Auf einen Blick
- Aufgaben: Administrative Unterstützung für ein spannendes Forschungsprojekt im Bereich Sozialpolitik.
- Unternehmen: Universität Duisburg-Essen, Teil eines innovativen interdisziplinären Projekts.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, Home Office, Fortbildungsmöglichkeiten und Gesundheitsangebote.
- Weitere Informationen: Vielfältige Aufgaben und gute Entwicklungsmöglichkeiten bis Ende 2029.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Sozialpolitik mit und arbeite in einem engagierten Team.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Berufsausbildung im Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 38000 - 55000 € pro Jahr.
Einsatzort: Campus Duisburg
Einsatzbereich: Fakultät für Gesellschaftswissenschaften, Institut Arbeit und Qualifikation
Das durch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales geförderte Projekt „Deutsches Institut für Interdisziplinäre Sozialpolitikforschung“ (DIFIS) begann im Mai 2021 als gemeinsames Projekt der Universitäten Duisburg-Essen und Bremen; es ist Teil des Institutes Arbeit und Qualifikation (IAQ). Nach der erfolgreichen ersten Phase wird das DIFIS weiterhin bis Ende 2029 gefördert. Die zweite Projektphase dient nunmehr der Entwicklung von wissenschaftlichen Methoden, Koordinationsformen und Transferformaten für die sozialpolitische Forschung, Lehre und Politikberatung.
Hierzu werden bis zum 31.12.2029 neue Methoden und Konzepte der prospektiven Sozialpolitikforschung entwickelt sowie interdisziplinär in unterschiedlichen thematischen Forschungsfeldern erprobt unter Beteiligung von Politik und zivilgesellschaftlichen Akteuren der Sozialpolitik.
Besetzungszeitpunkt: nächstmöglich
Vertragsdauer: 2029-12-31 (Projektende)
Arbeitszeit: 27 Std. 53 Min (70 %)
Ihre Aufgabenschwerpunkte
- Administrative Betreuung der Abteilung Duisburg des DIFIS, insbesondere:
- Allgemeine Sekretariatsaufgaben
- Unterstützung bei der Weiterentwicklung der DIFIS-Abteilung Duisburg
- Mitwirkung an der Weiterentwicklung der Büroorganisation und Verwaltungsstruktur
- Recherchetätigkeiten
- Drittmittelbewirtschaftung
- Mitwirkung bei der Budget- und Kostenplanung des DIFIS
- Durchführung von Budgetverschiebungen in SAP und Budgetsteuerung im Rahmen der Vorplanung
- Abstimmung mit dem Finanz- und Drittmittelmanagement der UDE
- Durchführung und Veranlassung von Umbuchungen und Umwidmungen, Umfinanzierungen
- Beschaffung im Rahmen der freihändigen Vergabe
- Ausfüllen der Bestellformulare
- Prüfen der Lieferscheine
- Kontrolle der Waren
- Kontrolle und Bearbeitung der Rechnungen, einschließlich des Kontierungsbelegs
- Vorbereitung und Abrechnung der Vergabe von Expertisen und Honoraren
- Abrechnung der Fellowships u. des Gastwissenschaftler:innen-Programms
- finanzielle Abwicklung und Abrechnung von Veranstaltungen
- Vor- und Nachbereitung der Sitzungen von Arbeitsgruppen, nebst Protokollerstellung
- Raumorganisation
- Protokollerstellung
- Sammeln und Weiterleiten von Beschlüssen und Unterlagen
Ihr Profil
- mindestens mit der Note „befriedigend“ abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement (w/m/d) oder Verwaltungsfachangestellte:r (w/m/d) bzw. vergleichbare Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich
- mehrjährige Berufserfahrung im Bereich der öffentlichen Verwaltung, in Einrichtungen mit Forschungsaufgaben oder in der Sachbearbeitung mit einem hohen Anteil selbstständiger Leistungen
- gute Kenntnisse des Öffentlichen Dienst- und Arbeitsrechts wären wünschenswert
- Kenntnisse im Haushaltsrecht sowie in einem integrierten Finanz- und Buchungssystem (SAP)
- Erfahrungen im Umgang mit Standardsoftware (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, E-Mail, Internet)
- kooperative und serviceorientierte Arbeitsweise
- Fähigkeit zur selbstständigen administrativen Betreuung einer Organisationseinheit
- lösungsorientierter Arbeitsstil bei kooperativer Zusammenarbeit im Team
- Engagement und hohe Kommunikationsfähigkeit
- eigenständiger Umgang mit Gesetzen und anderen Vorschriften
- gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Bereitschaft zu projektbedingten Dienstreisen
Sie erwartet ein abwechslungsreiches, vielseitiges Aufgabengebiet:
- Arbeit in einem engagierten Team
- Fort- und Weiterbildungsangebote
- Sport- und Gesundheitsangebote (Hochschulsport)
- Möglichkeiten, einen Teil der Arbeitszeit im Home Office zu arbeiten
- Gleitende Arbeitszeit (GLAZ)
Bewerbungsfrist: 2026-06-04
Kennziffer: 092-26
Bewerbung
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns über Ihre Online-Bewerbung mit den üblichen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Anlagen) unter Angabe der Kennziffer 092-26.
