Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere und koordiniere das Tagesgeschäft im Zentrum für Gründungen und Innopreneurship.
- Unternehmen: Werde Teil der Universität Duisburg-Essen, einer dynamischen Hochschule im Ruhrgebiet.
- Vorteile: Unbefristete Anstellung, flexible Arbeitszeiten, Homeoffice und umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Attraktive Sport- und Gesundheitsangebote sowie familienfreundliche Betreuungsangebote.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv die Zukunft der Universität und arbeite in einem respektvollen Team.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, Erfahrung im Büromanagement.
Jetzt Teil der Universität werden
Einsatzort Duisburg & Essen
Einsatzbereich Zentrum für Gründungen und Innopreneurship
Die UDE zählt mit rund 37.000 Studierenden zu den großen und forschungsstarken Universitäten Deutschlands. Mit ihrem breiten Fächerspektrum und ausgeprägten interdisziplinären Profilen gehört sie zu den dynamischen Hochschulen im Ruhrgebiet. GUIDE ist die zentrale Anlaufstelle für Transferaktivitäten der gesamten Universität an den Standorten Duisburg und Essen (Campus bzw. Universitätsklinikum).
Besetzungszeitpunkt schnellstmöglich
Vertragsdauer unbefristet
Ihre Aufgabenschwerpunkte
- Als Büromanager:in sind Sie eine zentrale Ansprechperson im GUIDE und sorgen dafür, dass organisatorische, administrative und finanzielle Prozesse zuverlässig ineinandergreifen.
- Sie arbeiten eng mit der Leitung zusammen und tragen dazu bei, die erfolgreiche Weiterentwicklung des Zentrums aktiv zu unterstützen.
- Sie organisieren und koordinieren das Tagesgeschäft des Zentrums und behalten Termine, Fristen sowie organisatorische Abläufe zuverlässig im Blick.
- Sie unterstützen die Leitung bei organisatorischen und strategischen Aufgaben, bereiten Sitzungen vor und nach und übernehmen eigenständig Recherchen und Datenaufbereitungen.
- Sie verantworten die Bewirtschaftung von Haushalts- und Drittmitteln, unterstützen bei Budgetplanungen, Mittelabrufen und Verwendungsnachweisen und behalten die finanzielle Entwicklung laufend im Blick.
- Sie koordinieren Beschaffungsprozesse, bearbeiten Bestellungen und Rechnungen und begleiten Vergabeverfahren im Rahmen der geltenden Richtlinien.
- Sie betreuen Personalangelegenheiten – insbesondere für studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte – von der Einstellung über Vertragsangelegenheiten bis hin zu Arbeitszeit- und Urlaubsverwaltung.
- Sie organisieren Dienstreisen und unterstützen bei Workshops, Sitzungen und Veranstaltungen und sorgen für einen professionellen Ablauf.
- Sie übernehmen Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache und unterstützen die interne sowie externe Kommunikation des Zentrums.
Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich, behalten auch bei vielfältigen Aufgaben den Überblick und verstehen sich als Organisationstalent mit ausgeprägter Serviceorientierung. Der Umgang mit unterschiedlichen Menschen macht Ihnen Freude und Sie tragen mit Ihrer strukturierten Arbeitsweise zu einem professionellen und wertschätzenden Arbeitsumfeld bei.
Sie bringen idealerweise Folgendes mit:
- eine abgeschlossene kaufmännische, betriebswirtschaftliche oder verwaltungstechnische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation mit einschlägiger Berufserfahrung,
- Erfahrung im Office- oder Büromanagement, idealerweise im Hochschul- oder Wissenschaftsumfeld,
- Kenntnisse im Projekt- und Organisationsmanagement sowie in der Budget- und Mittelbewirtschaftung,
- einen sicheren Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen,
- eine strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise,
- Organisationsgeschick, Kommunikationsstärke und ein hohes Maß an Serviceorientierung,
- Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen internen und externen Partner:innen,
- gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
Sie erwartet
- ein sicheres und unbefristetes Arbeitsverhältnis in einem abwechslungsreichen, vielseitigen Aufgabengebiet
- eine interessante, verantwortungsvolle Tätigkeit
- ein Arbeitsumfeld mit einem respektvollen, wertschätzenden Miteinander
- gleitende Arbeitszeit und die Möglichkeit von Homeoffice
- Familienfreundlichkeit durch Betreuungsangebote für Ihre Kinder
- Beratung bei familiären Pflegeaufgaben
- Ein breit aufgestelltes Fort- und Weiterbildungsangebot, individuelle Einarbeitung
- Eine sehr gute ÖPNV-Anbindung und kostenfreie Parkplätze
- Attraktive Sport- und Gesundheitsangebote (Hochschulsport)
Frauen werden nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungen geeigneter Schwerbehinderter und Gleichgestellter i. S. des § 2 Abs. 3 SGB IX sind erwünscht.
