Auf einen Blick
- Aufgaben: Koordiniere internationale Forschungsteams und unterstütze bei administrativen Prozessen.
- Unternehmen: Junge, innovative Universität in der Metropole Ruhr mit Fokus auf Vielfalt und Bildungsgerechtigkeit.
- Vorteile: Unbefristete Anstellung, flexible Arbeitszeiten, Homeoffice und umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Attraktive Sportangebote und familienfreundliche Betreuung für Kinder.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Forschung und arbeite in einem dynamischen, respektvollen Umfeld.
- Qualifikationen: Bachelor-Abschluss oder kaufmännische Ausbildung, sehr gute Englischkenntnisse und MS-Office-Kenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 46132 - 63907 € pro Jahr.
Wir sind eine junge, innovative Universität mitten in der Metropole Ruhr. Ausgezeichnet in Forschung und Lehre denken wir in Möglichkeiten statt in Grenzen und entwickeln Ideen mit Zukunft. Wir leben Vielfalt, fördern Potenziale und engagieren uns für Bildungsgerechtigkeit, die diesen Namen verdient.
Die Forschungsgruppen Environmental Metagenomics (Prof. Dr. Alexander J. Probst) und Cell Biology and Human Disease (Prof. Dr. Malte Gersch) am Research Center One Health Ruhr suchen Unterstützung bei der Verwaltung vielfältiger Drittmittel und der breiten administrativen Assistenz der Teams.
Ihre Aufgaben
- Sie sind der Dreh- und Angelpunkt zweier internationaler Teams für Spitzenforschung. Als rechte Hand der Professoren halten Sie Wissenschaftlern den Rücken frei, agieren als Schnittstelle zur Universitätsverwaltung und zu externen Partnern, und tragen aktiv dazu bei, dass bahnbrechende Forschung Realität wird.
- Sie wirken mit beim Aufbau des zentralen "Sequencing Centers" der UDE sowie der Etablierung und Weiterentwicklung der Prozesse für die Auftragsabwicklung von externen und internen Kund:innen.
- Sie steuern Projektbudgets eigenständig mittels Ist-Soll-Vergleichen, erstellen präzise Liquiditätsplanungen und erarbeiten bei Abweichungen proaktiv Lösungsvorschläge.
- Sie erstellen finalisierungsreife Verwendungsnachweise für nationale und internationale Mittelgeber (z. B. DFG, BMFTR, EU) und führen die Korrespondenz mit den Zuwendungsgebern.
- Sie prüfen Projektausgaben auf Einhaltung der Förderrichtlinien sowie des Haushaltsrechts.
- Sie kalkulieren Personalkosten unter Berücksichtigung von Tarifsteigerungen (TV-L) und stellen in eine Deckung der Stellenfinanzierung sicher.
- Sie koordinieren zentrale Beschaffungsvorgänge, pflegen Projektdaten gewissenhaft in SAP (oder vergleichbaren ERP-Systemen) und unterstützen bei der Überwachung der Projektfortschritte.
- Sie setzen wissenschaftliche Veranstaltungen eigenständig organisatorisch um (insb. englischsprachig), von der Koordination der Abläufe über das Einladungsmanagement bis hin zur begleitenden Öffentlichkeitsarbeit, auf Basis der durch die Professoren entwickelten Inhalte und Programme.
- Sie steuern den reibungslosen Büroalltag in verantwortlicher Rolle inklusive Termin- und Raumplanung, führen Korrespondenz in Deutsch und Englisch, und betreuen die Webseiten.
- Sie unterstützen bei der Koordination der Forschungsgruppen, sowie bei der Vorbereitung von Gremiensitzungen, Hochschullehre, Konferenzen und Reisen. Zudem optimieren Sie administrative Prozesse, gerne digital.
- Sie begleiten Personalmaßnahmen von der Unterlagenprüfung bis zur Vertragsaushändigung, führen eigenständig Personallisten und sind erste Ansprechperson für internationale Talente.
Ihr Profil
- Sie verfügen über einen Bachelor-Abschluss (beispielsweise im Hochschulmanagement, Wirtschaftswissenschaften, Biologie, oder einem anderen Fach) oder eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung sowie vergleichbare stellenbezogene Kenntnisse und Berufserfahrung.
