Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Sekretariat bei spannenden Projekten und verwalte wichtige Ressourcen.
- Unternehmen: Innovative Universität in der Metropole Ruhr mit Fokus auf Forschung und Lehre.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice-Möglichkeiten und umfangreiche Fortbildungschancen.
- Weitere Informationen: Familienfreundliche Angebote und eine sehr gute Anbindung an den ÖPNV.
- Warum dieser Job: Erlebe ein dynamisches Umfeld mit internationalen Kontakten und vielfältigen Aufgaben.
- Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und Erfahrung im Bürobereich.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3419 - 4158 € pro Monat.
Wir sind eine innovative Universität mitten in der Metropole Ruhr. Ausgezeichnet in Forschung und Lehre denken wir in Möglichkeiten statt in Grenzen und entwickeln Ideen mit Zukunft. Wir leben Vielfalt, fördern Potenziale und engagieren uns für eine Bildungsgerechtigkeit, die diesen Namen verdient.
Die Universität Duisburg-Essen (UDE) sucht am Campus Duisburg in der Fakultät für Ingenieurwissenschaften, Fachgebiet Optoelektronik, eine:n Assistenz im Sekretariat (w/m/d).
Die Befristung richtet sich nach § 14 Abs. 2 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes und setzt voraus, dass zuvor noch kein Beschäftigungsverhältnis zur UDE bestanden hat. Angesiedelt im Zentrum für Halbleitertechnik und Optoelektronik, hat das Fachgebiet seit dem Jahr 1998 eine erstklassige technische Infrastruktur. Die Mitarbeiter:innen nutzen hier gemeinsam mit dem Fachgebiet Halbleitertechnik ein Reinraumlabor von mehr als 470 Quadratmetern Fläche. Neben zahlreichen europäischen Projekten ist das Fachgebiet Optoelektronik auch am Zentrum für Nanointegration CENIDE und am NanoEnergieTechnikZentrum NETZ beteiligt.
Ihre Aufgaben:
- Sekretariatsaufgaben
- Projekt- und Mittelbewirtschaftung
- Erstellung von Terminlisten und Stundennachweisen
- Abwicklung von Beschaffungen
- Abrechnung von Dienstreisen
- Vorbereitung von Personalmaßnahmen
- Mitarbeit bei der Planung und Organisation von Tagungen und Workshops
- Mitarbeit bei der Vor- und Nachbereitung von Lehrveranstaltungen
- Unterstützung der Öffentlichkeitsarbeit
Ihr Profil:
- mindestens mit der Note „befriedigend“ abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement) oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung
- langjährige Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich oder öffentlicher Verwaltung
- routinierter Umgang mit MS Office sowie Grundkenntnissen in SAP
- Loyalität, Gewissenhaftigkeit und Leistungsmotivation
- Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- selbständige und flexible Arbeitsweise, Belastbarkeit; Team-, Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten; sicheres und freundliches Auftreten
Sie erwartet ein abwechslungsreiches, vielseitiges Aufgabengebiet in einem forschungsintensiven Umfeld mit internationalen Kontakten, eine interessante, verantwortungsvolle Tätigkeit, bei der Sie Kontakte mit nahezu allen Bereichen der UDE haben, gleitende Arbeitszeit und die Möglichkeit von Homeoffice, Familienfreundlichkeit durch Betreuungsangebote für Ihre Kinder, Beratung bei familiären Pflegeaufgaben, ein breit aufgestelltes Fort- und Weiterbildungsangebot, individuelle Einarbeitung, eine sehr gute ÖPNV-Anbindung und kostenfreie Parkplätze sowie attraktive Sport- und Gesundheitsangebote (Hochschulsport).
Besetzungszeitpunkt: zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Vertragsdauer: befristet für 1 Jahr
Arbeitszeit: 39 Stunden 50 Minuten (100%, Teilzeitbeschäftigung ist möglich)
Bewerbungsfrist: bis 21.06.2026
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns über Ihre Online-Bewerbung über den Link mit den üblichen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Anlagen) unter Angabe der Kennziffer 210-26.
Weitere Informationen zur Stelle erhalten Sie bei Herrn Prof. Dr. Andreas Stöhr (Telefon 0203 / 379 2825, E-Mail andreas-stoehr@uni-due.de) und zum Bewerbungsverfahren im Personalsachgebiet bei Frau Claudia Eilers (Telefon 0203 / 379 1359, E-Mail claudia.eilers@uni-due.de).