Weitere Informationen zur Stelle erhalten Sie bei Frau Dr. Shweta Mishra (Telefon +49 203 37 94231, E-Mail: shweta.mishra@difis.org) und zum Bewerbungsverfahren im Personalsachgebiet bei Frau Sandra Plümacher (Telefon +49 203 37 91362, E-Mail: sandra.pluemacher@uni-due.de).
Zur Onlinebewerbung: Website
Informationen zur Stelle Informationen über die ausschreibende Stelle finden Sie unter: www.iaq.uni-due.de
Die Universität Duisburg-Essen verfolgt das Ziel, die Vielfalt ihrer Mitglieder zu fördern. Frauen werden nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter und ihnen gleichgestellter Menschen i. S. des § 2 Abs. 3 SGB IX sind erwünscht.
Projektadministrator:in (w/m/d, Nr. 092-26) Arbeitgeber: Universität Duisburg-Essen
Die Universität Duisburg-Essen bietet als Arbeitgeber ein inspirierendes und unterstützendes Umfeld, in dem Sie an einem bedeutenden Projekt zur sozialpolitischen Forschung mitwirken können. Mit flexiblen Arbeitszeiten, der Möglichkeit von Home Office und umfangreichen Fort- und Weiterbildungsangeboten fördern wir die persönliche und berufliche Entwicklung unserer Mitarbeiter:innen. Zudem erwartet Sie ein engagiertes Team, das Wert auf eine kooperative und serviceorientierte Arbeitsweise legt.
Kontaktdaten:
Universität Duisburg-Essen Recruiting-Team
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✨Netzwerken, was das Zeug hält!
Nutze jede Gelegenheit, um mit Leuten aus der Branche ins Gespräch zu kommen. Ob auf Messen, in sozialen Medien oder bei Veranstaltungen – wir sollten uns vernetzen und Kontakte knüpfen, die uns helfen können, den Fuß in die Tür zu bekommen.
✨Sei proaktiv!
Warte nicht darauf, dass die Stellenanzeigen auf dich zukommen. Gehe aktiv auf Unternehmen zu, die dich interessieren, und frage nach möglichen offenen Positionen. Wir können auch Initiativbewerbungen in Betracht ziehen, um unser Interesse zu zeigen.
✨Bereite dich auf Vorstellungsgespräche vor!
Informiere dich über das Unternehmen und die spezifische Stelle, für die du dich bewirbst. Wir sollten unsere Antworten auf häufige Fragen vorbereiten und auch eigene Fragen parat haben, um unser Interesse zu zeigen.
✨Bewirb dich direkt über unsere Website!
Wenn du eine Stelle gefunden hast, die dir gefällt, bewirb dich direkt über unsere Website. Das zeigt, dass du motiviert bist und erleichtert uns die Bearbeitung deiner Bewerbung. Lass uns gemeinsam den nächsten Schritt gehen!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Projektadministrator:in (w/m/d, Nr. 092-26) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach dein Anschreiben persönlich:Zeig uns, warum du genau für diese Stelle brennst! Erzähl uns von deinen Erfahrungen und wie sie zu den Aufgaben passen, die wir dir bieten. Ein bisschen Persönlichkeit schadet nie!
Lebenslauf auf Vordermann bringen:Achte darauf, dass dein Lebenslauf klar strukturiert und übersichtlich ist. Hebe relevante Erfahrungen hervor, die zu den Anforderungen der Stelle passen. Wir lieben es, wenn du deine Stärken zeigst!
Unterlagen vollständig einreichen:Stell sicher, dass du alle geforderten Unterlagen beifügst – also Anschreiben, Lebenslauf und alle relevanten Anlagen. So können wir uns ein umfassendes Bild von dir machen und du hinterlässt einen guten Eindruck.
Bewerbung über unsere Website:Am besten bewirbst du dich direkt über unsere Website. Das macht es für uns einfacher, deine Bewerbung zu bearbeiten und du bist gleich im richtigen System. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Universität Duisburg-Essen vorbereitet
✨Informiere dich über das Projekt
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über das DIFIS-Projekt verschaffen. Schau dir die Website an und verstehe die Ziele und Herausforderungen des Projekts. So kannst du gezielte Fragen stellen und zeigen, dass du wirklich interessiert bist.
✨Bereite deine Erfahrungen vor
Denke an konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du administrative Aufgaben erfolgreich gemeistert hast. Sei bereit, über deine Kenntnisse in SAP und im Haushaltsrecht zu sprechen, da diese für die Position wichtig sind.
✨Zeige Teamgeist
Da die Stelle eine kooperative und serviceorientierte Arbeitsweise erfordert, solltest du während des Interviews betonen, wie gut du im Team arbeiten kannst. Teile Beispiele, wo du erfolgreich mit anderen zusammengearbeitet hast, um Probleme zu lösen oder Projekte voranzutreiben.
✨Frage nach Weiterbildungsmöglichkeiten
Nutze die Gelegenheit, um nach Fort- und Weiterbildungsangeboten zu fragen. Das zeigt dein Engagement für persönliche und berufliche Entwicklung und dass du bereit bist, dich in deinem neuen Job weiterzuentwickeln.
