An der Universität Graz arbeiten 4700 Mitarbeiter:innen gemeinsam an Zukunftsfragen und Lösungen für die Welt von morgen. Unsere Studierenden und unsere Forscher:innen stellen sich den großen Herausforderungen der Gesellschaft und tragen das Wissen hinaus. We work for tomorrow. Werden Sie Teil davon! Geisteswissenschaftliche Fakultät Office Manager:in an einer akademischen Einheit (m/w/d) Bewerbungsfrist: 17.09.2026 Für die folgende Stelle sind möglicherweise eine Reihe von Soft Skills und Erfahrungen erforderlich. Bitte lesen Sie sich die unten stehende Übersicht sorgfältig durch. Brutto Jahresgehalt (Vollzeit): € 38.628,79 Wochenstunden: 20 h/W Befristung: vorerst befristet auf 1 Jahr mit Option auf Verlängerung auf insgesamt 3 Jahre Verwendungsgruppe: IIIa Dienstbeginn: Ehestmöglich Anstellungsdauer: Befristet Mit dem „Center for Language, Meaning and Society (CLaMS)“ entsteht an der Universität Graz ein interdisziplinäres Zentrum, das als lebendiger Treffpunkt für Zusammenarbeit auf lokaler, nationaler und internationaler Ebene konzipiert ist. Gemeinsam mit Ihnen möchten wir dieses Zentrum von Grund auf gestalten und weiterentwickeln – bringen Sie Ihre Ideen und Ihr Engagement ein und werden Sie Teil eines weltoffenen Teams, das die Forschung und den Austausch rund um Sprache, Bedeutung und Gesellschaft neu denkt. Eigenverantwortliche Planung und Sicherstellung aller inhaltlichen, organisatorischen und administrativen Agenden des Office Managements des Zentrums Abwicklung des Bestellwesens in SAP (Angebotseinholung, Bestellungen, Rechnungsabwicklung, Monitoring, u.a.) Administrative Abwicklung der Personalagenden inkl. Abwicklung von Reiseanträgen und Abrechnungen Terminkoordination, Ablage, Archivierung, Betreuung des zentralen Mailpostfaches des Zentrums und Vor- und Nachbereitung von Sitzungen Veranstaltungsorganisation und umfassende Betreuung internationaler Gäste am Zentrum Administrative und organisatorische Abwicklung von Drittmittelprojekten Einführung und Schulung (neuer) Mitarbeiter:innen Administrative Abwicklung aller Lehrangelegenheiten (UniGrazOnline) UniGrazOnline-Beauftragte und GFS-Admin (Rechte- und Funktionsvergabe) Aufbau und Betreuung der Homepage des Zentrums Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder AHS/BHS-Abschluss auf Maturaniveau Mehrjährige Berufserfahrung in der Büroorganisation, im Projektmanagement und bei der Organisation von Veranstaltungen, nach Möglichkeit im universitären Bereich Sehr gute schriftliche Ausdrucksweise Ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Deutsch C1 und Englisch ab B2 nach GERS) Sehr gute MS Office-Kenntnisse Einschlägige SAP-Kenntnisse UniGrazOnline Kenntnisse (erwünscht) Kenntnisse in Content Management Systemen (z.B. Typo3) (erwünscht) Selbständige Arbeitsweise, Zuverlässigkeit Hohe Flexibilität und Eigeninitiative Soziale Kompetenz und Teamfähigkeit Serviceorientierung und Freude an der interkulturellen Zusammenarbeit in einem internationalen wissenschaftlichen Umfeld Bereitschaft zur Teilnahme an Weiterbildungsmaßnahmen der Universität Sinn: Wir bieten sinnstiftende Arbeit für die Welt von morgen. Zusammenarbeit: Bei uns finden Sie interdisziplinäre, berufsgruppenübergreifende Möglichkeiten zur Zusammenarbeit. Vielfalt: Neben der inhaltlichen Vielfalt der verschiedenen Wissenschaftsdisziplinen bieten wir ein Arbeitsumfeld, in dem Diversität und Inklusion gelebt werden und einen hohen Stellenwert einnehmen. Unser internes Weiterbildungsangebot ist so bunt wie die Universität. Benefits: Selbstverständlich gibt es alle gängigen Benefits von von A wie Arbeitszeitflexibilität bis Z wie Zugang zu 375 kostengünstigen Sportkursen am USI. Flexibilität: Flexibilität beweisen wir nicht nur mit den verschiedenen Arbeitszeitmodellen sondern auch mit den Angeboten zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf. xhdzyng Wir bieten ein Jahresbruttogehalt auf Basis Vollzeit von mindestens € 38.628,79. Eine Überzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung ist möglich. JBRP2_AT
Office Manager:in an einer akademischen Einheit (m/w/d) Arbeitgeber: Universität Graz
Als Arbeitgeber bieten wir eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung, die auf Teamarbeit und persönliche Entwicklung setzt. Unsere Mitarbeiter profitieren von flexiblen Arbeitszeiten, umfangreichen Weiterbildungsmöglichkeiten und einem positiven Arbeitsklima, das Kreativität und Engagement fördert. Besonders in dieser Rolle als Koordinator:In für Front-Office und Lehre in einer internationalen Umgebung haben Sie die Chance, Ihre Fähigkeiten in einem vielfältigen Team einzubringen und weiterzuentwickeln.
