Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte Haushaltsmittel und unterstütze spannende wissenschaftliche Veranstaltungen.
- Unternehmen: Junge, innovative Universität im Herzen der Metropole Ruhr.
- Vorteile: Sicherer Arbeitsplatz, flexible Arbeitszeiten, Homeoffice und 30 Tage Urlaub.
- Weitere Informationen: Vielfältige Fortbildungsmöglichkeiten und ein respektvolles Arbeitsumfeld.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Forschung und Bildung in einem dynamischen Team.
- Qualifikationen: Abschluss in Verwaltung oder kaufmännischer Ausbildung, gute Englischkenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 46000 - 59000 € pro Jahr.
Wir sind eine junge, innovative Universität mitten in der Metropole Ruhr. Ausgezeichnet in Forschung und Lehre denken wir in Möglichkeiten statt in Grenzen und entwickeln Ideen mit Zukunft. Wir leben Vielfalt, fördern Potenziale und engagieren uns für Bildungsgerechtigkeit, die diesen Namen verdient.
Einsatzort Duisburg
Einsatzbereich Institut für Energie- und Material-Prozesse (EMPI-Applied Quantum Materials, AQM)
Das Fachgebiet EMPI-AQM ist eine Einheit der UDE, die Forschung zur Herstellung und Charakterisierung neuer Materialien vor dem Hintergrund der Energiewende betreibt. Hier suchen wir zur administrativen Unterstützung unseres Teams eine selbständige, erfahrene und engagierte Persönlichkeit, die uns dabei kompetent, zuverlässig und flexibel unterstützt.
Besetzungszeitpunkt schnellstmöglich
Vertragsdauer unbefristet
Arbeitszeit 39 Stunden 50 Minuten (100%, Teilzeitbeschäftigung ist möglich)
Ihre Aufgaben:
- Selbständige Kontenverwaltung für Haushalts- und Drittmittel inkl. Überwachung und Verwaltung der Kostenstellen
- Budgetverschiebungen und Umbuchungen
- Verwaltungsmäßige Abwicklung von Drittmittelprojekten
- Selbständige Abwicklung von Beschaffungsvorgängen, Durchführen von Bestellungen, Kontierung
- Selbständige Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben inkl. Aktenführung, Terminkoordination, Reiseplanung, Reisekostenabrechnung
- Organisation und Unterstützung bei der Durchführung von nationalen und internationalen wissenschaftlichen Veranstaltungen wie Konferenzen, Symposien, Workshops und Vorträgen inkl. Programmplanung und -versand, Buchung von Tagungsorten, Unterkünften und Catering, Teilnehmermanagement, Ansprache von Referenten/innen und Betreuung der externen Gäste (auch in englischer Sprache)
- Korrespondenz per E-Mail, Telefon oder Post mit Mitgliedern (Wissenschaftlern/innen) sowie universitätsinternen und -externen Partnern (auch in englischer Sprache)
Ihr Profil:
- Ausbildungsabschluss als Veranstaltungskauffrau/-mann, Bürokauffrau/-mann, European-Management-Assistant, Verwaltungsfachangestellte*r oder sonstige kaufmännische Berufsausbildung; Abschlussnote mind. „befriedigend“
- Sehr gute Kenntnisse im Rechnungswesen, wenn möglich im universitären Zusammenhang
- Gute bis sehr gute Kenntnisse in der Abwicklung von Drittmittelprojekten
- Gute bis sehr gute Kenntnisse der Standardsoftware für Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Termin- und Adressverwaltung (Microsoft Office)
- Grundkenntnisse der ERP-Software SAP
- Fließende Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift
- Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Erfahrungen in der Büroorganisation
- Kenntnisse der für die Universität relevanten Ordnungen und Richtlinien sind von Vorteil
- Aufgeschlossene, serviceorientierte Persönlichkeit mit organisatorischem Geschick und ausgeprägter Kommunikations- und Teamfähigkeit
- Sicheres und souveränes Auftreten sowie sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
- Flexibilität, viel Eigeninitiative, selbstständige Arbeitsweise, hohe Motivation, Verbindlich- und Zuverlässigkeit, Belastbarkeit
Unser Angebot:
- ein sicherer Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst mit verlässlichen Rahmenbedingungen in einem abwechslungsreichen, vielseitigen Aufgabengebiet
- ein ansprechendes Arbeitsumfeld mit einem respektvollen, wertschätzenden Miteinander
- eine bevorzugte geographische Lage und Infrastruktur mit sehr guter ÖPNV-Anbindung und kostenfreien Parkplätzen
- ein vielseitiges Mensa- und Cafeteria-Angebot des Studierendenwerks an unseren Campusstandorten
- attraktive Rabatte über Corporate Benefits
- eine familienfreundliche Universitätskultur (z.B. Betreuungsangebote für Ihre Kinder, Beratung bei familiären Pflegeaufgaben, etc.)
