
Einsatzort Duisburg
Einsatzbereich Institut für Ostasienwissenschaften (IN-EAST)
Besetzungszeitpunkt zum nächst möglichen Zeitpunkt
Vertragsdauer unbefristet
Arbeitszeit 19 Std 55 Min (50 % einer Vollzeitstelle)
Ihre Aufgabenschwerpunkte
- Sie unterstützen die Geschäftsführung in allen Belangen von Administration, Forschung, Lehre, Kommunikation, Budgetplanung und Prozessoptimierung.
- Sie tragen zur strategischen und inhaltlichen Weiterentwicklung des IN-EAST als Zentrale Wissenschaftliche Einrichtungen an der UDE bei.
- Sie verantworten die Mittelbewirtschaftung und das Finanzcontrolling unter Berücksichtigung der unterschiedlichen Verwaltungs- und Finanzstrukturen der am IN-EAST beteiligten Einrichtungen und Fakultäten.
- Sie bearbeiten Beschaffungs- und Rechnungsprozesse unter Nutzung bestehender SAP- und Vergabestrukturen.
- Sie sind sich an der Planung, Organisation und Durchführung von Workshops, Konferenzen und weiteren Veranstaltungen beteiligt.
- Sie unterstützen die Öffentlichkeitsarbeit des Instituts, insbesondere bei der Gestaltung und Optimierung von Informationsangeboten, einschließlich sozialer Medien.
- Sie koordinieren und unterstützen die WissenschaftlerInnen des IN-EAST bei Forschungsprojekten und der Planung und Betreuung der Forschungsinfrastruktur.
Ihr Profil
- Sie verfügen über eine mindestens mit der Note “befriedigend“ abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann/-frau für Bürokommunikation, als Verwaltungsfachangestellte/r oder eine vergleichbare Qualifikation (z.B. einen Bachelorabschluss).
- Sie bringen Kenntnisse im Haushalts- und Finanzwesen mit, idealerweise im Hochschulkontext, und verfügen möglichst über Erfahrungen in der Mittelbewirtschaftung, Finanzbuchhaltung oder Rechnungsbearbeitung.
- Sie sind sicher im Umgang mit MS-Office-Anwendungen und haben idealerweise Erfahrungen mit SAP-ERP oder vergleichbaren Finanzmanagementsystemen.
- Idealerweise haben Sie bereits Erfahrungen in der Hochschulverwaltung gesammelt.
- Sie verfügen über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, Kenntnisse einer ostasiatischen Sprache sind von Vorteil.
- Sie zeichnen sich durch eine strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise sowie durch ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten aus.
- Auch bei hohem Arbeitsaufkommen in einem dynamischen Umfeld arbeiten Sie zuverlässig, flexibel und behalten den Überblick.
- Sie können sowohl eigenständig als auch im Team arbeiten.
- Sie verfügen über interkulturelle Kompetenz und interessieren sich für Ostasien sowie Sozial- und Wirtschaftswissenschaften.
Sie erwartet
- ein sicheres und unbefristetes Arbeitsverhältnis in einem abwechslungsreichen, vielseitigen Aufgabengebiet und ein lebendiger Arbeitsbereich.
- eine interessante, verantwortungsvolle Tätigkeit mit großem Gestaltungspotenzial, bei der Sie Kontakte mit nahezu allen Bereichen der UDE als auch in die Universitätsallianz Ruhr haben.
- ein Arbeitsumfeld mit einem respektvollen, wertschätzenden Miteinander.
- gleitende Arbeitszeit und die Möglichkeit von Homeoffice.
- Familienfreundlichkeit durch Betreuungsangebote für Ihre Kinder.
- Beratung bei familiären Pflegeaufgaben.
- ein breit aufgestelltes Fort- und Weiterbildungsangebot, individuelle Einarbeitung.
- eine sehr gute öPNV-Anbindung und kostenfreie Parkplätze.
- attraktive Sport- und Gesundheitsangebote (Hochschulsport).
Bewerbungsfrist 2026-09-25
Kennziffer 417-26
Bewerbung Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns über Ihre Online-Bewerbung, siehe untenstehenden Link, mit den üblichen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Anlagen) unter Angabe der Kennziffer 417-26.
Weitere Informationen zur Stelle erhalten Sie bei Herrn Dr. Nicolas Schillinger (Telefon 0203 379 4116, E-Mail: nicolas.schillinger@uni-due.de) und zum Bewerbungsverfahren im Personalsachgebiet bei Frau Lessia Lindemann (Telefon 0201 183 2496, E-Mail: lessia.lindemann@uni-due.de).