Büromanager:in (w/m/d, Nr. 386-26) Arbeitgeber: Universität Duisburg-Essen
Als junge, innovative Universität im Herzen der Metropole Ruhr bieten wir Ihnen die Möglichkeit, in einem dynamischen und vielfältigen Umfeld zu arbeiten, das Forschung und Lehre auf höchstem Niveau vereint. Unsere engagierte Kultur fördert nicht nur Ihre persönliche und akademische Weiterentwicklung, sondern unterstützt auch eine familienfreundliche Arbeitsweise mit flexiblen Betreuungsangeboten und attraktiven Gesundheitsprogrammen. Bei uns haben Sie die Chance, aktiv an bedeutenden sozialpolitischen Debatten teilzunehmen und Ihre Ideen in einem interdisziplinären Team einzubringen.
Kontaktdaten:
Universität Duisburg-Essen Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
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✨Nutze deine Uni-Kontakte!
Die Unternehmensberatung ist ein Bereich, wo Networking echt alles entscheidend sein kann. Sprich mit deinen Professoren oder Alumni, die in der Branche arbeiten. Oft haben sie Kontakte zu Firmen wie Universität Duisburg-Essen, die gerade nach neuen Talenten suchen.
✨Mach bei Branchenevents mit!
Schau dir Events, Workshops oder Konferenzen in der Unternehmensberatung an. Dort kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und gleichzeitig mehr über aktuelle Trends und Herausforderungen in der Branche erfahren. Das könnte der Schlüssel sein, um bei Universität Duisburg-Essen im Gespräch zu bleiben!
✨Praktische Erfahrungen sammeln!
Such dir Praktika oder Nebenjobs, die dir Einblicke in die Unternehmensberatung geben. Das zeigt nicht nur dein Engagement, sondern hilft dir auch, praktische Fähigkeiten zu entwickeln, die bei der Bewerbung um eine Vollzeitstelle bei Universität Duisburg-Essen echt punkten können.
✨Bewerbungen direkt über unsere Website!
Vergiss nicht, dich direkt auf der Homepage von Universität Duisburg-Essen zu bewerben. Oft sind die besten Stellen nicht auf Jobportalen zu finden. Wenn du ein gutes Gefühl bei einer Stelle hast, zögere nicht und bewirb dich schnell!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Büromanager:in (w/m/d, Nr. 386-26) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeig uns deine analytischen Fähigkeiten!:In der Unternehmensberatung zählen analytisches Denken und Problemlösungsfähigkeiten. Nutze dein Anschreiben, um konkrete Beispiele zu nennen, wo du diese Fähigkeiten in der Praxis eingesetzt hast. Dadurch stellst du sicher, dass wir direkt sehen, dass du das richtige Mindset mitbringst.
Dein Lebenslauf als Geschichten-Erzähler:Gestalte deinen Lebenslauf nicht nur als eine Liste von Stationen, sondern als eine Geschichte, die deine Entwicklung in der Unternehmensberatung nachvollziehbar macht. Hebe relevante Praktika und Projekte hervor, die deine Beratungs- und Kommunikationstalente widerspiegeln.
Zertifikate und Weiterbildungen zählen!:Falls du spezielle Zertifikate oder Weiterbildungen im Bereich Consulting hast, vergiss nicht, diese in deinem Lebenslauf zu erwähnen. Sie unterstreichen deine Qualifikation und zeigen, dass du dich aktiv in deinem Bereich weiterentwickelst.
Motivation und Leidenschaft zeigen:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du dich für die Unternehmensberatung interessierst und was dich an Universität Duisburg-Essen reizt. Zeig uns deine Motivation für die Rolle und was du lernen möchtest – das spricht für deine Bereitschaft, dich voll einzubringen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universität Duisburg-Essen vorbereitet
✨Verstehe die Case Study
In der Unternehmensberatung dreht sich viel um Case Studies. Bereite dich darauf vor, eine realistische Geschäftssituation zu analysieren und Lösungen zu präsentieren. Übe, solche Fälle zu lösen, da die Interviewer sehr auf deine Denkweise und Struktur abheben.
✨Analytische Fähigkeiten unter Beweis stellen
Sei bereit, deine analytischen Fähigkeiten zu demonstrieren. Das kann durch technische Fragen geschehen, die deine Fähigkeit zur Datenanalyse testen. Bring Beispiele aus deinem Studium oder bisherigen Projekten, die deine Fähigkeiten konkret zeigen.
✨Deine Soft Skills sind Gold wert
In der Unternehmensberatung sind zwischenmenschliche Fähigkeiten entscheidend. Bereite dich darauf vor, Fragen zu Teamarbeit, Kommunikation und Konfliktlösung zu beantworten. Überlege dir spezifische Beispiele, die deine Skills in diesen Bereichen belegen.
✨Dein Interesse an der Branche zeigen
Zeige echtes Interesse an der Unternehmensberatung und der spezifischen Nische, in der Universität Duisburg-Essen tätig ist. Denk daran, dich über aktuelle Trends und Herausforderungen in der Branche zu informieren und darüber zu sprechen, wie du dabei helfen kannst, Lösungen zu finden.