- ein vielfältiges Fort- und Weiterbildungsangebot
- gleitende Arbeitszeit und die Möglichkeit von Homeoffice
- 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche sowie zusätzliche freie Tage an Heiligabend und Silvester
- faire Bezahlung nach Tarif (TV-L), inkl. Jahressonderzahlung und betrieblicher Zusatzversorgung
- umfangreiche Sport- und Gesundheitsangebote (u.a. Hochschulsport)
Bewerbungsfrist: 2026-11-13
Kennziffer: 505-26
Bewerbung: Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre Online-Bewerbung mit den üblichen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf und Anlagen). Bitte reichen Sie Ihre Bewerbung ausschließlich über unser Online-Bewerbungsformular ein. Nur so können wir eine zuverlässige und zügige Bearbeitung Ihrer Bewerbung sicherstellen. Bewerbungen per E-Mail können leider nicht berücksichtigt werden.
Zur Onlinebewerbung: https://udue.de/nUhFS
Informationen zur Stelle: Weitere Informationen zur Stelle erhalten Sie bei Prof. Dr. Gabi Schierning (Telefon 0203 379 8121, E-Mail: gabi.schierning@uni-due.de) und zum Bewerbungsverfahren in der Personalbetreuung bei Frau Kathrin Kamradt (Telefon 0203 379 3210, E-Mail: kathrin.kamradt@uni-due.de).
Die Universität Duisburg-Essen verfolgt das Ziel, die Vielfalt ihrer Mitglieder zu fördern. Frauen werden nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungen geeigneter Schwerbehinderter und Gleichgestellter i. S. des § 2 Abs. 3 SGB IX sind erwünscht. Mit Ihrer Bewerbung auf eine der ausgeschriebenen Stellen erklären Sie sich mit den Vorgaben gemäß der Datenschutzgrundverordnung und einer Kontaktaufnahme per Mail ausdrücklich einverstanden. Weitere Informationen zum Datenschutz erhalten Sie hier.
Sachbearbeitung für Verwaltungsangelegenheiten im Bereich Personal und Haushalt in Duisburg Arbeitgeber: Uni ver si tät Duis burg-Es sen
Die Universität Duisburg-Essen bietet als innovative Bildungseinrichtung in der Metropole Ruhr ein inspirierendes Arbeitsumfeld, das Vielfalt und interdisziplinäre Zusammenarbeit fördert. Mit einem starken Fokus auf Forschung und Lehre ermöglicht die Universität ihren Mitarbeitenden nicht nur eine sinnstiftende Tätigkeit, sondern auch zahlreiche Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung. Die familienfreundliche Kultur, flexible Arbeitszeiten und attraktive Zusatzleistungen machen die Universität zu einem hervorragenden Arbeitgeber für Doktorandinnen und Doktoranden.
Kontaktdaten:
Uni ver si tät Duis burg-Es sen Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Sachbearbeitung für Verwaltungsangelegenheiten im Bereich Personal und Haushalt in Duisburg erhalten könntest
✨Nutze die richtigen Plattformen
Für Jobs im öffentlichen Dienst sollten wir spezielle Jobportale wie Bund.de oder die Websites der Kommunen nutzen. Hier findest du oft die aktuellsten Stellenangebote, die nicht überall ausgeschrieben werden.