Zur Onlinebewerbung https://udue.de/41726
Die Universität Duisburg-Essen verfolgt das Ziel, die Vielfalt ihrer Mitglieder zu fördern. Frauen werden nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter und ihnen gleichgestellter Menschen i. S. des § 2 Abs. 3 SGB IX sind erwünscht.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
Assistenz der Geschäftsführung im Institut für Ostasienwissenschaften Arbeitgeber: Universität Duisburg-Essen
Als junge, innovative Universität im Herzen der Metropole Ruhr bieten wir Ihnen die Möglichkeit, in einem dynamischen und vielfältigen Umfeld zu arbeiten, das Forschung und Lehre auf höchstem Niveau vereint. Unsere engagierte Kultur fördert nicht nur Ihre persönliche und akademische Weiterentwicklung, sondern unterstützt auch eine familienfreundliche Arbeitsweise mit flexiblen Betreuungsangeboten und attraktiven Gesundheitsprogrammen. Bei uns haben Sie die Chance, aktiv an bedeutenden sozialpolitischen Debatten teilzunehmen und Ihre Ideen in einem interdisziplinären Team einzubringen.
Kontaktdaten:
Universität Duisburg-Essen Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Assistenz der Geschäftsführung im Institut für Ostasienwissenschaften erhalten könntest
✨Nutze die richtigen Plattformen
Für Jobs im öffentlichen Dienst sollten wir spezielle Jobportale wie Bund.de oder die Websites der Kommunen nutzen. Hier findest du oft die aktuellsten Stellenangebote, die nicht überall ausgeschrieben werden.
✨Sei bei Netzwerk-Events aktiv
Nimm an Karrieremessen und Informationsveranstaltungen teil, die speziell auf den öffentlichen Dienst ausgerichtet sind. Hier kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und direkt mit Entscheidern ins Gespräch kommen.
✨Verstehe den Auswahlprozess
Mach dich mit dem Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst vertraut! Oft gibt es mehrstufige Auswahlverfahren mit Assessment-Centern oder spezifischen Tests. Informiere dich im Voraus darüber, was dich erwartet.
✨Bewerbung direkt bei Universität Duisburg-Essen
Wenn du auf der Website von Universität Duisburg-Essen stöberst, findest du die besten Informationen zu aktuellen Ausschreibungen. Zögere nicht, dich direkt über unser Bewerbungsformular zu bewerben – das zeigt Initiative und Interesse!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Assistenz der Geschäftsführung im Institut für Ostasienwissenschaften mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Setz auf strukturierte Lebensläufe!:Im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter Lebenslauf das A und O. Nutze die typischen Abschnitte wie Ausbildungsweg, Berufserfahrung und Weiterbildungen, um deinen Werdegang übersichtlich darzustellen. Das hilft den Entscheidern, sich schnell einen Überblick über deine Qualifikationen zu verschaffen.
Zeig deine Soft Skills!:Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills essenziell. Denke daran, in deinem Anschreiben Beispiele zu bringen, wie du Teamarbeit, Kommunikative Fähigkeiten oder Problemlösungsansätze in der Vergangenheit eingesetzt hast. Das hebt dich von anderen Bewerbungen ab!
Erläutere dein Motivation!:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du im öffentlichen Dienst arbeiten möchtest. Gib einen Einblick in deine Beweggründe und was du dir von der Vollzeitstelle bei Universität Duisburg-Essen erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und dich mit der Stelle identifizieren kannst.
Achte auf die Formalitäten!:Der öffentliche Dienst legt großen Wert auf formale Anforderungen. Achte darauf, dass deine Bewerbung vollständig ist und alle geforderten Nachweise, wie Prüfungsergebnisse oder Zertifikate, beiliegen. Das gibt einen soliden Eindruck und signalisiert deine Sorgfalt.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universität Duisburg-Essen vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen des öffentlichen Dienstes
Mach dir bewusst, dass im öffentlichen Dienst oft spezifische Anforderungen an Fachwissen und gesetzliche Vorgaben gestellt werden. Informiere dich über aktuelle Gesetze oder Richtlinien, die für die Stelle relevant sind, damit du im Interview gezielt darauf eingehen kannst.
✨Bereite dich auf Fallstudien vor
In vielen Interviews im öffentlichen Dienst kommen gerne Fallstudien oder Situationsfragen zum Einsatz. Überleg dir Beispiele aus deiner Erfahrung, wo du Probleme gelöst hast, die mit den Herausforderungen im öffentlichen Sektor zu tun haben. Das zeigt deine praktische Denkweise!
✨Zeige deine Motivation für den öffentlichen Dienst
Im Vorstellungsgespräch ist es wichtig, deine Beweggründe für eine Tätigkeit im öffentlichen Dienst zu verdeutlichen. Sprich über deine Werte und wie diese mit den Zielen der öffentlichen Einrichtung übereinstimmen. Das wird dir helfen, eine emotionale Verbindung zu den Interviewern herzustellen.
✨Wende deine Soft Skills an
Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills besonders gefragt! Sei bereit, über deine Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Konfliktlösungsfähigkeiten zu sprechen. Beispiele aus früheren Erfahrungen, die diese Fähigkeiten belegen, können dir helfen, im Interview zu glänzen.