Die Universität Duisburg-Essen verfolgt das Ziel, die Vielfalt ihrer Mitglieder zu fördern. Frauen werden nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter und ihnen gleichgestellter Menschen i. S. des § 2 Abs. 3 SGB IX sind erwünscht.
Assistenz im Sekretariat (w/m/d) Arbeitgeber: Universität Duisburg-Essen
Die Universität Duisburg-Essen ist ein hervorragender Arbeitgeber, der in einem dynamischen und forschungsintensiven Umfeld vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten bietet. Mit flexiblen Arbeitszeiten, der Option auf Homeoffice und einem breiten Fort- und Weiterbildungsangebot fördert die UDE nicht nur die berufliche, sondern auch die persönliche Entfaltung ihrer Mitarbeiter:innen. Zudem sorgt die familienfreundliche Kultur mit Betreuungsangeboten für Kinder und einer sehr guten Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr für eine ausgewogene Work-Life-Balance.
Kontaktdaten:
Universität Duisburg-Essen Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Assistenz im Sekretariat (w/m/d) erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du die Möglichkeit hast, besuche Veranstaltungen oder Messen, die mit der UDE oder deinem gewünschten Bereich zu tun haben. So kannst du direkt mit den Leuten ins Gespräch kommen und einen bleibenden Eindruck hinterlassen.
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden, Bekannten oder ehemaligen Kollegen über die Stelle. Oft gibt es interne Empfehlungen, die dir einen Vorteil verschaffen können. Lass uns wissen, wenn du Hilfe beim Networking brauchst!
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die UDE, ihre Projekte und die spezifischen Anforderungen der Stelle. Zeige, dass du nicht nur die Aufgaben verstehst, sondern auch, wie du zur Vision der Universität beitragen kannst.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das macht es für uns einfacher, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten. Vergiss nicht, deine Unterlagen gut zu strukturieren und deine Motivation klar zu kommunizieren.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Assistenz im Sekretariat (w/m/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach dein Anschreiben persönlich:Zeig uns, warum du genau zu uns passt! Erzähl uns von deinen Erfahrungen und wie sie mit den Aufgaben der Stelle übereinstimmen. Ein persönlicher Touch macht dein Anschreiben einzigartig.
Lebenslauf auf Vordermann bringen:Achte darauf, dass dein Lebenslauf klar strukturiert und übersichtlich ist. Hebe relevante Erfahrungen hervor, die für die Assistenz im Sekretariat wichtig sind. Wir wollen schnell sehen, was du drauf hast!
Unterlagen vollständig einreichen:Stell sicher, dass du alle geforderten Unterlagen beifügst: Anschreiben, Lebenslauf und Anlagen. Fehlende Dokumente können den Bewerbungsprozess verzögern – das wollen wir beide nicht!
Bewerbung über unsere Website:Nutze den Link auf unserer Website, um deine Bewerbung einzureichen. So stellst du sicher, dass alles an die richtige Stelle gelangt und wir dich schnellstmöglich kontaktieren können.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universität Duisburg-Essen vorbereitet
✨Informiere dich über die Universität
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über die Universität Duisburg-Essen und das Fachgebiet Optoelektronik verschaffen. Schau dir aktuelle Projekte und Veranstaltungen an, um im Gespräch gezielt darauf eingehen zu können.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Überlege dir spezifische Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Projekt- und Mittelbewirtschaftung oder im Umgang mit MS Office zeigen. So kannst du deine Eignung für die Stelle anschaulich unter Beweis stellen.
✨Zeige deine Teamfähigkeit
Da die Stelle viel Zusammenarbeit erfordert, ist es wichtig, dass du deine Team- und Kommunikationsfähigkeiten betonst. Bereite ein Beispiel vor, in dem du erfolgreich im Team gearbeitet hast und welche Rolle du dabei gespielt hast.
✨Frage nach Weiterbildungsmöglichkeiten
Nutze die Gelegenheit, um Fragen zu den Fort- und Weiterbildungsangeboten zu stellen. Das zeigt dein Interesse an persönlicher Entwicklung und dass du langfristig zur Universität beitragen möchtest.