- Kenntnisse und Erfahrung in der Hochschulverwaltung (erwartet) und im Finanz- und Projektmanagement an Hochschulen (gewünscht).
- Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (erforderlich).
- Sehr gute Kenntnisse und Erfahrung im Umgang mit MS-Office-Anwendungen und SAP (erforderlich).
- Ausgeprägte Kommunikations- und Organisationskompetenz, selbstständige und strukturierte Arbeitsweise und Ergebnisorientiertheit (erforderlich).
- Hohe Belastbarkeit, souveränes Auftreten und Flexibilität (erforderlich).
- Kenntnisse der Finanzbuchhaltung (gewünscht).
Sie erwartet
- ein sicheres und unbefristetes Arbeitsverhältnis in einem abwechslungsreichen, vielseitigen Aufgabengebiet in einem forschungsintensiven Umfeld und mit internationalen Kontakten.
- eine interessante, verantwortungsvolle Tätigkeit mit großem Gestaltungspotenzial, bei der Sie Kontakte mit nahezu allen Bereichen der UDE haben.
- ein Arbeitsumfeld mit einem respektvollen, wertschätzenden und vertrauensvollen Miteinander.
- gleitende Arbeitszeit und die Möglichkeit von Homeoffice.
- Familienfreundlichkeit durch Betreuungsangebote für Ihre Kinder.
- Beratung bei familiären Pflegeaufgaben.
- ein breit aufgestelltes Fort- und Weiterbildungsangebot, individuelle Einarbeitung.
- eine sehr gute ÖPNV-Anbindung und kostenfreie Parkplätze.
- attraktive Sport- und Gesundheitsangebote (Hochschulsport).
Besetzungszeitpunkt: schnellstmöglich
Vertragsdauer: unbefristet
Arbeitszeit: 100 Prozent einer Vollzeitstelle, (Teilzeitbeschäftigung ist möglich)
Bewerbungsfrist: 22.07.2026
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns über Ihre Online-Bewerbung, siehe untenstehenden Link, mit den üblichen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Anlagen) unter Angabe der Kennziffer 259-26.
Weitere Informationen zur Stelle erhalten Sie bei Herrn Malte Gersch (Telefon: 0201-183 5030, E-Mail: gersch.applications@uni-due.de) und zum Bewerbungsverfahren im Personalsachgebiet bei Frau Heckmann (Telefon: 0201-183 3743, E-Mail: katharina.heckmann@uni-due.de).
Die Universität Duisburg-Essen verfolgt das Ziel, die Vielfalt ihrer Mitglieder zu fördern. Frauen werden nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter und ihnen gleichgestellter Menschen i. S. des § 2 Abs. 3 SGB IX sind erwünscht.
Koordinator*in für akademische Administration (w/m/d) Arbeitgeber: Universität Duisburg-Essen
Die Universität Duisburg-Essen bietet Ihnen als Koordinator*in für akademische Administration ein sicheres und unbefristetes Arbeitsverhältnis in einem dynamischen, forschungsintensiven Umfeld. Hier profitieren Sie von einer respektvollen und wertschätzenden Arbeitskultur, flexiblen Arbeitszeiten sowie umfangreichen Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten. Zudem sorgt die familienfreundliche Atmosphäre mit Betreuungsangeboten und einer hervorragenden Anbindung an den ÖPNV dafür, dass Sie Beruf und Privatleben optimal miteinander vereinbaren können.
Kontaktdaten:
Universität Duisburg-Essen Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Koordinator*in für akademische Administration (w/m/d) erhalten könnten
✨Mach mit bei E-Learning-Events!
Such nach Konferenzen oder Webinaren, die sich mit E-Learning und digitaler Bildung beschäftigen. Dort kannst du nicht nur neue Trends erfahren, sondern auch mit Branchenexperten ins Gespräch kommen und eventuell Kontakte knüpfen, die dir bei Universität Duisburg-Essen helfen können.
✨Engagiere dich in Online-Communities
Schau dir Foren und soziale Medien an, die sich mit E-Learning beschäftigen, wie z.B. LinkedIn-Gruppen oder Facebook-Communities. Poste Fragen oder teile deine Meinungen – so bekommst du nicht nur Sichtbarkeit, sondern auch wertvolle Insights und vielleicht sogar direkte Jobangebote.
