Finde einen Job 
Finde eine Ausbildung 
Top Arbeitgeber 
Top Universitäten 
Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Manage contracts, personnel matters, and support event organization at the university library.
- Arbeitgeber: Join the innovative University of Duisburg-Essen, a hub for research and education.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy flexible working hours, home office options, and family-friendly support.
- Warum dieser Job: Engage in diverse tasks while connecting with various departments in a dynamic environment.
- Gewünschte Qualifikationen: Must have a commercial training background and strong organizational skills.
- Andere Informationen: Applications from women and individuals with disabilities are encouraged.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Jetzt Teil der Universität werden / Become part of us
Einsatzort
Einsatzbereich
Mitarbeiter:in der Direktion und des Dezernates Betrieb und Organisation der UB (w/m/d, Nr. 062-25)
EG 8 TV-L
Wir, die rund 160 Beschäftigten der Universitätsbibliothek der Universität Duisburg-Essen, setzen unsere Erfahrung und Innovationsfreude gewinnbringend für ein bedarfs- und zukunftsgerechtes Medien und Dienstleistungsangebot ein. Für effiziente und effektive betriebliche Prozesse in der Bibliothek sind unser Sekretariat und das Dezernat Betrieb und Organisation wichtige Knotenpunkte.
Besetzungszeitpunkt
Beginn: schnellstmöglich
Vertragsdauer
unbefristet
Arbeitszeit
39 Stunden 50 Minuten (100%), Teilzeitbeschäftigung ist möglich
Ihre Aufgabenschwerpunkte
- Sie setzen die verwaltungstechnische Vorbereitung von Verträgen um und bearbeiten Personalangelegenheiten (z. B. Vorbereitung von SHK-Verträgen, Bearbeitung von Urlaubsanträgen, Verwaltung der Gleitzeitkonten)
- Sie bearbeiten Beschaffungsvorgänge (z. B. Angebotseinholung, Preisvergleiche) sowie Buchungsfälle in SAP
- Sie unterstützen bei der Organisation von Veranstaltungen
- Sie unterstützen das Fortbildungsteam der Universitätsbibliothek in der Terminkoordination interner Fortbildungen, in der Kommunikation, in der formalen Prüfung von Fortbildungsanträgen sowie im Führen von anonymisierten Statistiken
- Sie organisieren und betreuen das Sekretariat (z. B. Korrespondenz, Terminkoordination, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Betreuung von Besucher:innen)
Ihr Profil
- kaufmännische Berufsausbildung mit mindestens der Gesamtnote „befriedigend“
- Erfahrungen in der Büroorganisation und in der Erledigung von Sekretariatsarbeiten
- routinierter Umgang mit modernen Kommunikationstechnologien und mit MS-Office-Produkten (Word, Excel, Outlook)
- sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift in Verbindung mit sehr guter mündlicher und schriftlicher Ausdrucksweise
- Grundkenntnisse der englischen Sprache
- Kenntnisse im Umgang mit SAP sind von Vorteil
- Flexibilität, Eigeninitiative, Organisationsgeschick, Serviceorientierung, ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Einsatzbereitschaft
- Bereitschaft auch am Campus Essen, z. B. zur Vertretung von Kolleg:innen, zu arbeiten
Sie erwartet
- ein sicheres und unbefristetes Arbeitsverhältnis in einem abwechslungsreichen, vielseitigen Aufgabengebiet
- eine interessante, verantwortungsvolle Tätigkeit, bei der Sie Kontakte mit nahezu allen Bereichen der UB haben
- gleitende Arbeitszeit und die Möglichkeit von Homeoffice
- Familienfreundlichkeit durch Betreuungsangebote für Ihre Kinder
- Beratung bei familiären Pflegeaufgaben
- ein breit aufgestelltes Fort- und Weiterbildungsangebot, individuelle Einarbeitung
- eine sehr gute ÖPNV-Anbindung und kostenfreie Parkplätze
- attraktive Sport- und Gesundheitsangebote (Hochschulsport)
Bewerbungsfrist
Bewerbung
Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Senden Sie hierzu die üblichen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) unter Angabe der Kennziffer 062-25 elektronisch als eine zusammengefasste PDF-Datei an die Direktorin der Universitätsbibliothek Nicole Walger per E-Mail an
Wir sind eine junge, innovative Universität mitten in der Metropole Ruhr. Ausgezeichnet in Forschung und Lehre denken wir in Möglichkeiten statt in Grenzen und entwickeln Ideen mit Zukunft. Wir leben Vielfalt, fördern Potenziale und engagieren uns für Bildungsgerechtigkeit, die diesen Namen verdient.