✨Sei bei Netzwerk-Events aktiv
Nimm an Karrieremessen und Informationsveranstaltungen teil, die speziell auf den öffentlichen Dienst ausgerichtet sind. Hier kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und direkt mit Entscheidern ins Gespräch kommen.
✨Verstehe den Auswahlprozess
Mach dich mit dem Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst vertraut! Oft gibt es mehrstufige Auswahlverfahren mit Assessment-Centern oder spezifischen Tests. Informiere dich im Voraus darüber, was dich erwartet.
✨Bewerbung direkt bei Uni ver si tät Duis burg-Es sen
Wenn du auf der Website von Uni ver si tät Duis burg-Es sen stöberst, findest du die besten Informationen zu aktuellen Ausschreibungen. Zögere nicht, dich direkt über unser Bewerbungsformular zu bewerben – das zeigt Initiative und Interesse!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Sachbearbeitung für Verwaltungsangelegenheiten im Bereich Personal und Haushalt in Duisburg mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Setz auf strukturierte Lebensläufe!:Im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter Lebenslauf das A und O. Nutze die typischen Abschnitte wie Ausbildungsweg, Berufserfahrung und Weiterbildungen, um deinen Werdegang übersichtlich darzustellen. Das hilft den Entscheidern, sich schnell einen Überblick über deine Qualifikationen zu verschaffen.
Zeig deine Soft Skills!:Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills essenziell. Denke daran, in deinem Anschreiben Beispiele zu bringen, wie du Teamarbeit, Kommunikative Fähigkeiten oder Problemlösungsansätze in der Vergangenheit eingesetzt hast. Das hebt dich von anderen Bewerbungen ab!
Erläutere dein Motivation!:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du im öffentlichen Dienst arbeiten möchtest. Gib einen Einblick in deine Beweggründe und was du dir von der Vollzeitstelle bei Uni ver si tät Duis burg-Es sen erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und dich mit der Stelle identifizieren kannst.
Achte auf die Formalitäten!:Der öffentliche Dienst legt großen Wert auf formale Anforderungen. Achte darauf, dass deine Bewerbung vollständig ist und alle geforderten Nachweise, wie Prüfungsergebnisse oder Zertifikate, beiliegen. Das gibt einen soliden Eindruck und signalisiert deine Sorgfalt.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Uni ver si tät Duis burg-Es sen vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen des öffentlichen Dienstes
Mach dir bewusst, dass im öffentlichen Dienst oft spezifische Anforderungen an Fachwissen und gesetzliche Vorgaben gestellt werden. Informiere dich über aktuelle Gesetze oder Richtlinien, die für die Stelle relevant sind, damit du im Interview gezielt darauf eingehen kannst.
✨Bereite dich auf Fallstudien vor
In vielen Interviews im öffentlichen Dienst kommen gerne Fallstudien oder Situationsfragen zum Einsatz. Überleg dir Beispiele aus deiner Erfahrung, wo du Probleme gelöst hast, die mit den Herausforderungen im öffentlichen Sektor zu tun haben. Das zeigt deine praktische Denkweise!
✨Zeige deine Motivation für den öffentlichen Dienst
Im Vorstellungsgespräch ist es wichtig, deine Beweggründe für eine Tätigkeit im öffentlichen Dienst zu verdeutlichen. Sprich über deine Werte und wie diese mit den Zielen der öffentlichen Einrichtung übereinstimmen. Das wird dir helfen, eine emotionale Verbindung zu den Interviewern herzustellen.
✨Wende deine Soft Skills an
Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills besonders gefragt! Sei bereit, über deine Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Konfliktlösungsfähigkeiten zu sprechen. Beispiele aus früheren Erfahrungen, die diese Fähigkeiten belegen, können dir helfen, im Interview zu glänzen.
