Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement (w/m/d) (Entgeltgruppe 9a TV-L, 50%, unbefristet)

Als dichteste Hochschullandschaft Europas bietet die Metropole Ruhr attraktive Karrierechancen für exzellente Wissenschaftler:innen aus aller Welt. Um ihre internationale Spitzenforschung zu den großen Herausforderungen der Menschheit zu bündeln, haben die Ruhr-Universität Bochum, die TU Dortmund und die Universität Duisburg-Essen 2021 die Research Alliance gegründet. Hier sind vier Research Center und ein College entstanden.

Die Research Alliance Ruhr (UDE) sucht für die administrative Unterstützung der Forschungsprofessur "Public Social Sciences and Humanities: Key Societal Debates" am College for Social Sciences and Humanities in Essen eine:n Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement (w/m/d).

Ihre Aufgaben:

• Sie nehmen für die Professur gängige Sekretariatsaufgaben wahr, insbes.: Büroorganisation, Terminkoordination, Korrespondenz auf Deutsch und Englisch, Rechnungsbearbeitung sowie Organisation/Abrechnung von Dienstreisen.
• Sie übernehmen die Administration und Bewirtschaftung des Budgets der Professur, z.B.: Einleitung und Prüfung von Bestell- und Beschaffungsvorgängen via SAP, Monitoring und Controlling des Budgets.
• Sie unterstützen die Professur im Berichtswesen (sowohl für die Research Alliance als auch für potenzielle externe Förderorganisationen).
• Sie unterstützen die Professur administrativ bei ihren Forschungsaktivitäten (z.B. Feldforschung), im Lehrbetrieb (z.B. Korrespondenz mit Studierenden, Planung von Prüfungen) sowie bei der Organisation wissenschaftlicher Veranstaltungen (Korrespondenz mit externen Gästen, Hotelbuchungen, Aufsetzen von Honorarverträgen).
• Sie unterstützen die Professur administrativ bei der Einleitung und Umsetzung von Personalmaßnahmen (z.B. bei der Einstellung studentischer Hilfskräfte).

Ihr Profil:

• Sie haben mit Erfolg eine Ausbildung im kaufmännischen Bereich (Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement) oder vergleichbare Berufsausbildung abgeschlossen, idealerweise mit einem Schwerpunkt oder eine Qualifikation im Bereich der Fremdsprachenkorrespondenz (Englisch).
• Sie können sicher und versiert mit gängigen Bürokommunikationsanwendungen umgehen (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• Sie beherrschen die deutsche Sprache in Wort und Schrift einwandfrei und verfügen zudem über sehr fortgeschrittene Englischkenntnisse (mind. B2, mündlich wie schriftlich).
• Sie zeichnen sich aus durch: großes Organisationstalent, sehr gutes Zeitmanagement, ausgeprägte Teamfähigkeit, sehr gute Kommunikationsfähigkeit im Englischen, hohe Motivation, interkulturelle Kompetenz.
• Wünschenswert: Sie verfügen über Kenntnisse im Umgang mit SAP, konnten bereits Erfahrung in der Administration/Bewirtschaftung von Forschungsprojekten im Hochschulkontext sammeln und haben Freude an der Mitarbeit in internationalen Teams.

Sie erwartet ein sicheres und unbefristetes Arbeitsverhältnis in einem abwechslungsreichen, vielseitigen Aufgabengebiet in einem forschungsintensiven Umfeld mit internationalen Kontakten. Eine interessante, verantwortungsvolle Tätigkeit mit großem Gestaltungspotenzial, bei der Sie Kontakte mit nahezu allen Bereichen der UDE haben. Ein Arbeitsumfeld mit einem respektvollen, wertschätzenden Miteinander.

Stand 11.01.2024: gleitende Arbeitszeit und die Möglichkeit von Homeoffice, Familienfreundlichkeit durch Betreuungsangebote für Ihre Kinder, Beratung bei familiären Pflegeaufgaben, ein breit aufgestelltes Fort- und Weiterbildungsangebot, individuelle Einarbeitung, eine sehr gute ÖPNV-Anbindung und kostenfreie Parkplätze, attraktive Sport- und Gesundheitsangebote (Hochschulsport).

Besetzungszeitpunkt: schnellstmöglich. Vertragsdauer: unbefristet. Arbeitszeit: 50 Prozent einer Vollzeitstelle. Bewerbungsfrist: 29.04.2026.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns über Ihre Online-Bewerbung mit den üblichen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Anlagen) unter Angabe der Kennziffer 158-26. Die Bewerbungsgespräche finden in englischer Sprache statt.

Weitere Informationen zur Stelle erhalten Sie beim Geschäftsführer des College für Social Sciences and Humanities, Herrn Dr. Mark Halawa-Sarholz (Telefon 0201/183-36541, E-Mail: mark.halawa-sarholz@college-uaruhr.de), und zum Bewerbungsverfahren im Personalsachgebiet bei Frau Golz (Telefon 0201/183-2126, E-Mail: martina.golz@uni-due.de).

Die Universität Duisburg-Essen verfolgt das Ziel, die Vielfalt ihrer Mitglieder zu fördern. Frauen werden nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter und ihnen gleichgestellter Menschen i. S. des § 2 Abs. 3 SGB IX sind erwünscht.