Frauen werden nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.
Bewerbungen geeigneter Schwerbehinderter und Gleichgestellter i. S. des § 2 Abs. 3 SGB IX sind erwünscht.
Mit Ihrer Bewerbung auf eine der ausgeschriebenen Stellen erklären Sie sich mit den Vorgaben gemäß der Datenschutzgrundverordnung und einer Kontaktaufnahme per Mail ausdrücklich einverstanden. Weitere Informationen zum Datenschutz erhalten Sie hier .
#J-18808-Ljbffr
Mitarbeiter:in (w/m/d) der Direktion und des Dezernates Betrieb und Organisation der Universitä[...] Arbeitgeber: Universität Duisburg-Essen
Kontaktperson:
Universität Duisburg-Essen HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Mitarbeiter:in (w/m/d) der Direktion und des Dezernates Betrieb und Organisation der Universitä[...]
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die Universitätsbibliothek der Universität Duisburg-Essen und ihre aktuellen Projekte. Zeige in deinem Gespräch, dass du die Werte und Ziele der Bibliothek verstehst und wie du dazu beitragen kannst.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele für deine Erfahrungen in der Büroorganisation und Sekretariatsarbeit zu nennen. Überlege dir, wie du deine Fähigkeiten im Umgang mit MS-Office und SAP am besten präsentieren kannst.
✨Tip Nummer 3
Zeige deine Flexibilität und Einsatzbereitschaft, indem du bereit bist, auch am Campus Essen zu arbeiten. Das kann ein entscheidender Vorteil sein, um dich von anderen Bewerber:innen abzuheben.
✨Tip Nummer 4
Nutze dein Netzwerk, um mehr über die Arbeitskultur und das Team der Universitätsbibliothek zu erfahren. Vielleicht kennst du jemanden, der dort arbeitet oder gearbeitet hat, und kann dir wertvolle Einblicke geben.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Mitarbeiter:in (w/m/d) der Direktion und des Dezernates Betrieb und Organisation der Universitä[...]
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Anschreiben gestalten: Beginne dein Anschreiben mit einer klaren und prägnanten Einleitung, in der du dein Interesse an der Position und der Universitätsbibliothek ausdrückst. Gehe auf deine relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten ein, die dich für die Stelle qualifizieren.
Lebenslauf anpassen: Stelle sicher, dass dein Lebenslauf alle relevanten Informationen enthält, die für die ausgeschriebene Stelle wichtig sind. Betone deine kaufmännische Berufsausbildung, Erfahrungen in der Büroorganisation und den Umgang mit MS-Office-Produkten.
Zeugnisse beifügen: Füge alle erforderlichen Zeugnisse bei, die deine Qualifikationen belegen. Achte darauf, dass diese gut lesbar sind und in der richtigen Reihenfolge angeordnet sind, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen.
PDF-Datei erstellen: Fasse alle Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) in einer einzigen PDF-Datei zusammen. Achte darauf, dass die Datei gut benannt ist, z.B. 'Bewerbung_Vorname_Nachname.pdf', um die Übersichtlichkeit zu gewährleisten.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universität Duisburg-Essen vorbereitest
✨Bereite dich auf die Aufgaben vor
Informiere dich über die spezifischen Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung erwähnt werden, wie z.B. die Bearbeitung von Personalangelegenheiten und die Organisation von Veranstaltungen. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, dass du diese Aufgaben erfolgreich bewältigen kannst.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Stelle eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit erfordert, solltest du während des Interviews klar und präzise sprechen. Übe, deine Gedanken strukturiert zu präsentieren und achte darauf, aktiv zuzuhören, wenn dir Fragen gestellt werden.
✨Kenntnisse in SAP hervorheben
Falls du Erfahrung im Umgang mit SAP hast, stelle sicher, dass du dies im Interview erwähnst. Wenn nicht, zeige deine Bereitschaft, dich in neue Systeme einzuarbeiten, und betone deine allgemeinen IT-Kenntnisse, insbesondere in MS-Office.
✨Flexibilität und Teamarbeit betonen
Die Stelle erfordert Flexibilität und die Bereitschaft, im Team zu arbeiten. Bereite Beispiele vor, die deine Fähigkeit zur Zusammenarbeit und deine Anpassungsfähigkeit an verschiedene Situationen zeigen. Dies wird den Interviewern helfen, zu sehen, dass du gut ins Team passt.
