Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere spannende Veranstaltungen und unterstütze bei der Öffentlichkeitsarbeit in einem innovativen Forschungsprojekt.
- Unternehmen: Dynamisches Team an der Universität Duisburg-Essen mit Fokus auf soziale Forschung.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, Home Office, Fortbildungsmöglichkeiten und ein engagiertes Team.
- Weitere Informationen: Reisebereitschaft nach Bremen und Duisburg für Veranstaltungen ist erforderlich.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Sozialpolitik und arbeite an aktuellen gesellschaftlichen Herausforderungen.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Büromanagement oder vergleichbare Erfahrung, Organisationstalent und Kommunikationsstärke.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Einsatzort: Berlin
Einsatzbereich: Fakultät für Gesellschaftswissenschaften, Institut Arbeit und Qualifikation
Im Jahre 2026 wird ein Sonderforschungszentrum innerhalb des Projekts „Deutsches Institut für Interdisziplinäre Sozialpolitikforschung (DIFIS-SOFO)“ zur Erforschung der sozialen und sozialpolitischen Folgen von Schlüsseltechnologien und gesellschaftlichen Megatrends bis 31.12.2033 aus Mitteln des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales gefördert. Im Fokus stehen die Herausforderungen der Sozialpolitik vor dem Hintergrund von technologischen Entwicklungen wie der Künstlichen Intelligenz, der Mikroelektronik, der Quantentechnologie, der neuen Formen digitaler Kommunikation, der Biotechnologie und der neuen Energietechnologien im Zusammenspiel mit demographischen Veränderungen, ökonomischen und sozialem Wandel sowie veränderten weltpolitischen Konstellationen.
Innerhalb der Projektlaufzeit werden valide Handlungsgrundlagen zur Anpassung der Sozialsysteme geschaffen, die auf zukünftige gesellschaftspolitische Fragestellungen übertragbar sind und durch die Herausforderungen der Sozialpolitik begleitend und in Permanenz untersucht werden können. Das DIFIS-SOFO ist ein gemeinsames wissenschaftliches Projekt der UDE und der Universität Bremen. Es entfaltet sein Forschungsprogramm unter Beteiligung von Wissenschaftler:innen unterschiedlicher Disziplinen und an verschiedenen Standorten im Bundesgebiet in vier Forschungsbereichen, die von vier Kompetenzzentren sowie einem Transfer- und Kommunikationsbüro in Berlin unterstützt werden.
Besetzungszeitpunkt: nächstmöglich
Vertragsdauer: 2033-12-31 (Projektende)
Arbeitszeit: 39 Std. 50 Min (Vollzeit)
Ihre Aufgabenschwerpunkte
- Veranstaltungsorganisation und Öffentlichkeitsarbeit
- organisatorische Planung, administrative Unterstützung, Durchführung und Nachbereitung von wissenschaftlichen, öffentlichen Veranstaltungen am Standort Berlin sowie von anderen Veranstaltungen
- organisatorische Unterstützung bei der Erstellung und Durchführung des Begleitprogramms für interne und externe Veranstaltungen
- Gestaltung von Flyern und Einladungen zu Veranstaltungen, Kontrolle von Druckfahnen, Kooperation mit Grafikagenturen
- Betreuung von Teilnehmenden, Referierenden und externen Partner:innen
- Raumbuchungen, Organisation des Caterings, Technik- und Materialbereitstellung
- administrative Unterstützung der Verantwortlichen bei der Evaluation und Weiterentwicklung von Veranstaltungsformaten
- Kontrolle und Bearbeitung der Rechnungen für Veranstaltungen
- Allgemeine Büro- und Sekretariatsaufgaben
- Unterstützung beim Aufbau und Betrieb des Berliner Büros des DIFIS-SOFO
- Büroorganisation und damit zusammenhängende Korrespondenz
- Zusammenarbeit mit der Leitung des DIFIS-SOFO und den Teams der drei DIFIS-SOFO Standorte und Forschungsprojekte sowie dem IAQ und dem DIFIS
- Zusammenarbeit und Abstimmung mit dem MTV-Bereich des IAQ und des DIFIS
- Beschaffung im Rahmen der freihändigen Vergabe
- Ausfüllen der Bestellformulare
- Prüfen der Lieferscheine
- Kontrolle der Waren
- Kontrolle und Bearbeitungen von Rechnungen und Kontierungsbelegen
- Vorbereitung und Abrechnung von Honoraren
Ihr Profil
- abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement (w/m/d) mit mind. der Note „befriedigend“ oder vergleichbare Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich
- Berufserfahrung in der Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen, idealerweise im wissenschaftsnahen oder hochschulischen Kontext
- ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
- Kommunikationsstärke im Umgang mit Teilnehmenden, Referierenden und externen Partner:innen
- Erfahrung in der Koordination logistischer Abläufe (Räume, Technik, Catering)
- Grundkenntnisse in Budgetplanung und Kostenkontrolle von Veranstaltungen
- Kenntnisse hochschulinterner Verwaltungsprozesse sind von Vorteil
- sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse wünschenswert
- Teamfähigkeit, Serviceorientierung und Belastbarkeit auch in arbeitsintensiven Phasen
- der Dienstort ist Berlin, es wird die Bereitschaft erwartet, regelmäßig nach Bremen und Duisburg für Veranstaltungen und Arbeitssitzungen zu reisen
Sie erwartet ein abwechslungsreiches, vielseitiges Aufgabengebiet, Arbeit in einem engagierten Team, Fort- und Weiterbildungsangebote, Sport- und Gesundheitsangebote (Hochschulsport), Möglichkeiten, einen Teil der Arbeitszeit im Home Office zu arbeiten, gleitende Arbeitszeit (GLAZ).