✨Nutze deine Unis Ressourcen
Wenn du gerade studierst oder frisch von der Uni kommst, vergiss nicht, die Karrierezentren und Alumni-Netzwerke deiner Hochschule zu nutzen. Diese Ressourcen können dir helfen, Stellenangebote in der E-Learning-Branche zu finden, speziell bei Unternehmen wie Universität Duisburg-Essen.
✨Direkt bewerben bei Universität Duisburg-Essen!
Wir bei StudySmarter wissen, wie wichtig es ist, den direkten Draht zu suchen. Bewirb dich auf unserer Website und nutze die Möglichkeit, dein Interesse an Koordinator*in für akademische Administration (w/m/d) klar und direkt zu zeigen. So bist du einen Schritt näher dran, Teil unseres Teams zu werden!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Koordinator*in für akademische Administration (w/m/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeige dein Interesse an digitaler Bildung:In deiner Bewerbung solltest du klar machen, warum du Leidenschaft für e-Learning und digitale Bildung hast. Vielleicht hast du bereits Erfahrungen mit Online-Lernplattformen gemacht oder selbst digitale Bildungsprojekte initiiert? Teile deine Motivation und wie du bei Universität Duisburg-Essen einen Unterschied machen kannst!
Relevante Erfahrung betonen:Formuliere deinen Lebenslauf so, dass deine bisherigen Erfahrungen in der digitalen Bildung klar hervorgehoben werden. Das können Praktika, Projekte oder Studiengänge sein. Zeige direkte Zusammenhänge zwischen deinen Fähigkeiten und den Anforderungen von Koordinator*in für akademische Administration (w/m/d).
Visuelle Unterlagen einfügen:In der Welt der digitalen Bildung kann es hilfreich sein, visuelle Beispiele deiner Arbeit beizufügen. Wenn du an E-Learning-Plattformen oder Lernmaterialien gearbeitet hast, kannst du Links oder Screenshots in deiner Bewerbung einfügen. Mach es der Personalabteilung von Universität Duisburg-Essen leicht, deine Kreativität und Fähigkeiten zu erkennen.
Klarheit über deine Verfügbarkeit:Da es sich um eine Vollzeitstelle handelt, stelle sicher, dass du in deinem Anschreiben deutlich machst, welche Zeiträume du zur Verfügung stehst. Zeige, dass du bereit bist, dich voll und ganz in das Team von Universität Duisburg-Essen einzubringen und langfristige Ziele zu verfolgen.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universität Duisburg-Essen vorbereitet
✨Mach dich mit den neuesten Trends vertraut
In der E-Learning-Branche ist es super wichtig, die neuesten Trends und Technologien zu kennen. Schau dir an, welche Tools und Plattformen aktuell populär sind und überlege, wie diese in die Strategien von Universität Duisburg-Essen passen könnten. Das zeigt, dass du nicht nur die Grundlagen beherrschst, sondern auch bereit bist, innovativ zu denken!
✨Portfolio, das begeistert
Stell sicher, dass du ein schönes Portfolio hast, das deine besten Arbeiten im Bereich digitale Bildung zeigt. Such dir ein paar Projekte aus, die deine Fähigkeiten in der Entwicklung von Lerninhalten oder -architekturen demonstrieren. Die Interviewer bei Universität Duisburg-Essen werden von konkreten Beispielen und Ergebnissen beeindruckt sein, die deine Herangehensweise an E-Learning zeigen.
✨Bereite dich auf technische Fragen vor
Technische Fragen sind in dieser Branche nicht ungewöhnlich. Sei bereit, Fragen zu beantworten, die sich auf deine Kenntnisse bezüglich Learning Management Systems (LMS), Content-Management-Systeme oder sogar UX/UI-Design beziehen. Das wird dir helfen zu zeigen, dass du das technische Know-how hast, um bei Universität Duisburg-Essen erfolgreich zu sein.
✨Engagement für lebenslanges Lernen
Da die Rolle in einem Vollzeitjob angesiedelt ist, wird dein Engagement für kontinuierliche Weiterbildung entscheidend sein. Mach dir Gedanken über deine eigene Lernreise und wie du dieses Engagement in die Kultur von Universität Duisburg-Essen einbringen kannst. Zeig, dass du aktiv daran interessiert bist, dich weiterzuentwickeln, sodass du nicht nur jetzt, sondern auch in Zukunft einen Wert bringst!