Bewerbungsfrist: 2026-06-04
Kennziffer: 097-26
Bewerbung
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns über Ihre Online-Bewerbung mit den üblichen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Anlagen) unter Angabe der Kennziffer 097-26.
Weitere Informationen zur Stelle erhalten Sie bei Frau Dr. Shweta Mishra (Telefon +49 203 37 94231, E-Mail: shweta.mishra@difis.org) und zum Bewerbungsverfahren im Personalsachgebiet bei Frau Sandra Plümacher (Telefon +49 203 37 91362, E-Mail: sandra.pluemacher@uni-due.de).
Zur Onlinebewerbung: Website
Informationen zur Stelle Informationen über die ausschreibende Stelle finden Sie unter: www.iaq.uni-due.de
Die Universität Duisburg-Essen verfolgt das Ziel, die Vielfalt ihrer Mitglieder zu fördern. Frauen werden nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter und ihnen gleichgestellter Menschen i. S. des § 2 Abs. 3 SGB IX sind erwünscht.
Projektadministrator:in Schwerpunkt Veranstaltungsorganisation (w/m/d, Nr. 097-26) Arbeitgeber: Universität Duisburg-Essen
Die Universität Duisburg-Essen bietet als Arbeitgeber ein inspirierendes und unterstützendes Umfeld, das auf die Förderung von Vielfalt und Chancengleichheit setzt. Mit einem engagierten Team und der Möglichkeit zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung, einschließlich Fort- und Weiterbildungsangeboten sowie flexibler Arbeitszeitgestaltung, ist die Fakultät für Gesellschaftswissenschaften ein hervorragender Ort für alle, die an der Schnittstelle von Wissenschaft und Gesellschaft arbeiten möchten. Zudem profitieren Mitarbeitende von einem abwechslungsreichen Aufgabengebiet und der Möglichkeit, in einem dynamischen Forschungsumfeld in Berlin zu agieren.
Kontaktdaten:
Universität Duisburg-Essen Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Projektadministrator:in Schwerpunkt Veranstaltungsorganisation (w/m/d, Nr. 097-26) erhalten könnten
✨Netzwerken, was das Zeug hält!
Nutze jede Gelegenheit, um mit Leuten aus der Branche ins Gespräch zu kommen. Ob auf Veranstaltungen oder in sozialen Medien – wir sollten uns vernetzen und Kontakte knüpfen, die uns bei der Jobsuche helfen können.
✨Sei proaktiv!
Warte nicht darauf, dass die Stellenanzeigen zu dir kommen. Gehe aktiv auf Unternehmen zu, die dich interessieren, und frage nach möglichen offenen Positionen. Wir können auch Initiativbewerbungen in Betracht ziehen!
✨Bereite dich auf Vorstellungsgespräche vor!
Informiere dich über das Unternehmen und die spezifische Stelle, für die du dich bewirbst. Übe Antworten auf häufige Fragen und überlege dir, wie du deine Erfahrungen am besten präsentieren kannst. Wir wollen schließlich einen bleibenden Eindruck hinterlassen!
✨Bewirb dich direkt über unsere Website!
Wenn du eine Stelle gefunden hast, die dir gefällt, zögere nicht und bewirb dich direkt über unsere Website. Das macht es für uns einfacher, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Projektadministrator:in Schwerpunkt Veranstaltungsorganisation (w/m/d, Nr. 097-26) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach dein Anschreiben persönlich:Zeig uns, warum du genau für diese Stelle brennst! Erzähl uns von deinen Erfahrungen in der Veranstaltungsorganisation und wie du die Herausforderungen meistern würdest. Ein persönlicher Touch macht dein Anschreiben einzigartig.
Lebenslauf auf den Punkt bringen:Halte deinen Lebenslauf klar und strukturiert. Betone relevante Erfahrungen, die zu den Anforderungen passen, und vergiss nicht, deine organisatorischen Fähigkeiten hervorzuheben. Wir lieben es, wenn du uns zeigst, was du drauf hast!
Unterlagen vollständig einreichen:Achte darauf, dass du alle geforderten Unterlagen beilegst: Anschreiben, Lebenslauf und Anlagen. Eine vollständige Bewerbung zeigt uns, dass du sorgfältig und organisiert bist – genau das, was wir suchen!
Bewerbung über unsere Website:Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass alles an die richtige Stelle gelangt und du keine wichtigen Informationen verpasst. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universität Duisburg-Essen vorbereitet
✨Informiere dich über das Projekt
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dich intensiv mit dem Projekt 'DIFIS-SOFO' und den damit verbundenen Themen auseinandersetzen. Verstehe die Herausforderungen der Sozialpolitik im Kontext von Schlüsseltechnologien und Megatrends. Das zeigt dein Interesse und deine Vorbereitung.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Überlege dir spezifische Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine organisatorischen Fähigkeiten und deine Erfahrung in der Veranstaltungsorganisation unter Beweis stellen. Sei bereit, diese Beispiele im Gespräch zu erläutern und zu zeigen, wie du Herausforderungen gemeistert hast.
✨Stelle Fragen
Bereite einige Fragen vor, die du während des Interviews stellen kannst. Das können Fragen zur Teamstruktur, zu den Erwartungen an die Rolle oder zu zukünftigen Projekten sein. Das zeigt, dass du aktiv an der Position interessiert bist und dir Gedanken über deine mögliche Rolle machst.
✨Präsentiere deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Stelle viel Kontakt mit Teilnehmenden und externen Partner:innen erfordert, ist es wichtig, deine Kommunikationsstärke zu demonstrieren. Achte darauf, klar und strukturiert zu sprechen und zeige, dass du in der Lage bist, Informationen effektiv zu vermitteln.
